طراحى فراروندى است که کاملاً به شخص طراح بستگى دارد.
سازماندهى.
طراحى سازماندهى است.
در سازماندهى، جایگاه هر عنصر و خصوصیات آن و چگونگى ارتباط عناصر با یکدیگر مشخص مىشود.
منابع مهمترین عامل محدود کننده یک سیستم، منابعى است که توسط سیستم قابل استفاده و در دسترس است.
منابع سیستم، مجموعه عوامل داخلى یا خارجى است که فعالیت سیستم با استفاده از آنها انجام مىشود.
حل یک مسئله بزرگ از حل صدها مسئله کوچکتر تشکیل مىشود.
طراحى باید مستقل از خصوصیات فردى و موارد غیر ثابت در سیستم انجام شود.
سادهترین بخش فعالیت تجزیه و تحلیل سیستمها است.
براى انجام طراحى یک سیستم سازمانى - انسانى، تحلیلگر و طراح باید از ماهیت، روشها و ابعاد طراحى سیستم با اطلاع باشند.
در این بخش، مختصراً سعى در معرفى ماهیت طراحى سیستم، بیان روشهاى طراحى، و شناسائى ابعاد طراحى داریم.
بیان طراحى در یک بخش جداگانه و بصورت مجزا از بخش دوم (تجزیه و تحلیل سیستم)، به معناى جدا بودن این دو مبحث نیست.
بلکه طراحى بخشى از فراروند تجزیه و تحلیل سیستم است.
تنها به دلیل تنوع و پیچیدگى و حجم زیاد مباحث آن، این تفکیک صورت گرفته است.
طراحى چیست؟
این اولین سئوالى است که شما از خود مىپرسید.
آیا طراحى همان نقاشى است؟!
آیا طراحى یعنى نقشه کشى؟!
حتماً میدانید که اینطور نیست.
پس این فعالیت عجیب و غریب چیست که ما دائماً از آن صحبت مىکنیم؟
براى شناختن مفهوم طراحى ابتدا لازم است تا عواملى را که در فراروند طراحى وجود دارند بشناسیم.
این عوامل عبارتند از :
توجه به این نکته ضرورى است که بحث ما پیرامون کلمه طراحى، تنها از دیدگاه طراحى سیستمهاى سازمانى - انسانى انجام مىشود، در حالى که این کلمه، کاربرد وسیعى در علوم و زمینههاى مختلف، بخصوص در زمینههاى مهندسى دارد.
طراح.
شخصى که فراروند طراحى را انجام مىدهد.
شاید فراروندى مانند آشپزى چندان به آشپز مربوطه بستگى نداشته باشد، بلکه اصل دستورالعمل و مواد پخت غذا است.
یعنى اگر چند آشپز مختلف، با استفاده از مواد یکسان، دقیقاً دستورالعمل پخت یکسانى را انجام دهند، غذاهاى پخته شده مشابه خواهد بود (به لفظ دقیقاً توجه کنید).
اما طراحى چنین خصوصیتى ندارد.
یعنى اصولاً دستورالعمل واحد و قطعى براى آن وجود ندارد.
وقتى یک دستورالعمل براى کشیدن یک تابلو نقاشى توسط افراد مختلف اجرا مىشود، نقاشىهاى حاصله احتمالاً (یا قطعا) شبیه هم نخواهد بود.
زیرا افکار و روحیات هر فرد، در کشیدن آن نقاشى نقش موثرى را ایفا مىکند.
به همین ترتیب نیز طراحى یک سیستم با توجه به افکار، سلایق و روحیات شخص طراح شکل مىگیرد.
دو طراحى براى یک سیستم واحد که توسط دو نفر مختلف انجام شود کاملاً با هم متفاوت خواهند بود.
از همین رو، توجه به اینکه چه کسى کار طراحى را انجام مىدهد و میزان خلاقیت، ابتکار، تجربیات و توانائیهاى فکرى وى، در کیفیت طراحى ارائه شده بسیار موثر است.
سازماندهى.
در سازماندهى، جایگاه هر عنصر و خصوصیات آن و چگونگى ارتباط عناصر با یکدیگر مشخص مىشود.
فرمانده یک ارتش، در سازماندهى آن، محل استقرار لشگرهاى تحت امر خود را مشخص مىکند و تعیین مىکند که هر یک از لشگرها چگونه باید در عملیات جنگى عمل کنند و هر یک چه وظیفهاى دارند.
همچنین وى مشخص مىکند که هر یک از لشگرها و گردانها چگونه با لشگرها و گردانهاى دیگر در ارتباط باشند.
در طراحى یک سیستم نیز طراح، عناصر، اجزاء، پرسنل، منابع، فراروندها و سایر عوامل موجود در یک سیستم را سازماندهى مىکند و مشخص مىکند که هر یک در چه موقعیت فیزیکى یا منطقى باید قرار گیرند.
اهداف سیستم
طراحى بر اساس اهداف سیستم انجام مىشود.
به عبارت دیگر طراحى باید بصورتى انجام شود که سیستم طراحى شده به اهداف خود دست یابد.
اهداف سیستم در هنگام تعیین نیازهاى سیستم در فاز مطالعه و طراحى سیستم جدید تعیین مىشود.
منابع.
مهمترین عامل محدود کننده یک سیستم، منابعى است که توسط سیستم قابل استفاده و در دسترس است.
طراحى دو سیستم با نیازها و خصوصیات کاملاً مشابه، ولى با منابع متفاوت، مىتواند باهم داراى تفاوتهاى اساسى باشد.
وقتى مىخواهید براى یک مسافرت در تعطیلات برنامهریزى کنید، در دو حالت زیر از دسترسى به منابع، دو طرح کاملاً متفاوت ارائه خواهید کرد :
حالت اول - 100000 تومان بودجه در نظر گرفتهاید، اتومبیل شخصى مناسب دارید، اداره شما یک آپارتمان با تمام امکانات در شهر مورد نظر در اختیار شما قرار مىدهد.
حالت دوم - 20000 تومان بودجه در نظر گرفتهاید، اتومبیل شخصى ندارید، بلیط قطار پیدا نمىشود، هتلها و مسافرخانههاى ارزان قیمت در دو ماه اخیر جاى خالى ندارند.
فراروند طراحى، مبتنى بر منابع موجود انجام مىشود بنا بر این در هنگام طراحى باید منابع مشخص شده باشد.
فراروندها.
در طراحى، فراروندها و فعالیتهائى که در سیستم باید انجام شود، مشخص مىشود.
فراروندهائى که باید انجام شوند تا سیستم به نحو مطلوب عمل کند و به اهداف خود دست یابد.
در یک سازمان، از کوچکترین فراروند نظیر ارسال یک نامه از یک واحد به واحد دیگر گرفته تا فراروندهاى پیچیده نظیر فراروند خرید (شامل درخواست خرید و استعلام، خرید، عملیات انباردارى، عملیات حسابدارى خرید) در هنگام طراحى مشخص مىشود.
خروجىهاى سیستم.
باید مشخص شود که سیستم چه خروجىهائى را باید ارائه کند.
ورودىهاى سیستم.
براى دستیابى به خروجىها باید چه چیزهائى به سیستم وارد شود؟
عناصر موجود در سیستم.
در هنگام طراحى باید مشخص شود، چه عناصرى در سیستم باید وجود داشته باشند و هر یک داراى چه خصوصیتى هستند؟
روابط بین عناصر.
چه ارتباطى بین عناصر موجود در سیستم وجود دارد؟
محیط.
طراحى هر سیستم با توجه به محیط انجام مىشود.
باید عوامل محیطى و محدودیتها و شرایطى که سیستم باید در آن شرایط فعالیت کند، در طراحى در نظر گرفته شوند.
بنا بر این، باید محیط سیستم کاملاً شناسائى شده باشد.
طراحى باید به نحوى انجام شود که نه محیط مشکلى براى فعالیت سیستم ایجاد کند و نه سیستم محیط را دچار مشکل کند.
با توجه به این عواملى که براى طراحى ذکر شد، تعریف ما از طراحى عبارت خواهد بود از :
سازماندهى و تعیین عناصر سیستم و روابط آنها، منابع و فراروندها در جهت استحصال خروجىها از ورودیها، در تقابل با محیط، در جهت دستیابى به اهداف سیستم، با توجه به سلایق، دیدگاهها، تفکر، خلاقیت و هنر طراح.
و در یک تعریف مختصر و خلاصه:
سازماندهى عناصر سیستم در محیط، براى دستیابى به اهداف، توسط طراح.
"سازماندهى عناصر سیستم در محیط، براى دستیابى به اهداف، توسط طراح." طراح کیست ؟
با توجه به اینکه در تعریف طراحى، بر خصوصیات و توانائیهاى طراح تاکید شده بود و سلائق و افکار و خصوصیات وى مستقیماً بر طراحى انجام شده نقش موثرى را خواهد داشت، چه کسى مىتواند یک طراح خوب باشد؟
یک طراح خوب کیست؟
شخصى مىتواند فراروند طراحى را انجام دهد که یک هنرمند باشد.
یک هنرمند باید خصوصیات فوق الذکر را دارا باشد (یک هنرمند در زمینه طراحى سیستمهاى سازمانى - انسانى).
فراروند طراحى نکته مورد توجه در مورد پارامترها آنست که پارامترها معمولاً به عنوان بخشى از محیط سیستم در نظر گرفته مىشوند.
مثلاً در یک سازمان ادارى، ساعتکار، زمان پیک کارى، تعداد مراجعان و امثال آن جزء پارامترها محسوب مىشوند و در مستندات سیستم موجود و یا نیازهاى سیستم جدید درج شدهاند.
طراح با دانستن عوامل فوق الذکر و در نظر گرفتن اهداف سیستم جدید، و نیز دانستهها، معلومات، تجارب و خلاقیت خود، تجسمى از سیستم را در ذهن خود ایجاد مىکند و بر اساس آن، طرحى از سیستم ارائه مىکند طراح طرح ارائه شده را با اهداف، نیازها، معیارها، محیط، محدودیتها و منابع محک مىزند و کارائى آن را مىسنجد.
اگر طرح ارائه شده با این موارد تطابق نداشته باشد، طراح اصلاحاتى در آن اعمال مىکند و مجدداً آن را با همان موارد محک مىزند.
این چرخه آنقدر ادامه پیدا مىکند که طرح ارائه شده از تمام جنبهها قابل قبول باشد.
روش عمومى حل مسئله طراحى یک فراروند حل مسئله و تصمیمگیرى است.
در اینجا باید تفکیکى بین حل مسئله و تصمیمگیرى قائل شد.
حل مسئله فراروندى است که راهحلهاى ممکن براى ایجاد سیستم.
وقتى مىخواهید به تعطیلات بروید، با توجه به بودجه، مدت مرخصى، وضعیت آب و هوا و....
ممکن است چند امکان وجود داشته باشد.
وظیفه طراح، یافتن راهحلهاى ممکن است.
اما اینکه کدامیک از راهحلها انتخاب شود، فقط بر عهده طراح نیست.
تمام اعضاء خانواده شما در این باره نظر خود را اعلام مىکنند و ممکن است انتخاب نهائى توسط همسر شما انجام شود.
در سازمان نیز طراح، بهترین راهحلها و مواردى که درصد موفقیت آنها بیشتر از سایر راهها است، تعیین کرده و در یک مجموعه انتخابى به مدیریت ارائه مىکند.
مدیریت در نهایت ممکن است راهحل مناسب را از بین راهحلها انتخاب کند البته در برخى از موارد نیز طراح با توجه به راهحلهاى موجود ممکن است لزومى به اینکار نبیند و خود راساً به تصمیمگیرى اقدام کند.این موضوع بستگى به شرایط و - در چنین مواردى طراح باید عواقب مسئله را نیز مد نظر داشته باشد و از اقدام خود مطمئن باشد.
براى حل مسئله باید از روشى سازمان یافته و مشخص استفاده کرد.
طراح ابتدا با مسئله پیچیدهاى سروکار دارد که لازم است تا اجزاء آن مشخص شود.
تنها مشخص کردن اجزاء کافى نیست، بلکه رابطه بین اجزاء و ساختمان آن نیز باید مشخص شود.
پس از آن طراح مىتواند براى هر یک از اجزاء مسئله، راهحلى را مشخص کند.
تصمیمگیرى در انتخاب راهحل مناسب در این نقطه انجام مىشود.
طراح ممکن است براى حل زیر مسئله E، چند راه مختلف ارائه دهد و یکى از آنها توسط مدیریت به عنوان راهحل E انتخاب شود.
اما راهحلهاى مطرح شده هنوز سازمان نیافتهاند و هر یک به صورت مجزا براى حل هر یک از اجزاء سیستم کاربرد دارند.
باید راهحلها بهگونهاى با هم ترکیب شوند که حل کل مسئله ممکن شود.
براى اینکار طراح همان فراروندى را که براى شکستن مسئله انجام داده بود به صورت معکوس طى مىکند.
یعنى با سرهم کردن راهحلها و تعیین ساختمان راهحل، راه حل پیچیده را براى حل مسئله پیچیده ایجاد مىکند.
باید توجه داشت که ساختمان راهحل، لزوماً همانند ساختمان مسئله نیست.
ولى باید با آن تطابق داشته باشد.
با جمع بندى مطالب بیان شده، روش عمومى حل مسئله، همانطور که در فصل هفتم نیز مطرح شد، در مراحل زیر خلاصه مىشود: 1- تعیین مسئله به صورت واضح و شناسائى و رفع نکات مبهم.
به گونهاى که اگر مسئله را براى شخص دیگرى توضیح دهید، به سادگى متوجه شود.
2- تفکیک مسئله بزرگ به مسئلههاى کوچکتر، تا حدى که مسائل کوچک حاصله به سادگى و بدون هیچ ابهامى قابل حل باشند.
3- تجزیه و تحلیل مسئله در حالتهاى احتمالى ممکن.
4- بررسى و ساده کردن راهحلها و حالتهاى مشابه و متضاد، براى حذف برخى حالتهاى ممکن.
5- برسى اهمیت هر یک از راهحلها و خصوصیات آنها و مزایا و معایب هر یک.
6- انتخاب بهترین راهحل.
7- راهحل انتخاب شده براى مسائل کوچک را در حل مسئله سطح بالاتر بکار ببرید و در صورت لزوم مجدداً راهحل مسئله کوچکتر را مورد بررسى و تغییر قرار دهید تا با راهحل مطرح در سطح بالاتر سازگار باشد.
چگونگى طراحى طراح باید در هنگام طراحى، موارد زیر را مشخص کند: نقاط تصمیمگیرى.
نقطه تصمیمگیرى نقطهایست که در آن یک فرد یا یک مکانیزم خودکار باید به عنوان واکنش در مقابل اطلاعات ورودى، تصمیمگیرى نماید.
نقاط تصمیمگیرى نقاط کلیدى یک سیستم هستند.
تشخیص ضرورت و اولویت، تامین اعتبار، کنترل کیفى کالا نقاط تصمیمگیرى هستند.
نقاط کنترل.
نقاط کنترل نقاطى هستند که کنترل عملکرد فعالیتها و عناصر موجود در سیستم در آن نقاط قابل انجام است.
مثلاً هنگام تحویل کالا به درخواست کننده در یک سیستم انباردارى، مىتوان وضعیت کالاى تحویلى و هویت فرد تحویل گیرنده را کنترل نمود.
بنابر این، نقطه تحویل کالا یک نقطه کنترل است.
معمولاً در تمام نقاط تصمیمگیرى، کنترل نیز اعمال مىشود.
مثلاً در همان کلیه نقاط چهارگانه تصمیمگیرى، نقطه کنترل نیز هستند.
اما علاوه بر آن، کنترل مىتواند در بخشهائى غیر از نقاط تصمیمگیرى نیز انجام شود.
(همانند همان نقطه تحویل کالا به درخواست کننده).
سلسله مراتب اجزاء و عناصر سیستم و ارتباط بین اجزاء.
اولویتها.
طراح باید مشخص کند که در سیستم مورد نظر چه چیزهائى داراى اولویت بیشترى هستند.
مثلاً : وقت انسان بر وقت کامپیوتر ارجحیت دارد، یا وقت ارباب رجوع ارزش بیشترى تا وقت پرسنل دارد، وقت متخصص بر وقت غیر متخصص داراى ارجحیت است، صرفهجوئى در هزینه بیشتر از سرعت انجام کار اهمیت دارد.
وظایف غیر ضرورى و تکرارى.
طراح باید مشخص کند که چه کارهائى لازم نیستند و یا اینکه چه کارهائى بصورت تکرارى انجام مىشوند و مىتوانند حذف شوند.
کوششهاى بى جهت.
بسیارى از اوقات، فعالیتهائى که در یک سازمان پیرامون یک عمل خاص انجام مىشود، جهتگیرى و هدف مشخصى ندارند.
مثلاً در یک سازمان، فرمهاى مختلفى پیرامون صدور مجوز تکمیل و بایگانى مىشوند.
اما معلوم نیست که این فرمها چگونه استنتاج مىشوند و چگونه مورد بررسى و دستیابى قرار مىگیرند و اصلاً کجا از این اطلاعات استفاده مىشود.
وظایف نامربوط.
برخى از فعالیتها که توسط یک واحد انجام مىشوند، از وظایف واحد دیگرى است.
طراح باید چنین مواردى را بیابد و در طراحى