دانلود طرح (پروژه کارآفرینی) سیستم کتابخانه

سیستم کتابخانه: کتابخانه فوق در سال1365 تاسیس گردید و تا چندی پیش حوزه فعالیت آن محدود بود اما در ماه اخیر به دلیل تغییر مدیریت و تمایل به افزایش فعالیت مشکلات زیادی به دلیل همین گسترش فعالیت بوجود آمد و از طرفی چون سیستم دستی بوده زمان زیادی صرف فعالیتهای عادی کارکنان شده است و از طرفی نیاز به استخدام یک کارمند دیگر هست لذا رئیس کتابخانه بر آن شد تا بامکانیزه کردن سیستم نیاز به استخدام کارمند جدید و سایر مشکلات را برطرف سازد.

کتابخانه فوق دارای 4 بخش که عبارتند از: 1- بخش ثبت نام عضو 2- بخش ثبت کتاب های جدید 3- بخش امانات 4- بخش نگهداری کتب می باشد و یک مدیر بر کار هر 5 بخش نظارت دارد و هر بخش متشکل از کارمندان بخش می باشد.

علت مکانیزه کردن سیستم از حالت دستی به کامپیوتری: نیاز به استخدام نیرو جدید را برطرف سازد.

از خطاهای کارمندان جلوگیری شود چون این امر باعث از دست دادن زمان ومفقود شدن کتب و نارضایتی عضوها می‌شود.

هزینه های مالی وروحی ناشی از این خطاها افزایش یافته به علت گسترش سیستم فعالیت کتابخانه کارمندان افزایش یافته که این امر باعث افزایش هزینه ها اضافه کاری شده زمان خدمات رسانی به مشترکین (که از حالا بجای عضو آن را به کار خواهیم برد) افزایش یافته چارت سازمانی کتابخانه : از یک تحلیل گر درخواست می شود با بررسی های لازم امکان انتقال سیستم فوق را به یک سیستم مکانیزه بررسی نماید.

تعریف مسئله: رئیس کتابخانه از تحلیل گر پیاده سازی یک سیستم مکانیزه را نخواسته بلکه درمرحله اول از وی خواسته بررسی کند که آیا این امر شدنی هست یا خیر؟

برای مدیریت مهم است که آیا با مکانیزه شدن سیستم تاچه حدودی هزینه ها کاهش خواهد یافت ؟

رئیس کتابخانه با پیشنهاد اینک کل کار کتابخانه را کامپیوتر کنیم مواجه می شود مدیریت این موضوع را با تحلیل گر در میان می گذارد نه بعنوان راه حل بلکه یک بصورت یک پیشنهاد منطقی با سپری شدن مراحل فوق سوال جدیدی برای مدیریت پیش می آید آیا با سرمایه گذاری دراین سیستم امکان خدمات دهی بهتر وسریعتر به مشترکین وجود خواهد داشت ومضافا بازگشت سرمایه اولیه وجود خواهد داشت یا خیر؟

پس تاکنون تحلیل گر با چند سوال اصلی و مهم مواجه شده که برای ادامه کار نیاز به پاسخگویی آنها می باشد.

تحلیل گردر پاسخ به سوال او به طور قاطع تاکید می کند که مکانیزه کردن سیستم وجود دارد در پاسخ به سوال دوم تحلیل گر می ‌گویید تولید سیستم مکانیزه تا حد زیادی باعث کاهش هزینه های جاری و افزایش خدمات دهی به مشترکین خواهد شد اما اگر باعث کاهش هزینه نگردد از استخدام نیرو جدید و از بین بردن زمان خدمات دهی قطعا جلوگیری خواهد کرد اگر این امر تحقق یابد کاهش هزینه را بدنبال دارد چون اگر متوسط حقوق را برای استخدام یک نیروی جدید در ماه چیزی حدود 150 هزار تومان در نظر بگیری.

24000000=30*1800000 درپایان 30 سال خدمت نیرو جدید تومان 1800000 =12*150000 در ماه هزینه های فوق بدون در نظر گرفتن تورم و افزایش حقوق می‌باشد که اگر موارد ذکر شده را به آن بیفزایم رقم ما تقریبا 3 برابر خواهد شد که این امر خود مهم است.

مدیریت با در نظر گرفتن صرفه جویی فوق به این نتیجه می رسد که اگر روی مکانیزه کردن سیستم تا400000 تومان هزینه کند باز هم برای کتابخانه مقرون به صرفه است :اولا که از استخدام نیروی جدید راهی می یابد..

2400000/30=180000 4000000/180000=5/22ماه برای مدیریت بازگشت سرمایه بسیار مهم است اگر واقعا مبلغ 4 میلیون هزینه شود حداکثر تا 2 سال آینده برگشت سرمایه خواهیم داشت که ممکن است این 4 سال افزایش یابد (به دلیل تورم و افزایش حقوق کارمندان، هزینه های سایر بخشها) اما مبلغ24میلیون با فرض اینکه سایر قسمت ها کاهش هزینه نداشته باشند بعنوان تنها صرفه جویی در نظر گرفته شده اما پس از مصاحبه با کارمندان بخشهای مختلف نکته دیگری هم مشخص شد آن اینکه چون سیستم درست کار نمی کرده نه تنها هزینه را افزایش داده بلکه باعث از دست دادن مشترکین گردیده است.

پروژه: مکانیزه کردن بخش امانات و ثبت نام مسئله : هزینه های فعلی کتابخانه افزایش یافته و از طرفی نیاز به استخدام نیرو جدید می‌باشد.

اهداف پروژه: بررسی امکان داشتن یک سیستم مکانیزه با هزینه کم محدوده پروژه: هزینه تولید پروژه نباید از 4 میلیون تومان تجاوز کند.

ایده های اولیه : یک راه حل ممکن انتقال کلیه عملیات بخش امانات وثبت نام به یک سیستم کامپیوتری .

امکان سنجی: به منظور بررسی هر چه بیشتر پتانسیل پروژه یک امکان سنجی که در مدت 2 هفته پیشنهاد می‌گردد که هزینه آن نباید از 100 هزار تومان تجاوز کند.

امکان سنجی : روشن کردن اهداف محدوده پروژه: باید یک مجموعه کامل از مصاحبه با کارمندان گردآوری شود.

چون کاربران سیستم کارمندان جزء خواهند بود یک نظر سنجی باید انجام شود لذا به منظور ارائه نظریه های خوب به بهترین نظریه مبلغ 50 تومان پاداش از طرف رئیس پرداخت خواهد شد (این هزینه مربوطه به هزینه امکان سنجی که مبلغ 100 هزار تومان است نیست ) کارمندان بخشها یک تصویر واقعی از انچه هست را به تحلیل گر نشان می‌دهند.

هر کدام از بخشها مشکلات و نگرانیهای و فعالیتهای اداری که در طول روز انجام می دهند را به تحلیل گر ارائه می‌دهند.

(به دلیل شباهت بخش امانات وثبت نام عضوجدید این دورا با هم در نظر می گیریم وشباهت بخش ثبت کتب جدید ونگهداری کتب این دو را هم با هم در نظر می گیریم) 1-1: مشکلات و نگرانی بخش امانات وثبت نام عضو: این بخش اظهار می‌دارد به دلیل سنگینی کار و اشتباهات شخصی ثبت درخواست مشتریان به درستی انجام نگرفته و از طرفی برگشت کتبی که در امانت بوده اند به درستی صورت نمی گیرد وهمچین بعضی از اعضا همیشه کتب خود را با تاخیر برگشت میدهند که با سیستم دستی نمی توان آنها را به طور کامل مشخص کرد که این امر باعث کاهش مراجعین گردیده است وثبت نام مشترکین جدید با تاخیر انجام می شود که این امر با کاهش مراجعین به کتابخانه شده است .

وچون در لحظه امانت سالم وناسالم بودن صحافی کتاب ثبت نمی شود که این امر باعث به وجود آمدن هزینه معادل: 144000 =12*12000 به تومان پس تاکنون مشکلات بخش امانت وثبت نام عضو مشخص شدند.

2-1: مشکلات و نگرانی بخش ثبت کتاب جدیدوبخش نگهداری کتب: بعلات ورود مجلات و کتب بسیار ثبت آنها در سیستم بسیار طولانی و وقت گیر می شود در نتیجه این موارد دیرتر در اختیار مشترکین قرار می گیردو از طرفی ثبت دستی آنها بسیار وقت گیر بوده ونیاز به اضافه کاری کارمندان آن بخش می باشد.

لذا تحلیل گر حتما باید مسئله فوق را حل نماید.

مشخص کردن افرادی که با سیستم هر روز کار می کند.

(کارمندان هر بخش که بدلیل اینک پروژه هر چه سریعتر به اتمام برسد از هر بخش 1کارمندان معرفی می کند که این یک کارمندان به طور کامل بر جزئیات کار اشراف دارند پس از مصاحبه ها تحلیل گر با این دو مشخص خواهد شد.

پس از اتمام فعالیتهای انجام شده طی یک جلسه با رئیس کتابخانه بر میزان این که هزینه پروژه 4 میلیون تومان است بحث می شود.

و سرانجام دیگر وقت آن رسید که تحلیل سیستم مذکور تا حدی آشنا گردد برای این امور نیاز به انجام دادن مقداری تکلیف خانگی و مقداری کارکردن در داخل بخشها می باشد تکلیف خانگی تحلیل گر آشنایی مختصری با بخش امانات وثبت کتب است که جهت آشنایی با آنها می‌تواند از نشریات و منابع اینترنتی و مصاحبه با کارمندان استفاده نماید.

مطالعه سیستم موجود : اولین قدم مصاحبه با افراد کلیدی کتابخانه است.

مصاحبه‌های اولیه با 2 کارمندان جزء از هر بخش می باشد الف) بخش امانات و ثبت نام عضو جدید: انجام مصاحبه با کارمندان بخش آنها یک کارمند خبره را معرفی نمود از این پس مصاحبه ها و کار با این فرد خواهد بود.با انجام مصاحبه با افراد مذکور پس از آنکه آنها توضیحات خود را به اتمام رساندن مشکلات و نگرانی مدیریت و خودشان را که در قسمت 2-1 وجود داشته را دوباره تکرار کردند .

پس از پایان هفته اول تحلیل گر دیاگرام جریان داده را به صورت زیر ترسیم و ارائه می‌دهد.

تعریف مجدد محدوده و اهداف: و این زمان با مصاحبه با کارمندان بخش اماناتوثبت نام عضو جدید رسیده است از کارمندان خواسته می شود که تمام جزئیات عملیاتی دیده نشده را مشخص نمائید.

ایجاد راه حل های مختلف: استفاده از کامپیوتر و متعلقات اجرای دقیق ثبت امانات مزیت : خطاهای انسانی را به اندازه قابل توجهی کاهش داده که صرفه جویی معادل - عیب :کارمندان آشنا با کامپیوتر نیستند وباید یک دوره آموزشی را بگذراند 2-استفاده ازیک سایت اطلاع رسانی:‌ مزیت : 1- مشترک قبل از درخواست کتاب از وضعیت آن کتاب مطلع می شود و براساس آن درخواست خود را ارائه می کند.

خطای ناشی از ثبت درست رزور به صفر می‌رسد.

اضافه کاری قسمت امانات تا حدودی زیادی کاهش یابد.

عیب : تا اندازه‌ای باعث افزایش هزینه پروژه می شود قابل توجه نیست.

پیشنهاد تحلیل گر: با توجه به اینکه کتابخانه از لحاظ تامین اعتبار جهت اجرایی پروژه مشکل ندارد بهترین گزینه ،ترکیب گزینه اول ودوم است.

طرح ریزی تقریبی یک برنامه تولید (براساس پیشنهاد تحلیل گر) : با توجه به محاسبات انجام شده مشخص گردید که پروژه نیاز به 5 ماده زمان جهت اجرا دارد.

تحلیل : هدف : اساسا سیستم می خواهد چه کاری را انجام دهد.

عناصر داده ای در جریان ثبت عضو : 1-نام 4-شماره شناسنامه 7- میزان تحصیلات 2- نام خانوادگی 5- تاریخ تولد 8- مشخصات معرف 3-نام پدر 6- آدرس و تلفن 9-تاریخ ثبت نام عناصر داده ای در جریان امانت : 1-شماره کتاب 2- شماره عضو 3- تاریخ رفت 4- تاریخ برگشت 5- نام اقدام کننده 6-نام ونام خانوادگی عضو 7- وضعیت کتاب هنگام امانت عناصر داده ای در جریان رزرو : 1-شماره کتاب 2- شماره عضو 3- تاریخ دریافت 4- نام اقدام کننده 3- استراتژی اول : تحلیل سود و هزینه : برای قسمت امانات وثبت نام عضو: با بررسی های انجام شده مشخص گردیده است که نرم افزاری که بتواند تمام نیازهای ما را برآورده سازد و بازار موجود نیست پس تنها راه باقیمانده طراحی و نوشتن برنامه می باشد.

استراتژی دوم: استفاده از یک شبکه اطلاع رسانی: در این قسمت فقط هزینه لوازم سخت افزاری + هزینه طراحی شبکه به قیمت نهایی پروژه اضافه خواهد شد+ هزینه ای که به جهت طولانی تر شدن پروژه را وجود خواهد آمد.

صرفه جویی حاصل: کاهش اضافه کاری کارمندان طراحی شبکه و طراحی نرم افزارهای آن حدودا 2 ماه به زمان اصلی پروژه خواهد افزود.

با ارائه لیست هزینه‌ها و افزایش زمانبندی پروژه گزارش به مدیریت ارسال گردید که مدیریت با توجه به صرفه جویی و بازگشت سرمایه با آن موافقت نموده است.

توصیه تحلیل گر: استفاده از سایت اینترنتی برای دسترسی آسان مشترکین همراه با طراحی نرم افزار از این قسمت فقط باید یک کامپیوتر دیگر خریداری شود+ هزینه طراحی سایت+ هزینه های سرویس دهی اینترنتی اما چون این کار را می‌توان پس از پایان پروژه اصلی انجام داد هیچگونه خلالی به زمان بندی پروژه دارد نخواهد کردعملا در این بخش صرفه جویی رخ نخواهد داد اما چون باعث سرعت در امر خدمات رسانی خواهد شد این مبلغ با توجه به استراتژی سوم و اضافه کردن آن به قسمت سوم بازگشت سرمایه را به مدت 6 ماه به تعویق می اندازد.

با ارائه این پیشنهاد به مدیریت بخاطر وجهه اجتماعی و اقتصادی کتابخانه آن را قبول و هزینه لازم را تامین کرده است.

در تاریخ 13/9/83 گزارش از تمام سندات و هزینه ها و صرفه جوییها به همراه پیشنهادات که در یک گزارش 10 صفحه بود به مدیریت ارسال شد در این زمان رئیس با اعلام و صحت به کار تحلیل گر دبه بررسی گزارش پرداخت که در تاریخ 15/10/83 به اعلام رضایت از کار تحلیل گر به حسابداری کتابخانه دستور داد که از با توجه به قیمت ها که تحلیل گر انجام داده با ارائه فاکتور از جانب وی نسبت به پرداخت هزینه اقدام نماید.

با توجه به طراحی کامل DFD توضیح سایر قسمت ها (طراحی برنامه ، طراحی تفضیلی،‌تجزیه وظیفه ای و طراحی فایل) در داخل DFD لحاظ شده است.

لازم به توضیح است که آمار و ارقامی که در این قسمت مورد بررسی قرار گرفت در صورت نیاز سایر بخشها از آنها صرفنظر خواهد شد دوم اینکه مدت زمان طراحی ویژه برای تمام بخشهای کتابخانه لحاظ شده است.

انجام مصاحبه با کارمندان بخش وی دو کارمند خبره را معرفی نموده است از