بسیاری از مدیران منابع انسانی و مدیران ارشد سازمانهای اداری ، آموزشی ، صنعتی و بازرگانی در ارتباط با کاهش عملکرد و کارآیی کارکنان و سازمان ، همواره خود را بامشکلاتی مواجه می بینند و طبعا سوالاتی برایشان مطرح می شود:
* چگونه می توان عملکرد کارکنان و به تبع آن کارآیی و اثربخشی سازمان را افزایش داد؟
* چگونه می توان به نیازهای انسانی کارکنان در راستای افزایش رضایت شغلی آنان پاسخ گفت ؟
* چگونه می توان ناسازگاری میان خود و کاری که انجام می دهد کاهش داد؟
* راههای مقابله با مشکلات انسانی - که در کاهش عملکرد آنان و سازمان موثرند -مانند غیبت کاری و ترک خدمت ، کیفیت ضعیف کار، ناخشنودی و...
کدامند؟
* آیا افزایش حقوق راه حل است ؟
یا آنکه باید به دنبال راههای دیگری چون تجدیدسازمان و تشکیلات ، ایجاد محیط مناسب کار، بهبود مدیریت یا اساسا بهبود ماهیت مشاغل در راستای پاسخ به نیازهای کارکنان بود؟
باتوجه به اینکه زیرمجموعه های نظام مدیریت منابع انسانی در هرسازمان و موسسه به طور زنجیروار و نظام مند به یکدیگر مرتبط بوده و تعامل مستمر دارند لذا هریک ازفرآیندهای مربوط به شغل و شاغل باید به طور متناسب و متوازن درنظر گرفته شوند، درغیر این صورت حتی اگر نیروی انسانی جذب شده ، آموزش دیده ، مهارت یافته و خوب نگهداری شده براساس ویژگیهای شغلی و عوامل انسانی به کار گرفته نشوند، تمام کوششهای مدیران منابع انسانی و سازمانها بیهوده بود و تمام دلسوزیها نقش بر آب خواهد شد.
باتوجه به اینکه زیرمجموعه های نظام مدیریت منابع انسانی در هرسازمان و موسسه به طور زنجیروار و نظام مند به یکدیگر مرتبط بوده و تعامل مستمر دارند لذا هریک ازفرآیندهای مربوط به شغل و شاغل باید به طور متناسب و متوازن درنظر گرفته شوند، درغیر این صورت حتی اگر نیروی انسانی جذب شده ، آموزش دیده ، مهارت یافته و خوب نگهداری شده براساس ویژگیهای شغلی و عوامل انسانی به کار گرفته نشوند، تمام کوششهای مدیران منابع انسانی و سازمانها بیهوده بود و تمام دلسوزیها نقش بر آب خواهد شد.
می دانیم مشاغل سنگ زیربنای هر سازمان و پیونددهنده سازمان و منابع انسانی آن هستند.
مشاغل باید نمایانگر منابع درآمدی کارکنان و ابزار پاسخگویی به سایر نیازهای انسانی آنان نیز باشد.
برای اینکه سازمان و کارکنان به این منافع دست یابند باید مشاغل ،کیفیت زندگی کاری بالا را فراهم سازند.
حصول کیفیت زندگی کاری بالا مستلزم آن است که مشاغل به خوبی طراحی شوند.
طراحی مجدد شغلی اثربخش که هم بر کارآیی و هم بر کیفیت زندگی کاری اثر می گذارد باید منطبق بر نیازهای عامل انسانی و ویژگیهای رفتاری باشد، در این صورت نقش متخصصان و مدیران منابع انسانی - که پیچیده تر ومهمتر از مدیریت مواد خام یا مدیریت مالی است - آن است که تصمیم بگیرند چه ویژگیها، نیازها و تفاوتهای رفتاری کارکنان بر عملکرد آنها و سازمان اثر می گذارند وبتوانند توازنی مطلوب بین عوامل شغلی و عوامل رفتاری منطبق بر نیازهای کارکنان برقرار سازند.
طراحی شغل چیست ؟
این مطلب که آیا طراحی شغل می تواند راه حل نیرومندی برای مشکلات سازمانی ومنابع انسانی آن باشد و به عنوان یک راهبرد قوی از آن بهره گرفته شود، محتاج شناخت همه جانبه عوامل شغلی و ماهیت کار - که در تجزیه و تحلیل شغل شناسایی می شوند -است .
لذا قبل از تعریف طراحی شغل و همینطور طراحی مجدد شغل ذکر چندنکته ضروری است : اول اینکه - ماهیت کار بستگی به تعامل با محیط و دیگر شرایط سازمان و شرایطفردی کارکنان دارد.
دوم آنکه - ماهیت کار شامل : (1) محتوی کار; یعنی فعالیتها، رفتارها، وظایف ،روابط و مسئولیتها (2) صلاحیتهای مورد نیاز انجام کار یعنی مهارتها، توانائیها و تجارب (3) مزد و عایدی جهت انجام کار یعنی حقوق ، ترفیع و رضایت حقیقی و مطلوب می شود.(1) الف - طراحی شغل : طراحی شغل ، محتوی کار (فعالیتها، وظایف ، روابط)،صلاحیتهای مورد نیاز انجام کار (مهارتها، دانش ، معلومات و تواناییها) و مزد (واقعی وغیرواقعی ) را به طریقی که احتیاجات کارکنان و سازمان را برآورده سازند، تلفیق می کند.(2) طراحی شغل را می توان فرآیندی دانست که طی آن ، وظایف خاص هر شغل ،روشهای انجام آن وظایف و چگونگی ارتباط آن شغل با سایر فعالیتهای سازمان تعیین می شود.(3) براساس تعاریف فوق ، بااستفاده از اطلاعاتی که از تجزیه و تحلیل شغل حاصل می شود و عوامل شغل مورد شناسایی قرار می گیرد، طراحی شغل بدین صورت انجام می شود که وظایف و مسئولیتهای یک شغل یا گروهی از مشاغل وابسته به یکدیگرتنظیم و روابط بین آنها و سایر فعالیتهای سازمان مشخص می گردد.
در هر سازمان افراد در ابتدا کار را با دلگرمی آغاز می کنند و تا مدتی به آن ادامه می دهند ولی پس از گذشت زمان ، بسیاری مسایل و مشکلات سازمانی نمودار می شود.یکی از مسایلی که مهندسان صنعتی در دیدگاه مدیریت علمی در اوایل قرن بیستم بر آن تکیه داشتند این بود که کارگران بیش از حد توانایی خود کار نکنند یا به عبارتی خصوصیات و ویژگیهای شغل در حد توانایی افراد باشد.
به همین مناسبت به تجزیه وتحلیل روشهای کار پرداختند و بسیاری از اصول طراحی شغل را تدوین کردند.
مجموعه این اصول برای به حداقل رساندن اشتباه های کاری و کمینه سازی زمان و حرکت تلف شده در کار بود که کارآیی به بالاترین حد برسد.
باوجود این ، بسیاری از کارگران ، مشاغلی را که برپایه مدیریت علمی طراحی شده بود نمی پسندیدند و سرانجام به بسیاری از آنهاگردن ننهادند زیرا تصور می کردند که رسیدن به هدفهای سازمانی به مفهوم از دست دادن آرمانهای فردی است .
برای اینکه موضوع بیشتر روشن شود و از دیدگاه مهندسی کار آگاه شویم اصلح است اندکی به گذشته برگردیم .
روشنترین نمونه برای نشان دادن طراحی شغل دیدگاه مبتنی برتقسیم کار به اجزای هرچه کوچکتر از نظر مهندسی است .
در این فناوری کار تا آنجا که امکانپذیر است به وظیفه های خرد تقسیم می شود.
یکی از نمونه های بارز استفاده ازتجزیه شغلی و منافع آن در توضیحات مربوط به تغییر نحوه کار است که آدام اسمیت (ADAM SMITH 1776)نخستین بار آن را اعلام کرد.
در این تغییر کاری ، آدام اسمیت دریک کارگاه تولید سنجاق ده نفر را که هریک به تنهایی مشغول تهیه سنجاق بودند، موردمطالعه قرار داد.
کارگران که هریک تمام وظیفه را انجام می دادند، در روز هریک بین یک تا بیست سنجاق تولید می کردند.
باتجزیه کار به وظایف خرد تخصصی ، کار به صورت زیرتحلیل شد: (4) آنچه در این آزمایش توجه آدام اسمیت را به خود جلب کرد فناوری ساخت سنجاق نبود بلکه افزایش بیش از حد محصول در نتیجه تجزیه وظیفه کلی به مشاغل کوچکترتخصصی بود.
اگرچه این موضوع باعث شد که از آن پس به تجزیه و تخصصی کردن کاربیش از پیش توجه شود ولی از سوی دیگر، تخصص گرایی بیش از اندازه و انجام دادن کاریکنواخت سبب سستی ، بیزاری و بیگانگی کارگران نسبت به کار شده بود.
بعد از آدام اسمیت ، تیلور و سایر دانشمندان مدیریت در آغاز قرن بیستم در جهت کسب کارآیی بیشتر به عوامل سازمانی در طراحی های شغل توجه داشتند.
آنها غالب تحقیقات خود را به کشف بهترین روشهای طراحی مشاغل کارآمد اختصاص دادند.موفقیت آنها با کرونومتر، فیلم ، اصول جدیدی به نام مهندسی صنایع را به وجود آورد.تیلور نیز که تقسیم کار را براساس تخصص مبنای طراحی مشاغل قرار داده بود معتقد بودتنها از این راه است که کارکنان بیشترین بازدهی را خواهند داشت و بهترین طرح برای هرشغل آن است که حرکات اضافی برای انجام دادن آن را حذف کرده باشد.
نکات زیر ازجمله مواردی است که تیلور در طراحی مشاغل مورد تاکید قرار داد: * شغل باید به وظایف و مسئولیتهایی محدود شود که بتوان به بهترین وجه از عهده آنهابرآمد; * شاغل باید فنون و مهارتهای خاص هر شغل را آموخته باشد; * ابزار و وسایل کار باید در دسترس کارکنان قرار داده شود، طوری که از تعداد حرکات غیرضروری کاسته شود; * در اندازه گیری کار باید از روشهای حرکت سنجی ، زمان سنجی استفاده گردد.
این یافته ها را می توان تحت عنوان طراحی شغل اینگونه خلاصه کرد: متغیرهای سازمانی بر کارآیی ، زمان ، هزینه های نیروی کار، آموزش و نحوه یادگیری کارکنان تاکید دارد.
این عوامل هنوز به طور گسترده در عملیات خط مونتاژ حاکم است .این نوع طراحی شغل بخصوص زمانی که کارگران دارای سواد یا تجربه صنعتی کمی هستند، اثربخش است (نمودار شماره 1).
نمودار شماره 1: طراحی شغل براساس عوامل سازمانی البته همان طور که در سطور پیشین ذکر شد تخصص گرایی در کار سبب بالابردن نتیجه و محصول می شود ولی تاثیر آن بر کارگران همیشه در زمینه ای به جز بالابردن محصول مدنظر بوده است .
منتقدان پس از مکتب کلاسیک درباره آثار جانبی که ازاستفاده بیش از اندازه تخصصی شدن در طراحی شغل می شود نگران هستند.
کریس آرگریس (CRIS ARGYRIS) در انتقاد تندی که درباره تخصصی شدن زیاد مشاغل به عمل آورده ، اثر آن را بر شخصیت افراد در سازمان بیان می دارد.
وی تاکید می کند: (5) ب - طراحی دوباره شغل : هکمن (HACKMAN) معتقد است هرگاه شغلی تغییر کندخواه به سبب فناوری تازه یا تجدیدنظر در تشکیلات سازمانی یا براساس نظر مدیران وکارشناسان منابع انسانی ، گفته می شود که طراحی مجدد کار انجام شده است .
لذاطرحریزی دوباره شغل به هرگونه فعالیتی اطلاق می شود که شامل تغییر مشاغل خاصی باشد که هدف آن ; افزایش کیفیت تجربه کاری کارکنان و نیز بهره وری بیشتر ضمن کاراست .(6) براساس تعریف فوق ، طرح ریزی دوباره شغل اشاره به آن کوششهایی برای ایجادتغییرات در مشاغل دارد که کارکنان را برای پذیرش مسئولیتهای تازه (به گونه ای که بتوانندبااستقلال بیشتر برنامه ریزی ، سازماندهی و نظارت بر کار خود کنند)، آماده سازد.
آنچه که طراحیهای مجدد شغلی مدنظر قرار می دهند، نیازهای سازمانی ، محیطی ورفتاری شغل است .
طراحان شغل این عوامل را مورد توجه قرار داده و سعی در خلق مشاغلی می کنند که هم مولد و هم ارضاءکننده باشند.
جابجایی هایی هم میان برخی ازاین عوامل دیده می شود که مفهوم آن در طراحی شغل بدینگونه است که بعضی ازمشاغل از مشاغل دیگر رضایت خاطر بیشتر یا کمتری را ایجاد می کنند.
کارآیی و رضایت شغلی کارکنان این نتیجه را دربر دارد که یک شغل تا چه حد خوب طراحی شده است .مشاغلی که به خوبی طراحی نشده باشند ممکن است به کارآیی کمتر، غیبت بیشتر،شکایات ، ناخشنودی شغلی ، کاهش کیفیت ، بیگانگی نسبت به کار و سایر مشکلات سازمانی و انسانی بیانجامد.(7) علاوه بر عوامل سازمانی ، توجه به توانایی و در دسترس بودن کارکنان ، انتظارات فرهنگی - اجتماعی و ملاحظات اقتصادی از جمله عوامل محیطی هستند که مدیران ومتخصصان منابع انسانی باید در طراحی های دوباره شغلی مدنظر قرار دهند.
طراحان مشاغل بااستفاده از پژوهشهای رفتاری محیط کار را به گونه ای فراهم می کنند تا به ارضای نیازهای فردی کمک شود.
تحقیقات نشان داده اند که توجه به نیازهای روانی و رفتاری درطراحی های مجدد شغل باعث شده است که ویژگیهایی چون تنوع ، اهمیت و هویت کار،استقلال و اختیار عمل و آگاهی از نتایج شغلی ، مورد توجه بسیار قرار گیرد.
به طور کلی می توان گفت مشاغلی را که بیش از آن ساده و به بخشهای کوچکتر تجزیه شده بود، برای کارآیی بیشتر از دید مهندسی ، و رضایت شغلی کارمند از دید علوم رفتاری را کنار هم می گذارند و مسئولیت آن را مثلا به یک کارمند یا کارگر می سپارند.
ویژگیهای رفتاری چون سازمانها و نهادها تاثیر عمده ای بر سیستم ها و از جمله سیستم های اجتماعی می گذارند، باید چگونگی فعالیت این سازمانها و نهادها به نحوی باشد که زیانی متوجه جامعه و نیروی انسانی آن نشود.
بررسی بیشتر قضایای مدیریتی نشان می دهد که گروهی از مدیران ما در چگونگی سازماندهی و استفاده از نیروهای انسانی در فرآیندهای سازمان و مدیریت دچار مشکل هستند و این مشکل ، سازمانها را به تدریج به اضمحلال می کشاندو باعث آسیب دیدن دیگر سیستم های جامعه و افراد آن می شوند.(8) باید اذعان داشت که فعالیتهای منابع انسانی چون ; تجزیه و تحلیل و طراحی شغل ،گزینش و استخدام ، ارزشیابی عملکرد، بهسازی و کاربرد نیروی انسانی قویا بستگی به توجه به نیازهای انسانی و توانائیهای فردی و رفتاری دارد.
این نیازها و توانائیها درواقع توان تطبیق و سازگاری بین افراد و مشاغل است .
مدیران و مربیان قابلیتهای افراد را قبل از آموزش به دقت زیرنظر گرفته و براساس طراحی و اجرای دوره های آموزشی که منطبق بر طراحیهای مطلوب شغلی هستند،اطمینان حاصل می کنند که مساله آموزش با قدرت فراگیری