نرم‌افزار فایلرپرو پس از سالها تجربه براساس نیازهای کلی استفاده کنندگان با هدف سهولت در گردش مکاتبات اداری (اعم از نامه و فرم) و دستیابی به سوابق اسناد و مدارک اداری و فنی برای سازمانهای بزرگ طراحی و پیاده سازی شده است.
ایجاد بانکهای اطلاعاتی مطابق نیاز سازمان‌ها به همراه گزارش‌های متنوع مدیریتی و در عین حال مدیریت اطلاعات و اسناد، را می‌توان از نکات قوت این سیستم به شمار آورد.
در این نسخه از نرم‌افزار علاوه بر کلیه قابلیت‌های نسخه‌های قبل در ارتباط با عملیات بایگانی، اداری و فنی دبیرخانه و گردش مکاتبات، امکانات بسیاری برای طراحی بانکهای اطلاعاتی، طراحی فرم‌های ورود اطلاعات، گردش فرم در سازمان، دسترسی از راه دور به اسناد و مدارک و امنیت اطلاعات به هنگام نقل و انتقال در نظر گرفته شده است.
در واقع انجام امور دبیرخانه، تنها زیر مجموعه‌ای از امکانات فایلرپرو را در بر می‌گیرد و این نرم‌افزار در انجام گردش مکاتبات در کلیه بخشهای سازمان، از دبیرخانه مرکزی تا تک تک افراد، همچنین بایگانی‌های خاص، و بانکهای اطلاعاتی به کار گرفته می‌شود.
شرح کلی
نگاهی کلی به ساختار اداری سازمان‌ها، شرکت‌ها و وزارت‌خانه‌ها، گویای این است که الگو و شکل عمومی انجام کار در اکثریت قریب به اتفاق این مجموعه‌ها (چه دولتی و چه خصوصی) به یک شکل است: کارها چه به شکل نامه‌های وارده و چه به شکل مکتوبات داخلی به دست دبیرخانه‌ها یا افراد سازمان می‌رسد، و پس از آن بر حسب دستورها و پی‌نوشت‌ها و ارجاعات، هر نامه مسیری را در داخل سازمان و بین افراد مختلف طی می‌کند، و در نهایت بایگانی شده و گاه منجر به صدور نامه دیگری نیز می‌شود.
در این میان، سازمان‌ها با مسائل و مشکلات مختلفی چون گم شدن یا فراموش شدن نامه‌ها، راحت نبودن بازیابی نامه‌های قدیمی از بایگانی، عدم وجود نظارت بر سیر حرکت نامه در داخل سازمان توسط مدیریت و از همه مهمتر طولانی بودن کل زمان این چرخه از شروع ایجاد تا رسیدن نامه به پایان کار مربوطه روبرو هستند.
آمار جالب و البته تکان دهنده‌ای نیز در این باره وجود دارد که بیان آن به ویژه برای مدیران خالی از لطف نیست: به طور متوسط، از مجموع زمان چرخه یک مکاتبه، 90% آن صرف رسانیدن نامه از میزی به میز دیگر و محلی به محل دیگر می‌گردد و تنها 10% باقی مانده صرف انجام کار بر روی نامه می‌شود.
فایلرپرو نرم‌افزاری است برای حل مجموعه مشکلات یاد شده در سازمانهای بزرگ و متوسط.
در بدو امر و شروع برپاسازی فایلرپرو در یک سازمان می‌بایستی بستر مناسب برای نگهداری اطلاعات، تمامی ساختار سازمانی، پست‌ها، مسئولیت‌های کارمندان و اختیارات هر یک تعریف شوند.
به عبارت دیگر فایلرپرو خود را با سازمان شما تطبیق می‌دهد.
برای مثال می‌توان دبیرخانه‌های معاونت‌های مختلف را در سیستم تعریف کرده و مشخص نمود که چه کسانی امکان پی نوشت دهی یا دستور دهی دارند و چه کسانی می‌توانند پیش نویس نامه را تهیه و برای دیگران ارسال کنند.
از سوی دیگر فایلرپرو این امکان را فراهم می‌کند که در هر زمان بتوان مشاهده کرد که نامه یا سند از چه مسیری حرکت کرده و محل فعلی آن کجا و نزد چه کسی است؟
و در هر مرحله چه اقدامی بر روی آن انجام شده است.
هنگام ورود سند به سیستم مثلاً ورود نامه‌های وارده به سازمان، فایلرپرو به دبیرخانه این امکان را می‌دهد تا ضمن ورود اطلاعات لازم برای هر نامه از قبیل موضوع، فرستنده، شماره، ...
(که این اطلاعات برای هر دسته از اسناد قابل تعریف هستند)، اصل نامه را به همراه ضمائم مربوطه اسکن نموده و تصویر آن را به کامپیوتر منتقل نماید.
بنابراین بلافاصله پس از این کار، می‌توان اصل نامه را بایگانی کرد و از این پس نامه به شکل مجموعه‌ای از اطلاعات همراه با تصاویر آن در اختیار فایلرپرو قرار می‌گیرد و از طریق شبکه کامپیوتری و تحت مدیریت فایلرپرو در داخل سازمان به حرکت در می‌آید و افراد در صورت داشتن مجوزهای کافی خواهند توانست اطلاعات اصل نامه را از طریق فایلرپرو مشاهده کنند و نیازی به اصل کاغذی آن نخواهند داشت.
به کارگیری تکنولوژی‌های نوین، پایگاه داده قوی ، اجرا بر روی شبکه، به کارگیری سخت افزارها و سیستمهای عامل مدرن و اتکا بر معماری مدیریت گردش کار در کنار رابط کاربر گرافیکی همچنین امکان دسترسی به سیستم از طریق محیط Web ، فایلرپرو را به یک سیستم مدرن با قابلیت‌های بسیار بالا و کارآئی چشمگیر برای سازمانهای بزرگ و متوسط تبدیل کرده است.
مفاهیم اولیه
گروه (بانک اطلاعاتی)
برای ورود اطلاعات در سیستم می‌بایستی بستر مورد نیاز برای ذخیره آنها را تعریف نمائید.
در سیستم فایلرپرو برای نگهداری هر دسته از اسناد که ماهیت یکسان یا مشابهی دارند، گروه یا بانک اطلاعاتی خاصی تشکیل داده می‌شود و سپس اطلاعات مربوطه در قالب اسناد در این گروهها ذخیره می‌شوند.
گروهها یا بانکهای اطلاعاتی برای هر شرکت یا سازمان متناسب با نیازهای خاص آن سازمان در طبقه‌بندی اطلاعات و اسناد توسط مدیر سیستم در برنامه فایلرپرو تعریف می‌شوند.
سند
سند یک مفهوم عمومی برای هر نوع مطلب، نامه، گزارش، مکاتبه ، نقشه و ...
میباشد .
در فایلرپرو یک سند متشکل از اطلاعات کلی (فیلدهای اطلاعاتی)، ضمائم (پیوستها) و سوابق گردش سند در سازمان میباشد .
اجزاء سند می‌تواند متن، نقشه، صوت، تصویر و ...
باشد .
ورود به نرم‌افزار
برای ورود به نرم‌افزار، پس از فعال کردن برنامه فایلرپرو باید نام کاربر و سپس اسم رمز خود را وارد نموده و کلید قبول را انتخاب نمائید.
در صورتیکه رمز تایپ شده برای فایلرپرو ناشناخته باشد از ورود کاربر به برنامه جلوگیری خواهد شد ولی در صورتیکه این رمز برای فایلرپرو شناخته شده باشد اجازه ورود کاربر به برنامه داده می‌شود و سیستم با همان رمز، کاربر را شناسایی مینماید.
برای ورود به نرم‌افزار، پس از فعال کردن برنامه فایلرپرو باید نام کاربر و سپس اسم رمز خود را وارد نموده و کلید قبول را انتخاب نمائید.
در صورتیکه رمز تایپ شده برای فایلرپرو ناشناخته باشد از ورود کاربر به برنامه جلوگیری خواهد شد ولی در صورتیکه این رمز برای فایلرپرو شناخته شده باشد اجازه ورود کاربر به برنامه داده می‌شود و سیستم با همان رمز، کاربر را شناسایی مینماید.
لازم است در حفظ و نگهداری نام و رمز ورود نهایت دقت انجام شود زیرا تمامی اعمال کاربر بر مبنای این نام و رمز ثبت و گزارش گیری می‌شوند .
در صورت لزوم می‌توانید نام و رمز خود را در بخش مدیریت تغییر دهید.
پس از ورود به برنامه، هر کاربر در پائین صفحه اصلی نام خود، تاریخ روز، تعداد پرونده‌های جدید در کارتابل جاری و همچنین تعداد پیغام‌های جدید خود را مشاهده مینماید.
ثبت سند و ورود اطلاعات برای ورود اطلاعات اسناد، این بخش را مطالعه کنید.
همانگونه که قبلاً گفته شد، یک سند واحدی است که توانایی نگهداری اجزای اطلاعاتی مختلف را دارد.
سند توسط کاربرانی که اجازه ایجاد آنرا دارند تولید می‌شود.
برای ثبت سند ابتدا می‌بایستی مکان نگهداری آنرا مشخص نمائید.
این مکان یکی از گروههائی است که قبلاً در سیستم ایجاد شده است.
در حقیقت محتویات سند مزبور را به نحوی در سیستم ذخیره می‌نمائیم که برای جستجو و دستیابی به محتویات آن با مراجعه به گروه مربوطه و جستجوی اطلاعات به آن دست یابیم.
پس از ثبت سند در یک گروه خاص به تعداد اسناد موجود در آن گروه اضافه خواهد شد.
ثبت سند جدید از دو راه می‌توانید سند جدیدی در سیستم فایلرپرو ایجاد نمائید: 1- ثبت سند جدید : اگر همیشه در یک گروه مشخص، عمل ثبت سند را انجام می‌دهید از این کلید استفاده نمائید.
در این حالت می‌بایستی ابتدا در صفحه تنظیمات در قسمت پیش فرضهای کاربر گروه پیش فرض برای ثبت اسناد را انتخاب نموده و کلید ثبت را بفشارید و مجدداً وارد صفحه ثبت سند شوید.
از این به بعد کافی است هنگام ایجاد سند جدید، کلید ثبت سند جدید را از بخش اسناد انتخاب کنید.
در این حالت صفحه ثبت اسناد ظاهر و کافی است اطلاعات مربوطه را در بخشهای مختلف وارد نمائید در این بخش در بالای صفحه نام گروه مورد نظر و در کنار آن کد گروه مربوطه و طبقه‌بندی را مشاهده می‌نمائید.
2- نمایش سندها : اگر در گروههای مختلفی سند ثبت می‌نمائید، می‌بایستی کلید نمایش سندها را از بخش اسناد انتخاب نمائید.
در این حالت، صفحه خام ثبت سند ظاهر می‌شود و شما می‌توانید گروه مورد نیاز را از لیست گروه انتخاب کنید.
با فشردن کلید جدید در بالای صفحه اصلی، فیلدهای اطلاعاتی گروه مربوطه ظاهر می‌شوند، حال می‌توانید اطلاعات مربوط به سند را به روش زیر وارد نمائید : در بالای صفحه سند می‌توانید طبقه‌بندی نامه را از لیست موجود انتخاب کنید.
در حالت پیش فرض، طبقه‌بندی نامه بصورت عادی در نظر گرفته می‌شود .
همچنین در کنار آن به صورت خودکار تاریخ روز بصورت شمسی و میلادی نمایش داده می‌شود.
(شما می‌توانید در این قسمت تاریخ سند را وارد نمائید.) هنگام ورود به این صفحه مکان نما در فیلد اول سند قرار می‌گیرد و شما می‌توانید اطلاعات مربوط به سند خود را در این فیلدها وارد نمائید.
فیلدهای اطلاعاتی (ورودیهای سند) برای هر گروه از اسناد برای دادن هویت جهت شناسایی بهتر و طبقه‌بندی بطور جداگانه قابل تعریف می‌باشند و کلیه اطلاعات توضیحی سند توسط کاربر در این فیلدها وارد می‌گردند.
هر یک از اطلاعات مربوط به سند را در فیلد مربوطه می‌توانید به فارسی یا لاتین تایپ نمائید.
برای تعویض زبان از فارسی به لاتین از ترکیب کلیدهای Alt + Shift سمت چپ و از لاتین به فارسی از کلیدهای Shift Alt+ سمت راست کی‌برد می‌توانید استفاده نمائید.
توصیه: هنگام تایپ در فیلدهای اطلاعاتی، حتماً بین کلمات از فاصله استفاده شود تا در روشهای مختلف جستجو، برنامه سریعتر عمل نماید.
از طریق بخش جستجو در اسناد قادر خواهید بود تا با جستجو بر اساس تمامی اطلاعات وارد شده در این صفحه، سند را پیدا نمائید.
ثبت اجزاء سند پس از ورود اطلاعات فیلدها، در قسمت چپ صفحه می‌توانید اطلاعات تصویری یا ضمائم مربوط به سند را وارد نمائید.
این ضمائم می‌توانند تصویر اسکن شده یک فایل (از هر نوع)، صدا، فیلم، و ...
باشند.
بدین ترتیب که کلید را فشرده تا صفحه ضمائم باز شود.
در این صفحه می‌توانید ضمائم مختلف را به سند متصل نمائید.
این صفحه از بخشهای زیر تشکیل شده است : 1- اسکن و فایل: 1-1- اسکن : برای اسکن تصویر در اولین مرتبه ورود به این صفحه از قسمت انتخاب اسکنر ، درایور مربوط به اسکنر مورد نظر خود را انتخاب نمائید.
حال با فشردن کلید اسکن می‌توان مستقیماً از طریق دستگاه اسکنر، از سند تصویربرداری نمود.
در این حالت درایور مربوط به اسکنر انتخاب شده ظاهر می‌شود و می‌توانید تصویر یا تصاویر سند مورد نظر را اسکن نمائید، حتماً دقت کنید که برای فشرده سازی تصاویر اگر تصویر شما سیاه و سفید است در بخش فرمت ذخیره تصاویر از فرمت TIF و اگر می‌خواهید عکس یا تصویر رنگی را اسکن نمائید از فرمت JPG برای ذخیره سازی استفاده نمائید.
پس از اتمام عمل اسکن، صفحه‌ای برای شرح تصویر اسکن شده ظاهر می‌شود، با درج شرح جزء مربوطه و فشردن کلید OK، تصویر مورد نظر بصورت یک فایل گرافیکی فشرده شده ذخیره خواهد شد و در سمت چپ صفحه سند بعنوان جزء سند نمایش داده می‌شود.
در صورتیکه بخواهید تعداد زیادی سند را پشت سرهم اسکن نموده و شرح یکسانی به همه آنها بدهید می‌بایستی قبل از فشردن کلید اسکن در قسمت شرح جزء که در قسمت بالای صفحه قرار گرفته است شرح مورد نظر خود را وارد نمائید.
به این ترتیب پس از اسکن نمودن اجزاء سند مربوطه ، دیگر صفحه شرح جزء برای یک یک اجزاء باز نشده و تنها شرح وارد شده قبلی برای کلیه صفحات قرار خواهد گرفت.
2-1- ایجاد فایل: برای ایجاد یک یا چند فایل به ضمیمه سند مربوطه و از طریق برنامه‌های کاربردی مرتبط (مانند Microsoft Word, Microsoft Excel, …)، از این کلید استفاده می‌شود.
با انتخاب این کلید، در صفحه‌ای با عنوان انتخاب برنامه خارجی می‌توان برنامه کاربردی مورد نظر را انتخاب نمود.
از این طریق به راحتی می‌توان وارد برنامه مورد نظر شده و پس از ایجاد فایل، آن را بعنوان یکی از اجزاء سند، ضمیمه سند مربوطه نگهداری نمود.
در صورتیکه پس از فشردن کلید ایجاد فایل در صفحه انتخاب برنامه خارجی ، برنامه مورد نظر شما در لیست وجود نداشت ، می‌بایستی برنامه مورد نیاز را به سیستم معرفی نمائید.
برای این کار کافی است وارد صفحه تنظیمات شده و عنوان برنامه‌های کمکی را انتخاب نمائید.
با انتخاب این عنوان (در صورت داشتن مجوز) صفحه معرفی برنامه باز می‌شود.
در این صفحه ابتدا می‌بایستی کلید جدید را بفشارید، در پایین صفحه در قسمت پسوند، پسوند برنامه مورد نظر، (مثلاً در مورد Microsoft Word پسوند DOC تایپ شود) و در قسمت مسیر برنامه، مسیر برنامه مورد نظر از روی دستگاه و