استفاده مناسب از فناوریهای نوین و به خصوص امکانات فراهم آمده در زمینه فناوری اطلاعات میتواند هر سازمانی را دچار تحول سازد.
استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مکاتبات کاغذی در حد ممکن نیز از جمله مواردی است که نه تنها میتواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلکه به میزان قابل توجهی بهرهوری کارکنان و مدیران را نیز افزایش دهد.
خوشبختانه نصب و راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری در وزارت صنایع و معادن با سرعت مناسبی در جریان می‌باشد و علاوه بر دبیرخانههای مرکزی، دبیرخانه فرعی در کلیه معاونت‌ها تشکیل گردیده است و در سایربخش‌ها معاونت دیگر نیز در دست اقدام می‌باشد.
حدود 176 نفر از کارکنان مرتبط با سیستم اتوماسیون در سطوح مختلف آموزش دیدهاند و غالباً در حال بکارگیری سیستم میباشند.
حدود 110 دستگاه PC جدید توزیع گردیده و روی 38 دستگاه موجود نیز سیستم اتوماسیون اداری نصب گردیده و در حال بهرهبرداری می‌باشد.
با توجه به پشتیبانی مدیران محترم وزارتخانه از سیستم اتوماسیون اداری می‌توان امیدوار بود که در آینده نزدیک گردشنامهها در وزارتخانه در حد بالایی با استفاده از سیستم مکانیزه اتوماسیون اداری انجام پذیرد.
2- تعریف پروژه
انتخاب، تأمین و راه‌اندازی سیستم رایانهای دبیرخانه، بایگانی و پیگیری در سطح ستاد وزارت صنایع و معادن
3- اهداف پروژه
پروژه اهدافی تحت عناوین زیر را دنبال مینماید :
• شناسایی نرمافزارهای موجود در داخل کشور در زمینه اتوماسیون اداری
• پیشنهاد مناسبترین نرمافزار جهت بکارگیری در ستاد وزارت صنایع و معادن
• تأمین نرمافزار
• نصب و راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری
• پشتیبانی
راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری دارای نتایجی تحت عناوین زیر می‌باشد.
• سامان یافتن امور دبیرخانه و بایگانی
• افزایش سرعت و دقت در گردش مکاتبات
• کاهش حجم بایگانی
• کاهش میزان حجم جابجایی کاغذ در مکاتبات
• امکان پیگیری موارد و تهیه گزارشات آماری
4- مراحل انجام کار
برای انجام پروژه مراحلی تحت عناوین زیر مطرح گردیده است :
1-4- انتخاب نرمافزار
2-4- تشکیل کمیته راهبری
3-4- شناخت و برنامهریزی
4-4- برنامه زمان‌بندی سیستم اتوماسیون اداری
5-4- آموزش
6-4- نصب و راه‌اندازی
7-4- پشتیبانی
در ادامه توضیح مختصری از مراحل انجام کار ارائه می‌شود.
1-4- انتخاب نرمافزار
برای تدارک نرمافزار مناسب اتوماسیون اداری فعالیتهای زیر انجام شده است :
• شناسایی وضعیت موجود وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
• تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری
• شناسایی نرمافزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران و تعیین نرمافزارهای کاندید
• تعیین شاخصهای ضروری جهت ارزیابی نرمافزارهای کاندید و امتیازدهی آنها
• ارزیابی نرمافزار کاندید
• نتیجهگیری و گزینش سه نرمافزار برتر
• انتخاب نهایی نرمافزار مورد نظر
این مرحله از پروژه به صورت کامل انجام گردیده و نرمافزار مورد نظر انتخاب شده و با شرکت مربوطه قرارداد منعقد شده است.
2-4- تشکیل کمیته راهبری
اعضای کمیته راهبری در اردیبهشت ماه 81 مشخص گردیدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولین جلسه کمیته راهبری در تاریخ 8/3/81 با شرکت اعضاء برگزار گردید و در مجموع پنج جلسه کمیته برگزار گردیده است.
کمیته راهبری از افراد زیر تشکیل گردیده است :
• معاونت اداری و مالی
• نماینده معاونت شورای فناوری اطلاعات
• نماینده معاونت برنامهریزی، توسعه و فناوری
• مدیر کل امور اداری
• مدیر کل تشکیلات و بودجه
• شرکت ناظر
• گروه توسعه و پشتیبانی شبکه
• نماینده واحدی که نرمافزار در حال نصب در آن می‌باشد.
مواردی که در کمیته راهبری مورد بررسی و بحث قرار گرفته است تحت عناوین زیر می‌باشد :
• تأمین سختافزار مورد نیاز برای راه‌اندازی سیستم
• تخصیص مکان برای دبیرخانه متمرکز معاونت
• موانع موجود در زمینه نصب و راه‌اندازی سیستم
• پیشرفت پروژه و کارهای در دست اقدام
• موانع موجود در زمینه آموزش کارکنان مرتبط با سیستم
• محدودیتهای موجود در زمینه تدارکات
• اولویتبندی انجام کار اتوماسیون
3-4- شناخت و برنامهریزی
برای انتخاب نرمافزار مناسب و شناسایی محیط از نقطه نظر سختافزار، نرمافزارهای دبیرخانه موجود، محلهای استقرار سیستم و نیازهای مرحله نصب و راه‌اندازی فعالیتهایی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :
• شناخت اولیه برای انتخاب نرمافزار اتوماسیون اداری مناسب
• شناخت وزارتخانه برای برآورد نیازهای مرحله نصب و راه‌اندازی
• شناخت هر معاونت جهت نصب سیستم
همان طور که مشاهده می‌شود برای انجام کار مطالعه و شناخت سازمانی در سطوح مختلفی انجام گردیده است.
در اولین سطح، شناسایی اجمالی وزارتخانه از نقطه نظر امکانات موجود اتوماسیون اداری و تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری، امکانسنجی پیادهسازی سیستم مورد نظر بوده است.
در مرحله بعدی وزارتخانه از نظر سختافزارهای موجود، ساختار سازمانی، شیوههای استقرار سیستم، موانع و مشکلات پیشروی پروژه مورد بررسی قرار گرفته و نیازهای مورد نظر اعلام گردیده است.
در مرحله نصب و راه‌اندازی سیستم هر یک از معاونت‌ها که برای نصب و راه‌اندازی سیستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردشکار، شیوههای ثبت نامهها، تعداد پرسنل مرتبط با کار دبیرخانه، حجم نامههای وارده و صادره بررسی شده و نیازهای سختافزاری، نرمافزاری، آموزش مورد نیاز مشخص گردیده است.
مرحله شناخت در حال حاضر به صورت کامل انجام پذیرفته و نیازهای مرحله مدون گردیده است.
در زمینه برنامهریزی مراحلی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :
• شناسایی فعالیتهای مرحله نصب و راه‌اندازی
• تهیه و تدوین برنامه زمان‌بندی
• تهیه برنامه آموزش
• تهیه برنامه نصب و راه‌اندازی
فعالیتهای شناسایی شده برای انجام پروژه به شرح زیر می‌باشد :
• مقدمات انجام کار
• تهیه برنامه آموزش
• تهیه برنامه نصب
• اعلام امکانات مورد نیاز آموزش
• شناخت از نقطه نصب
• شناسایی افراد برای آموزش در نقطه نصب
• آموزش در نقطه نصب
• اعلام موارد نیاز در نقطه نصب
• تعریف پارامترها در نقطه نصب
• نصب سیستم
براساس فعالیتهای شناسایی شده برنامه زمان‌بندی تنظیم و برای انجام کار برنامه آموزش و برنامه نصب و راه‌اندازی تهیه گردیده است.
فعالیتهای شناسایی شده برای انجام پروژه به شرح زیر می‌باشد : مقدمات انجام کار تهیه برنامه آموزش تهیه برنامه نصب اعلام امکانات مورد نیاز آموزش شناخت از نقطه نصب شناسایی افراد برای آموزش در نقطه نصب آموزش در نقطه نصب اعلام موارد نیاز در نقطه نصب تعریف پارامترها در نقطه نصب نصب سیستم براساس فعالیتهای شناسایی شده برنامه زمان‌بندی تنظیم و برای انجام کار برنامه آموزش و برنامه نصب و راه‌اندازی تهیه گردیده است.
5-4- آموزش برای آموزش کارکنان، ارائه آموزش در چهار سطح زیر در نظر گرفته شده است : اعضای دبیرخانه معاونین و مدیران کل مسئولین دفاتر رؤسای ادارات تعداد ساعات آموزش برای اعضای دبیرخانه 6 ساعت و برای سایر افراد 4 ساعت در نظر گرفته شده است.
آموزش معاونین و مدیران کل به صورت حضوری و سایر افراد در کلاس انجام میپذیرد.
علاوه بر آموزش سیستم، راهنمای استفاده کنندگان سیستم و گردشکار مکاتبات اداری با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تهیه شده است.
آموزشهای انجام شده به صورت زیر می‌باشد : 6-4- نصب و راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری به عنوان اولین گام در دبیرخانه مرکزی ساختمان شماره یک و دو نصب گردیده است و در حال حاضر دبیرخانههای مرکزی نامهها را از طریق سیستم جدید شماره و ثبت مینمایند.
علاوه بر این نامهها Scan شده و تصویر نامهها در سیستم موجود می‌باشد و معاونت‌ها با توجه سطح دسترسی میتوانند نامههای مورد نظر را ملاحظه نمایند.
از آنجائیکه نصب سیستم در معاونت‌ها تا سطح مدیران کل انجام گردیده است، گردش نامهها به صورت دستی و ثبت آنها به صورت مکانیزه انجام میپذیرد.
پس از نصب سیستم برای رؤسای ادارات و کارشناسان امکان گردش نامهها به صورت مکانیزه فراهم میگردد.
درحال حاضر در معاونتهای اداری و مالی، اقتصادی و امور بینالملل و معاونت برنامهریزی، توسعه و فناوری دبیرخانه فرعی معاونت شکل گرفته است و ورود و خروج نامه به / از معاونت در سیستم ثبت میگردد.
معاونت تولید، مجلس و امور معادن در دست اقدام بوده و به زودی دبیرخانه این معاونت‌ها نیز به صورت متمرکز تشکیل میگردد.
در مرحله بعدی نصب سیستم برای رؤسای ادارات انجام پذیرفته و نامه میتواند به صورت مکانیزه در سیستم گردش نماید.
بدیهی است که برای گردش کامل نامه به صورت مکانیزه کارشناسان نیز بایستی دارای سیستم شوند.
نصب و راه‌اندازی سیستم در اولین مرحله تا سطح مدیران کل انجام شده و سپس به رؤسای ادارات تسری مییابد.
در معاونتهایی که سیستم راه‌اندازی شده است، نامهها تا سطح معاونین و مدیران کل قابل دسترسی می‌باشد .
7-4- پشتیبانی در زمینه پشتیبانی از سیستم فعالیتهای زیر در جریان می‌باشد : نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه مرکزی نظارت بر حسن اجرای سیستم در دبیرخانه معاونت‌ها رفع مشکلات موجود حین انجام کار انجام هماهنگیهای لازم در مورد اشکالات سختافزاری پشتیبانی از اولین نصب سیستم در وزارتخانه شروع شده است و به مدت یک سال نیز تداوم خواهد داشت.
5- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت) لازم به ذکر است که با توجه به رفع موانع و کاهش تنگناها در زمینه سختافزار و تدارک نیازها درصدهای باقیمانده از آموزش و نصب و راه‌اندازی با سرعت بیشتری نسبت به اوایل پروژه انجام پذیرد.
به عنوان مثال می‌توان به شکلگیری دبیرخانه فرعی در سه معاونت باقیمانده اشاره نمود که انتظار میرود طی دو هفته آتی انجام پذیرد.
در ادامه برنامه زمان‌بندی نصب و راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری ارائه شده است.
پیوست 1 گزارش ارزیابی نرم افزارها فهرست مندرجات 1- مقدمه 1 2- وضعیت موجود 3 1-2- سیستم کامپیوتری مستقر در بایگانی (دبیرخانه) 4 2-2- سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری (دبیرخانه) مستقر در دفتر وزارتی 4 3-2- سیستم تهیه شده برای وزارت معادن و فلزات (سابق) 5 4-2- شبکه‌های داخلی وزارت صنایع و معادن 5 3 – چگونگی گزینش نرمافزار مناسب 8 1-3- مفروضات 9 2-3- تعیین نیازها 10 3-3- شناسایی نرمافزارهای اتوماسیون اداری موجود در بازار ایران 10 4-3- تعیین پارامترهای ضروری جهت نرمافزارهای کاندید 10 5-3- ارزیابی نرمافزارهای کاندید 11 6-3- گزینش 14 4 – نتیجهگیری 23 1- مقدمه با پیشرفت سریع فناوری اطلاعات، هر روز امکانات وسیعتری در اختیار سازمانها قرار میگیرد تا سادهتر، با سرعت بیشتر و با بهرهوری بالاتری به انجام وظایف محوله، و ارائه خدمات بپردازند.
از جمله امکانات فراهم شده، استفاده از فناوری نوین در زمینه اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات داخلی و خارجی سازمانها است که سهم به سزایی در سرعت بخشیدن به روند اجرای کارها دارد و به نحو قابل توجهی موجب سهولت ارتباط سازمانها با مراجعان و سازمانهای دیگر میگردد.
شورای فناوری اطلاعات وزارت صنایع و معادن که پس از ادغام دو وزارتخانه جهت سازماندهی به امور انفورماتیک ایجاد شده است، با توجه به اهمیتی که استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری و دبیرخانه مناسب در افزایش میزان بهرهوری، تسریع در زمان انجام کار، تسهیل در پیگیری امور و مکاتبات میتواند داشته باشد، گزینش سیستم اتوماسیون اداری و راه‌اندازی آن را از جمله اقداماتی تشخیص داده است که دارای الویتی بالا هستند.
(گزارش اولیه بررسیهای این کار در پیوست یک آمده است) به همین منظور پروژهای تحت عنوان “اتوماسیون اداری (دبیرخانه و بایگانی) ” تعریف شده و اجرای آن به شرکت مهندسی سیستم یاس محول گردیده است.
هدف از انجام این پروژه شناسایی کلیه نرمافزارهای قابل قبول و موجود در کشور در زمینه اتوماسیون اداری، ارزیابی و پیشنهاد مناسبترین آنها جهت بکارگیری در وزارت صنایع و معادن می‌باشد، به نحوی که با در نظر گرفتن جمیع جوانب، نرمافزار پیشنهادی به بهترین شکل ممکن پاسخگوی نیازهای فعلی و آتی این وزارتخانه در زمینه اتوماسیون اداری و ساماندهی به امور بایگانی باشد.
2- وضعیت موجود 1-2- سیستم کامپیوتری مستقر در بایگانی (دبیرخانه) در حال حاضر کلیه نامههای وارده به وزارت صنایع و معادن از طریق بایگانی مستقر در طبقه همکف ساختمان شماره 2 این وزارتخانه در یک سیستم مکانیزه ثبت می‌شوند و بر حسب بخشی که به آن ارجاع داده می‌شوند شمارهای به آنها اختصاص داده می‌شود.
پس از ارجاع نامهها به قسمت مربوطه بایگانی به هیچ وجه امکان دستیابی به آخرین وضعیت نامه را ندارد و پیگیریهای آتی بایستی از بخش مربوطه صورت پذیرد.
نامههای صادره از وزارت صنایع و معادن و نامههای داخلی در سیستم کامپیوتری فعلی ثبت نمیشوند.
سیستم فعلی مستقر در دبیرخانه طبق سفارش وزارت صنایع (سابق) حدود 5 سال پیش توسط شرکت افکار سیستم تهیه شده است و در محل دبیرخانه بصورت شبکه مورد استفاده قرار میگیرد.
ایستگاههای کاری مستقر در دبیرخانه 6 دستگاه می‌باشد، و از یک ایستگاه کاری به منظور پیگیری استفاده می‌شود.
سیستم دبیرخانه به دو واحد دیگر در سایر طبقات نیز وصل است، ولی فعلاً در این دو بخش (آمار و اقتصاد بازرگانی) فعال نیست.
گر چه سیستم دارای بخشهای متفاوتی است ولی همه بخشها کاربرد ندارد و تنها استفادهای که از آن می‌شود این است که بجای ثبت نامههای وارده در دفتر، ورود نامهها در کامپیوتر ثبت می‌شود و در همین حد استفاده، کاربران با مشکلی مواجه نمیشوند.
سیستم فقط میتواند اطلاعات یکسال پیش را برای پیگیری در اختیار کاربر خود قرار دهد.چنانچه برگشت نامهها، نامههای صادره و گردش مکاتبات بازتابی در این دبیرخانه داشت و ثبت میشد، پیگیریها با سهولت بیشتری صورت میپذیرفت.
2-2- سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری (دبیرخانه) مستقر در دفتر وزارتی سیستم مکانیزه مکاتبات دفتری که در حال حاضر در دفتر وزارتی مورد استفاده قرار میگیرد محصول شرکت خبره پرداز پارس است که توسط شرکت گسترش انفورماتیک