دانلود گزارش کارآموزی مدیریت

این مقاله سیستم‌های اطلاعات مدیریت MIS را پوشش می دهد.

از آنجا که MIS ترکیبی از سه پدیده سیستم ، اطلاعات و مدیریت می‌باشد ابتدا این موارد را بررسی میکند.

به علت تأثیرات قابل توجه سیستمهای اطلاعاتی بر روی MIS مبحث دیگر مقاله، درباره آن می‌باشد.

متخصصان اطلاعاتی شامل تحلیل‌گر سیستمها، مدیران پایگاههای داده، متخصصان شبکه، برنامه‌نویس ها و اپراتورها در قسمت بعدی بررسی شده است.

بعد از بررسی اجزای MIS به سیستم‌های اطلاعات مدیریت در حالت کلی پرداخته می‌شود.سیستمهای پشتیبانی تصمیم(DSS) ، تأثیرات هوش مصنوعی و سیستم‌های خبره بر روی این سیستم‌ها دیگر مبحث مقاله می باشند.

آخرین قسمت نتیجه گیری، همراه با ذکر بعضی نظرات در باب مزایا و معایب کنترل از طریق نرم افزار و گسترش آن در عصر اینفوکراسی یا اطلاع‌سالاری می باشد چکیده این مقاله سیستم‌های اطلاعات مدیریت MIS را پوشش می دهد.

آخرین قسمت نتیجه گیری، همراه با ذکر بعضی نظرات در باب مزایا و معایب کنترل از طریق نرم افزار و گسترش آن در عصر اینفوکراسی یا اطلاع‌سالاری می باشد.

مقدمه موضوع این بحث مقاله سیستم اطلاعات مدیریت می باشد سیستم اطلاعت مدیریت به معنی مدیریت برپایه اطلاعات می باشد همانطور که می دانیم برای مدیریت درقرن 21 نمی دانیم از دوعامل چشم پوشی کنیم: 1-استراتژی رقابت؛ و 2-کاهش هزینه ها، که خودیک سیاست رقابت صادراتی می باشد.برای لحاظ کردن این دواستراتژی به کاربردن سیستم های اطلاعات مبنی برفن آوریهای اطلاعت وارتباطات ضروری می نماید.

مدیران امروز، باانبوهی اطلاعات روبرو هستند.

اطلاعاتی که به عنوان داده های سیستم بایستی پردازش گردیده وقابل فهم وتمیرو نگهداری وبازیابی گردد.

از طرف دیگرسیستم های مدیریت وابزارهای کنترل درطول زمان تغییرات زیادی پیدا کرده اند این تغییرات رامی توان درچهارزمینه کلی عنوان کرد:1-کنترل سنتی 2-کنترل بروکراتیک 3-کنترل کاریزماتیک 4-کنترل اینفورماتیک .

درساختاهای سنتی فئودالی، کنترل ازطریق سنت، ادراک واعمال می شد، مقامات کنترلی به طورسنتی وموروثی به نسلهای بعدمنتقل می گردید وجامعه نیزاین نوع ساختار کنترلی راچون سنت بود می پذیرفت وبدان گردن می نهاد.

دروضعیت کاریزماتیک، کنترل از طریق رابطه بین رهبرو پیروان اعمال می گردید.

دراین حالت، رهبران کاریزما، شیوه عمل را انتخاب می کردند وپیروان نیزازآنها تبعیت می کردند زیرا آنها را قبول داشتند.

دربروکراسی، کنترل درساختارسازمانی تعبیه می شد، ساختاری که برقانون ومقررات استوار بود وجنبه غیرشخصی داشت وتبعیت از آن الزامی بود.

دراینفوکراسی، کنترل ازطریق نرم افزارها اعمال می‌شود.

مجموعه دانشها وآگاهیهای تخصصی، بسیاررشد کرده است واینفوکراسی می تواند هرنوع اطلاعاتی راازطریق شبکه های الکترونیکی بدست آورد.

ازسیستم های خبره، استفاده کند وبه تمامی دانشهای تخصصی وحرفه ای مجهز شود (زاهدی 1380،123).

باتوجه به ویژگی خطیرسیستم های اطلاعاتی مدیریت، مدیراین سیستم ها هم ارزش بسیار زیادی برخوردارند.

دامنه حقوق پراختی به این افراد درآمریکا سالیانه 100000تا 300000 دلاراست (مومنی 1372،32).

عملاً کارمدیر سیستم اطلاعات مدیریت ارائه گزارشات روزآمد واطلاعات مفید به مدیرشرکت یا موسسه برای برنامه ریزی های آینده وتصمیم گیری می باشد این مدیر برای گردآوری داده ها وپردازش آنها نیاز به سیستم های اطلاعاتی ورایانه‌ای وحتی سیستم های خبره می باشد پس مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی وسیستمی داشته واز امکانات سیستم های اطلاعاتی وفن آوری اطلاعات استفاده کند که لازمه این استفاده، دانش سوادرایانه‌ای وسواد اطلاعاتی می باشد.

درباره بوجود آوردن چارچوب برنامه‌ریزی مدیریت کتابخانه که بر اساس مفهوم سیستم‌های اطلاعات مدیریت پی‌ریزی شده باشد، کارهایی توسط همبرگ و دیگران[1](1978) انجام گرفته است.

آنها چارچوبی بر خدمات و مفاهیم کتابخانه ارائه دادند که بر اساس مسائل تصمیم گیری ممکن در کتابخانه و بحث درباره عناصر داده‌های مورد نیاز برای پشتیبانی از چنین تصمیماتی شکل گرفته بود.

بومر و کروبا (1983) شش حوزه کلیدی اخذ داده‌های مورد لزوم برای تصمیم‌گیری مدیریت را شناسایی کرده‌اند.

این حوزه‌ها عبارتند از: مجموعه‌گستری خدمات فنی، خدمات مرجع و کتابشناختی، دسترسی مجموعه، دسترسی امانت بین کتابخانه‌ای و امکانات فیزیکی.

بطورکلی می‌توان گفت که گزینش عناصر داده‌ها و انتخاب روشی بر گردآوری آنها هسته سیستم اطلاعات مدیریت کتابخانه می باشد(Kraft,Boyce 1991, 138,144 (.

مفاهیم سیستمها سیستم، گروهی از عناصر می باشد که به خاطر خواسته مشترک رسیدن به یک هدف با هم ترکیب شوند (Mcleod 1998,12) .مثلاً دریک مرکز اطلاعاتی، منابع انسانی، رایانه‌ای واطلاعاتی برای رسیدن به هدف مشترک که همان ارائه اطلاعات به کارکنان یا مدیران آن موسسه می باشد باهم ترکیب می شوند.

درهرسیستمی پنج عنصر درونداد، برونداد، تبدیل، مکانیسم کنترل ودرنهایت اهداف وجود دارند.

بطوریکه حرکت سیستم بطوری است که درونداد به برونداد، تبدیل می‌شود.

دراین میان مکانیسم کنترل، فرایند تبدیل رابرای اطمینان از رسیدن به اهداف سیستم، زیرنظر قرار می دهد.

مکانیسم کنترل توسط حلقه بازخود به جریان منابع متصل می شود.

بطوریکه حلقه بازخورد اطلاعات رااز برونداد سیستم کسب می کند وآن رابرای مکانیسم کنترل قابل دسترسی قرار می دهد.

مکانیسم کنترل، علائم بازخورد را با اهداف تطبیق داده ومنجر به علائمی به عنصر دررونداد می شود تا وقتی که سیستم لازم است عملیاتش راتغییر دهد (Mcleod l998,12).

وقتی سیستم ما یک مرکز اطلاعاتی چون کتابخانه می باشد دروندادها، کتابها، مجلات، منابع الکترونیک و….می باشند وفرایند خدمات فنی، منابع کتابخانه ای مذکور را به برونداد که همان موادقابل دسترسی برای ارائه خدمات بهتر وکارآمدتر به مراجعان وکاربران می باشد، تبدیل می کند .مکانیسم کنترل دراینجا رئیس یا شخصی است که آن ارتباط میان این مراکز خدمات فنی ومجموعه سازی و خدمات عمومی را به عهده دارد وحلقه بازخورد دراینجا ارتباطات وروابطی است که شخص رئیس رابا قسمتهای مختلف کتابخانه مذکور مرتبط می کند.

هر سیستمی می تواند عملیات خود را کنترل کند.

یک سیستم بدون مکانیسم کنترل، حلقه بازخورد وعناصر اهداف یک سیستم حلقه بازنامیده می‌شود.

یک سیستم با سه عنصر کنترل (اهداف، مکانیسم کنترل وحلقه بازخورد) یک سیستم حلقه بسته نامیده می شود (Mcleod 1998,12-13) وهمانطورکه می دانیم حلقه‌ای که بازباشد، حلقه نیست.

حال سیستم ها رااز جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دودسته تقسیم می کنند: سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته وسیستمی که با محیط پیرامون خودارتباط نداشته باشد یک سیستم بسته است.

البته قابل ذکراست که سیستم کاملاً بسته وجود ندارد.

یک زیرسیستم بطور ساده، سیستمی درون سیستم دیگر می باشد.

مثلاً دریک اتومبیل یک سیستم کلی وجود داردبنام اتومبیل وچندین سیستم فرعی وشاید درون آن سیستم های فرعی، سیستم های فرعی تری وجودداشته باشند مثلاً موتور خودرو یک سیستم دیگر است که درون آن هم سیستم دیگری بنام کاربراتور قرار دارد.

وقتی که یک سیستمی، جزء سیستم بزرگتر می باشد، سیستم بزرگتر سوپرسیستم یا فوق سیستم نامیده می شود.

برای مثال سیستم دولتی یک شهر یک سیستم است، امادرعین حال قسمتی ازیک سیستم بزرگتر بنام سیستم دولتی یک استان یا ایالت می باشد که آن هم خود یک زیرسیستم دولت ملی می باشد.

یک شرکت تجاری یک سیستم فیزیکی می باشد.

این شرکت ازمنابع فیزیکی تشکیل یافته است.

یک سیستم ادراکی، سیستمی است که از منابع ادراکی (فکری) چون اطلاعات وداده ها برای نشان دادن یک سیستم فیزیکی استفاده می کند.

یک سیستم ادراکی عموماً یک تصویر ذهنی درذهن مدیر می باشد مانند تصاویر یا خطوطی که برروی یک برگه کاغذ یا درشکل الکترونیکی ذخیره شده دررایانه (Mcleod 1998,23-24) .

یک سیستم اطلاعات چه کار می‌کند؟

یک سیستم اطلاعات سه فعالیت عمده انجام می‌دهد (شکل 1).

ابتدا اطلاعاتی را از منابع درون سازمانی یا برون سازمانی به عنوان ورودی دریافت می‌کند.

سپس بر روی اطلاعات دریافت شده کارهایی انجام می‌دهد تا اطلاعات مورد نظر سیستم را تولید کند.

در نهایت، اطلاعات تولید شده را در اختیار کاربر در نظر گرفته شده مثلاً یک مدیر یا یک کارمند قرار می‌دهد.

به عنوان مثال در یک سیستم اطلاعات رایانه‌ای که در بانک کار مربوط به حساب‌های پس‌انداز را انجام می‌دهد، اطلاعات توسط کارمند بانک وارد می‌شود و پس از پردازش و ذخیره، رسیدی چاپ شده و به مشتری تحویل داده‌ می‌شود.

هم‌چنین مشتری می‌تواند گزارش از کارکرد حساب خود را دریافت نماید.

4- آیا یک سیستم اطلاعات به رایانه احتیاج دارد؟

ضرورتی ندارد که سیستم‌های اطلاعات رایانه‌ای باشند اما اغلب سیستم‌های اطلاعات رایانه‌ای هستند.

عامل تعیین کننده در استفاده از رایانه این است که آیا یک سیستم اطلاعات با استفاده از قابلیت‌های رایانه می‌تواند بهبود یابد یا خیر؟

اگر یک سیستم دستی از افراد و رویه‌ها می‌توانند کاری را بدون خطا و مؤثر انجام دهند دلیلی برای استفاده از رایانه نیست.

البته اغلب، حجم کارها افزایش می‌یابند، پیچیدگی رویه‌ها زیاد می‌شود، یا فعالیت‌ها خیلی به هم مرتبط می‌شوند و استفاده از رایانه می‌تواند بهبودهای لازم را ارائه کند.

سیستم‌های اطلاعات که از رایانه استفاده می‌کنند سیستم‌های اطلاعات رایانه‌ای2 گفته‌ می‌شوند.

5- چرا از سیستم‌های اطلاعات استفاده می‌شود؟

معمولاً دو رویکرد در استفاده از سیستم‌های اطلاعات وجود دارد.

این دو رویکرد هر دو از ارزش بکارگیری رایانه و فناوری ارتباطات در انجام فعالیت‌های سازمان سرچشمه می‌گیرند.

طرفداران این رویکردها به دنبال راه‌های بهره‌برداری از سیستم‌های اطلاعات با استفاده از رایانه و فناوری ارتباطات هستند.

رویکرد اول: این رویکرد منحصراً به قابلیت‌های ذاتی رایانه و فناوری ارتباطات و اینکه چگونه می‌توانند در بهبود کارایی استفاده شوند معطوف می‌گردد.

بنابراین تأکید بر میزان بهبود عملکرد سیستم‌ها از طریق کارایی پردازش و قابلیت اطمینان عملکرد است نه بر استفاده خاص از قابلیت‌های رایانه و فناوری ارتباطات.

رویکرد دوم: این رویکرد بر نقاط قوت و فرصت‌های پیش روی سازمان و سنجش چگونگی استفاده از فناوری اطلاعات در استفاده از شرایط موجود تمرکز می‌کند.

این رویکرد قدرت توانمندسازی فناوری اطلاعات را در نظر می‌گیرد.

به عبارت دیگر به جای داشتن یک رویکرد فناوری محور، به دنبال توسعه سازمان از طریق فناوری سیستم‌های اطلاعات است.

این رویکرد بهتر است زیرا رایانه و فناوری ارتباطات مهم نیست بلکه اینکه رایانه چگونه می‌تواند به سازمان کمک کند مهم است.

6- به چه منظوری از سیستم های اطلاعات استفاده می‌شود؟

سیستم‌های اطلاعات ابزار پشتیبان فعالیت‌های سازمان هستند.

پشتیبانی ارائه شده توسط سیستم‌های اطلاعات به سه دسته زیر تقسیم می‌شوند: پشتیبانی اطلاعاتی؛ ارائه پشتیبانی برای دریافت، ذخیره، فیلتر و ردیابی کردن اطلاعات پشتیبانی تصمیم‌گیری؛ استفاده از اطلاعات برای ارائه پشتیبانی پشتیبانی ارتباطی؛ ارائه پشتیبانی برای به اشتراک گذاشتن یا تبادل اطلاعات بین کاربران (منتزاس3 1995).

7- مزایای استفاده از سیستم‌های اطلاعات سیستم‌های اطلاعات پتانسیل ارائه سه نوع مزیت به سازمان را دارا هستند؛ (1) بهبود بهره‌وری، (2) بهبود اثربخشی و (3) مزیت رقابتی.

بهبود بهره‌وری: بهبود بهره‌وری وقتی رخ می‌دهد که با همان منبع یا کمتر بتوان کار بیشتری انجام داد.

در سازمانها، بهبود بهره‌وری در بهبود فرایندهای کاری اتفاق می‌افتد.

به عنوان مثال وقتی یک کارمند با استفاده از روش‌های جدید می‌‌تواند به جای پردازش 25 سفارش خرید، 50 سفارش را پردازش کند آنگاه بهره‌وری کار وی 2 برابر شده است.

سیستم‌های اطلاعات می‌توانند در سریعتر، آسان‌تر و دقیق‌تر انجام دادن کارها مؤثر باشند که از این طریق بهره وری را بهبود می‌دهند.

بهبود اثربخشی: اثربخشی به توانایی یک فرد یا یک سازمان در انجام دادن چیزهایی است که باید انجام شوند.

مدیری که شرایطی را که ممکن است مسئله‌ساز شوند پیش‌بینی می‌کند و علل را پیش از اینکه مشکل پدید آید بررسی می‌کند اثربخش‌تر از مدیری است که پیوسته مسائلی را باید حل کند که می‌شد از آنها جلوگیری کرد.

سیستم‌های اطلاعات، اطلاعاتی ارائه می‌کنند که به مدیران در بررسی شرایط و انتخاب گزینه‌های بهتر کمک می‌کنند و از این طریق اثربخشی را بهبود می‌دهند.

مزیت رقابتی: سازمانی که با استفاده از سیستم های اطلاعات بهره‌وری و اثربخشی خود را بهبود داده است دارای این پتانسیل خواهد بود که بتواند روش رقابت سازمانی را تغییر دهد.

8- انواع سیستم‌های اطلاعات سیستم‌های اطلاعات دارای انواع و اقسام مختلفی هستند و از وجوه متفاوت می‌توان آنها را دسته‌بندی کرد.

مقاله «نوع‌شناسی سیستم‌های اطلاعات» یک دسته‌بندی از سیستم‌های اطلاعات ارائه می کند.

سیستم‌های اطلاعات سازمانی عبارتند از: سیستم‌های پردازش مبادلات4 سیستم‌های اطلاعات مدیریت 5 سیستم‌های اطلاعات اجرایی 6 سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری 7 سیستم‌های پشتیبان اجرایی 8 سیستم‌های خبره 9 سیستم‌های اتوماسیون اداری 10 سیستم‌های دانش‌ورزی 11 9- عناصر تأثیرگذار بر سیستم‌های اطلاعات در تعریف و تحلیل و طراحی سیستم های اطلاعات باید به عناصر زیر توجه کرد: محیط سازمان: پایه تمام فعالیت‌های سازمان محیطی است که سازمان در آن فعالیت می‌کند.

محیط بر محصولات و خدمات ارائه شده از سوی سازمان، روش رقابت، کیفیت و طبیعت اقداماتی که در انجام فعالیت‌های روزانه اتخاذ می‌کند تأثیر می‌گذارد.

عوامل مهم در محیط سازمان عبارتند از: مشتریان رقبا عرضه‌کنندگان مواد و خدمات موردنیاز سازمان سازمانهای قانونگذار سازمان: ابعاد برشمرده زیر جزو مواردی هستند که بر سیستم‌های اطلاعات تأثیر می‌گذارند.

استراتژی سیستم‌ها منابع انسانی مدیریت ساختار سازمانی معماری سیستم‌های اطلاعات اطلاعات سخت‌افزار نرم‌افزار ارتباطات کاربرد سیستم‌های اطلاعات 10- چگونه یک سیستم اطلاعات برای سازمان خود تهیه کنیم؟

توسعه سیستم‌های اطلاعات در یک سازمان امری یکبار برای همیشه نیست بلکه باید به صورت دوره‌ای به کار توسعه سیستم‌های اطلاعات پرداخت.

این ویژگی از ویژگی‌های سیستمی تحمیل می‌شود چرا که هر سیستمی دارای عمر محدودی است و باید در دوره‌های خاصی آن را روز‌آمد کرد.

به همین دلیل سیستم‌ها دارای چرخه زندگی هستند.

سیستم‌های اطلاعات نیز دارای چرخه زندگی هستند.

چرخه زندگی یک سیستم اطلاعات از نقطه شکل‌گیری موضوع و نیاز به سیستم‌ اطلاعات آغاز شده و پس از