مدیریت پایگاه داده ها (چه داده های متنی یا تصویری یا غیره) شاید مهمترین کاربردی بوده است که همواره از کامپیوترهای تجاری خواسته شده است.
به همین دلیل در چند سال گذشته قبل از ظهور محیطهای مبتنی بر رابط گرافیکی شاهد حکومت زبان cobol بر امپراطوری کامپیوتر بودیم.
بعد از این امر ظهور برنامه dBase و فروش حیرت آور آن خبر از همین احتیاج مبرم به پایگاه داده ها می داد.
باز در این عرصه نیز شرکت مایکروسافت بیکار ننشست و Access که کاستیها و اشکالات برنامه های قبلی را برطرف نموده و کار با داده ها را به صورت فوق العاده ای راحت تر میکند عرضه کرد.
این برنامه که همراه با کار در محیط کاملا گرافیکی ویندوز حتی قابلیت نصب در شبکه و internet را نیز دارد بدون شک یک نیاز شرکتهای تجاری, برنامه نویسان, طراحان صفحات وب و حتی برای اشخاص معمولی برای کنترل داده ها و اطلاعات خود بوده است.
شناسایی اصول ابزارهای لازم برای اجرا نرم افزار ACCESS
برای مطالعه این دوره آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی با محیط ویندوز و SQL داشته باشند.
جهت نصب و اجرای نرم افزار های Office که اکسس نیز شامل آن می شود، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد:
• حداقل سیستم مورد نیاز کامپیوتری با پردازشگر PENTIUM 3 یا بالاتر
• میزان حافظه RAM بسته به سیستم عاملی که از آن استفاده می کند دارد
• سیستم عامل WINDOWS98
• 24 مگابایت MBحافظه به اضافه 8 مگابایت حافظه RAM برای هر یک از برنامه های OFFICE که بطور همزمان با برنامه Microsoft Access اجرا می شوند
• سیستم عامل Windows Me یا Windows Nt 32 مگابایت حافظه RAM به اضافه 8 مگابایت حافظه RAM برای هر یک از برنامه های OFFICE
• سیستم عامل WINDOWS 2000 professional 64 مگابایت حافظه به اضافه 8 مگابایت حافظه RAM برای هر یک از برنامه های OFFICE
• هارد دیسک: فضای حافظه هارد دیسک بسته به پیکر بندی انجام شده متفاوت خواهد بود و با نصب سفارشی برنامه OFFICE ممکن است فضای مورد نظر افزایش یا کاهش یابد
• 245 مگابایت از فضای آزاد موجود در هارد دیسک که 115 مگابایت از آن در محلی قرار داشته باشد که در سیستم عامل خود را در آن نصب نموده اید، 50 مگابایت فضا دیگر دیسک برای کاربرانی که از سیستم هایی به غیر از Windows 2000 و windows me استفاده می کنند.
• سیستم عامل
برنامه Access 2003 قابل نصب روی سیستم عامل هایی چون Windows 2000 و WINDOWS98 و windows me و Windows 2002 و بالاتر می باشد.
شروع کار با اکسس
در درس قبل با قابلیتها و کاربردهای اکسس آشنا شدید و ضرورت استفاده از این برنامه در جهات مختلف زندگی آشنا شدید و با توجه به کارکرد راحت اکسس و شی گرا بودن آن اکسس نسبت به برنامه های دیگر مدیریت پایگاه داده ها امتیازات بیشتری دارد.
مفهوم شی گرائی:
وقتی که در مورد یک برنامه از مفهوم شی گرایی صحبت می کنیم یعنی در هنگام کار با آن همواره با شی های مختلف سروکار دارید و حتما لازم نیست که زبان برنامه نویسی خاصی بلد باشید یعنی در واقع شی گرایی کنترل و مدیریت اشیا و نحوه قرارگیری آنها به جای استفاده از دستورات است.
به عنوان مثال وقتی ما می خواهیم در محیطی مانند faxpro یک دکمه ایجاد کنیم که هنگام فشاردادن آن اطلاعات کاربری مشتری در جدول ثبت شود باید دستورات بسیار پیچیده و ویژه ای بنویسیم ولی در محیط اکسس کافی است از قسمت ابزار با استفاده از شی دکمه (وسیله ای جهت ساخت دکمه های مختلف) این دکمه را به راحتی ایجاد می کنیم .
آغاز کار با اکسس:
شما بعد از نصب بسته نرم افزاری آفیس می توانید با رفتن به قسمت start سپس قسمت programs و انتخاب microsoft access وارد محیط اکسس شوید.
البته بسته به نحوه نصب شدن برنامه ممکن است برنامه اکسس در قسمت ذکر شده نباشد و به صورت معمول این برنامه در این قسمت قرار می گیرد.
با وارد شدن به محیط اکسس با پنجره ای مانند شکل 21 ظاهر می شود که به شما امکان می دهد تا آنچه را که می خواهید انجام دهید انتخاب کنید.گزینه های موجود در این قسمت به ترتیب زیر است:
1.
Blank access database : با استفاده از این گزینه شما می توانید یک پایگاه داده جدید ایجاد کنید.
2.
access database wizards : با استفاده از این گزینه شما می توانید با استفاده از جادوگر اکسس که کار شما را بسیار آسانتر می کند یک پایگاه داده بسازید (بعدا به طور مفصل توضیح خواهم داد)
3.
open an exiting file:با این گزینه شما می توانید پایگاه داده ای را که قبل ایجاد کرده اید برای ایجاد تغییرات دوباره باز کنید.
4.
از کادر زیر قسمت 3 شما می توانید پایگاه داده ای را که به تازگی برروی آن کار کرده اید باز کنید.
بعد از انتخاب گزینه مورد نظر شما باید با زدن Ok به مرحله بعدی بروید.
اگر هر خواستید با زدن دکمه Cancel به محیط اکسس وارد شوید.
(فعلا برای آشنایی با محیط اکسس Cancel را بزیند)
ضمن قابل ذکر است که برای ساختن پایگاه داده جدید آنرا باید در همان ابتدا ذخیره کنید و اینگونه نیست که بعد از پایان کار آنرا ذخیره کنید.
آشنایی با محیط کار:
محیط کار اکسس بسیار شبیه محیطهای دیگر ویندوز است و کار با آن بسیار آسان است.
حال به صورت کوتاه به معرفی قسمتهای مختلف محیط کار می پردازیم:
1.
میله عنوان (Title bar): عنوان پایگاه داده در حال کار در این قسمت ثبت می شود و همچنین کنترل پنجره اکسس از همین قسمت صورت می گیرد(چون فرض ما بر این است که شما بر محیط ویندوز و کنترل پنجره ها مسلط هستید نیاز به توضیح بیشتر نیست)
2.
میله منو (Menu bar): در این میله شما به وسیله منوهای مختلف اقدام به ایجاد.
کنترل و ویرایش پایگاه داده می کنید.
در زیر توضیح کوتاهی در مورد هر منو آمده است.
الف) File (فایل): فرامین لازم برای بازکردن و بستن پایگاه داده.
دریافت داده از سایر پایگاه داده ها.
ذخیره داده ها.
تغییر خصوصیات پایگاه داده.
چاپ و غیره ب) Edit (ویرایش): فرامین لازم برای ویرایش و وارد کردن داده ها پ) View (مشاهده): فرامین لازم برای انتخاب اجزا مختلف پایگاه داده.
تغییر خصوصیات پایگاه داده فعال و غیره را در اختیار شما می گذارد.
ت) Insert (درج): فرامین لازم برای درج اقلام مختلف پایگاه داده ج) Tools (ابزارها): فرامین لازم برای اجرای برنامه های کمکی مختلف.
تحلیل پایگاه داده.
امنیت و گزینه های متفاوت پیشرفته پایگاه داده چ) Windows (پنجره ها): فرامین لازم برای تغییر آرایش پنجره ها در محوطه کاری پایگاه داده ح) Help (کمک): دسترسی به کمک مستقیم میله ابزار (Tool bar): در این قسمت تعدادی از فرامین ضروری و پراستفاده در برنامه قرار دارد.
محوطه کاری پایگاه داده: در این محوطه بزرگ شما بر روی پایگاه داده کار می کنید و داده ها را به آن می افزایید و آنها را ویرایش می کنید.
دستیار: این دستیار برای آن است که شما سوالات احتمالی ممکن خود را به طور مستقیم از او پرسیده و او با جستجو در خود برنامه و همچنین اینترنت تا حد ممکن جواب شما را پیدا کند(البته به صورت انگلیسی) میله وضعیت: در میله وضعیت اطلاعاتی راجع به کاری که انجام می دهید.
نمایش داده می شود.
و همچنین خطاها را مشاهده خواهید کرد.
توجه به این نکته ضروری است که در بعضی مواقع که امکان استفاده از بعضی از فرامین موجود نمی باشد آنها به صورت غیر فعال در می آیند.
در اینجا باید این نکته هم ذکر شود که شما در هنگام انتخاب فرامین از منوها هم می توانید با استفاده از ماوس آنها را انتخاب کنید و هم از کلیدهای میانبر استفاده کنید.
روش کار کلیدهای میانبر با استفاده از کلیدهای Ctrl و Alt و حرفی که در هر فرمان زیر آن خط کشیده شده است شما می توانید به صورت خیلی سریع به فشار همزمان آنها به فرمان دسترسی پیدا کنید.
این قابلیت هنگامی مفید است که شما در محیط اکسس بسیار ماهر شده اید که دیگر نیاز به استفاده از ماوس ندارید.
آشنایی با کاربرد Access اکسس که یکی از برنامه های موجود در بسته نرم افزاری آفیس( Microsoft Office ) است برای ساماندهی و کنترل و مدیریت پایگاه داده ایجاد شده است.
این برنامه دارای قابلیتهای بسیار است , مانند ایجاد صفحه ورود اطلاعات به شکل دلخواه.
به عنوان مثال وقتی شما می خواهید اطلاعات موجود در یک چک را در کامپیوتر خود ذخیره کنید شما با استفاده از برنامه اکسس می توانید صفحه ای درست همانند صفحه چک ایجاد کنید و اطلاعات را به صورت کاملا گرافیکی در آن وارد کنید.
شما پس از ایجاد پایگاه داده هایتان حتی می توانید از آنها گزارش گرفته و یا در بین اطلاعات خود جستجو کرده البته تمامی این امکانات را شما با دستان قدرتمند خود ایجاد خواهیدکرد.
از موارد استفاده برنامه اکسس به طور شهودی می توان به استفاده آن در قسمت حسابداری یک شرکت و یا نگهداری اطلاعات اشخاص عضو در سایتتان و حتی نگهداری اطلاعات کارمندان (حتی عکس آنها) و موارد بسیار متنوع دیگر اشاره کرد.
شما پس از ایجاد این پایگاه داده حتی می توانید آن را در شبکه در اختیار دیگران قرار داده یا بر روی آن کلید رمز گذاشته یا حتی در سطح کاربران مختلف مقدار دسترسی هر کاربر را تعیین کنید.
آشنایی با روند تکاملی نگا رشهای ACCESS برنامه های office ابتداعا روی win3.11 که تحت سیستم عامل Dos اجرا میشد به وجود امد با ورزن 1 و 2و .....و سپس با ظهور نرم افزار windows9x ،نرم افزارها ی office تحت ورزن های 97،2000،2002،2003،و بالاتر بوجود امده است.
شناسایی اصول کار با Menu Bar باید توجه داشت که همانگونه که ابزار ها متناسب با محیط اشیاء و نماها متفاوت است فرامین موجود در منو ها نیز متناسب با محیط و اشیاء و نماها مفاوت است.مثلا در محیط جدول و نمای ورود داده Data Sheet فرامین منو insert و سایر منوها ، فرامینش با نمای Design View متفاوت است.سایر محیط اشیاء و نماهای ان نیز شامل این قاعده میشود .این تفاوت را در شکل D6 و D7 می توانید ببینید.
شناسایی اصول کار با Toolbars یکی از راحتترین کارها ، انتخاب دکمه های نوار ابزار می باشد که در دسترس کاربر قرار می گیرد.از قابلیت های برنامه Access این است که متناسب با هر object ایی ابزار ان در اختیار کاربر قرار می دهد.بنابراین در شی Table نوار ابزارهای نمای Data sheet ان(شکل ِD1 ) با نوارابزارهای نمای design view ان(شکل D2) تفاوت داردبه همین ترتیب سایر شی ها نیز از این مسئله مستثنی نیست.
در صورتی که بخواهید نوار ابزاری را فعال یا غیر فعال نمائید، کافیست از منو view گزینه Toolbar را انتخاب سپس گزینه customize را انتخاب کنید.شکل D3 سپس تیک نوارهای مورد نظر را فعال یا غیر فعال کنید.شکل D4 شناسایی اصول کار با Toolbars قسمت پایین پنجره برنامه نوار خاکستری وجود دارد که به ان نوار وضعیت میگویند.
نوار وضعیت ، اطلاعات نماها و جزئیات و توضیحات درباره فیلدها و غیره را نمایش میدهد .شکل D5 شناسایی اصول کار با اجزاء تشکیل دهندهء بانک اطلاعاتی در ACCESS اکسس ابزاری برای تولید بانکهای اطلاعاتی رابطه ای است.
بانکهای اطلاعاتی امکان گردآوری انواع اطلاعات را برای ذخیره سازی ،جستجو و بازیابی فراهم میکند.
ساختار Access بر چیزی موسوم به object (شی) بنا شده است.
شی های اصلی: در محیط اکسس هر چیزی که یک نام داشته باشد یک شی تلقی می شود.
Table (جدول) QUERY (پرس وجوها Form (فرم ها) Report (گزارشها) Page (صفحه های دسترسی به داده ها) Macros (ماکروها) Modules (مدول ها) خروج از محیط اکسس: شما می توانید با انتخاب فرمان Exit از منو File از محیط اکسس خارج شوید.
پایگاه داده های نمونه در درس قبل کار با اکسس را آغاز کردیم و در مورد محیط برنامه صحبت کردیم.
در این درس قصد داریم ابتدا مختصرا در مورد Help در برنامه صحبت کنیم و سپس به صورت مفصل در مورد پایگاههای داده نمونه که در خود اکسس موجود است صحبت کنیم.
دسترسی به راهنما: راهنمای برنامه برای کسانی که آشنایی کامل به زبان انگلیسی دارند می تواند مانند یک مرجع کامل و معتبر باشد مثلا هرگاه در مورد عملکرد پایگاه داده.
طراحی جدول.
یا تعریف بازجست مشکل داشتید می توانید از راهنمای برنامه که به زبان انگلیسی ساده و روان نوشته شده استفاده کنید و مسلما در مورد سوال شما چه در خود برنامه یا تحت وب جوابی پیدا خواهد شد.
در اکسس راههای مختلفی برای دسترسی به راهنما وجود دارد که متداولترین آنها استفاده از منو Help است.که فرمامین موجود در این منو را شرح می دهیم: Microsoft access Help :