شاید شما از خودتان بپرسید چرا باید محل کار ما یک ساختمان حتما" اداری باشد؟
چوابها معمولا" یکسان هستند .مثلا" می گویند چون با سایر همکاران در آنجا هستیم وبه کار فروش یا خدمات می پردازیم.
یا درآن مکان نیز می توانیم سوالات کاری خودمان را ازهمکاران بپرسیم.
اما سوال اینجاست، اگر قرارنباشد برای کار کردن و گرفتن جواب سوالات خود به محیط کاری فیزیکی برویدچه مسئله یا مسائلی پیش می آید ؟
به جای همه این هم امکانات یک محیط الکترونیکی ایجاد شود و هر کس بتواند کار خود را از هر نقطه ای از دنیا به راحتی از طریق کانالهای ارتباطی مثل اینترنت کارهای خویش را انجام دهد .
اگر این کارها انجام شود بدانید که اولین گام را در ایجاد سازمانهای مجازی برداشته اید.
● گامهای دیگر برای اجرای فرایندهای سازمانهای مجازی.
▪ چه عواملی باعث می شود که یک سازمان مجازی متفاوت باشد ؟
اولین و مهمترین عامل همان حذف عاملهای زمانی و مکانی است .
یعنی اینکه دیگر شما سد و مانعی به نام زمان و مکان در انجام کارهای خود، ندارید هر وقت بخواهید و هر جا بخواهید می توانید کار خود را انجام دهید .
تمرکز فوق العاده برای خدمات و تولیدات جدید به خصوص آنهایی که ما در آنها قصد داریم فقط به پیشرفت برسیم و تمرکز روی کاهش هزینه نداریم یعنی اینکه نمی خواهیم فقط کاهش هزینه کنیم .
▪ چه عواملی برای ایجاد یک سازمان مجازی انجام می گیرد .
۱) تغییر و تحول مدام در سازمانها ی مجازی صورت می گیرد .
۲) اهداف به یک سو گرایش می یابند .
۳) بهره گیری از علم برای ایجاد محصول جدید و یا نوع آوری جدید صورت می گیرد .
۴) ایجاد تغییر سریع و انعطاف آسان با تغییر و جابجایی همکاران .
▪ چه اهدافی در ایجادیک سازمان مجازی دخیل اند ؟
اغلب این گامها برداشته می شود :
۱) اغلب کاهش هزینه به میزان خیلی زیاد در تاسیس سازمانهای مجازی صورت می گیرد، مهمترین دلیل آن هم این است که دیگر ساختمانهای آن چنانی برای سازمان نیاز نیستند .
۲) بهره گیری از دانش و تجارب همدیگر برای افزایش سود آوری و کاهش هزینه های کلی .
۳) در این مرحله سازمان مجازی شکل می گیرد .
و کلیه همکاران از تجارب همدیگر استفاده می کنند تا اینکه ابداع و نوع آوری جدیدی شکل گیرد .
البته این نکته مهم قابل ذکر است که ایجاد سازمانهای مجازی در تمام قسمتهای آن صورت نخواهد گرفت بعضی بخشها هستند که امکان مجازی شدن را ندارند.
● اجزای یک سیستم مجازی عبارتند از :
▪ سیستم های مجازی : در این قسمت وظایف تیم ها و افراد تیم که برای یک سیستم مجازی لازم است مشخص می شود .
▪ آزمایشهای مجازی : در این بخش تاثیر عوامل مختلف بر سازمان مجازی بحث و بررسی و آزمایش و اندازه گیری می شود .
▪ اداره مجازی : در این قسمت یک سری وظایفی که اداره مجازی یا یک سیستم مجازی دارد ، مشخص می شود .
▪ فروشگاههای مجازی : شامل فروشگاههایی هستند که قابلیت انعطاف خیلی سریع برای محصولات متنوع دارند .
▪ سازمان مجازی: این قسمت در واقع آخرین مرحله از مجازی سازی است که کل سازمان، مجازی شده است.
▪ در تمامی موارد، سیستم مجازی، به موارد زیر اشاره می کند:
تغییر و تحول دائمی .
خویش مدیریتی در تیم ها و بخشهای مختلف .
دانش غیر ساختاری اما همگرا شده .
چرا مجازی سازی صورت می گیرد؟
یا چه عواملی باعث می شود که ما سازمان مجازی ایجاد کنیم ؟
▪ این عوامل شامل :
محلی سازی ؛ با پیشرفتهای زیاد میل به مشتریان محلی افزایش می یابد .
دسترسی به منابع .
ایجاد کمیته های عالی .
نیاز به تغییرات سریع و مداوم .
افزایش تولیدات و محصولات و خدمات تخصصی .
افزایش ملزومات برای استفاده از دانش تخصصی .
کار الکترونیکی .
در یک سازمان مجازی برای ارتباط، از یک سری ارتباطات کامپیوتری استفاده می شود، که به صورت الکترونیکی است .
شما می توانید با استفاده از تکنیکهای الکترونیکی به عنوان مدیر، فرایندهایی که در سازمان توسط کاربران و کارمندان انجام گرفته یا می گیرد را، کنترل نمائید.
همچنین می توانید از یک سری سیستمهای شبکه به نام:Electronic Workspace Network ، سیستمهای کامپیوتری، کارمندان را به همدیگر ربط دهید.
تا اینکه در کل، وظایف و ماموریت سازمان انجام شود.
● ساختاریک فضای کاری الکترونیکی چگونه است ؟
ساختار، یک فضای کاری الکترونیکی است که در واقع همان آیینه تمام نمای سازمان است.
این ساختارها باید به راحتی پیشرفت کنند و به سازمان مجازی ادغام شوند.
برای اینکه تمامی این اهداف تحقق یابد، باید تمامی بخشها با همدیگر تعامل دو طرفه داشته باشند.
تا به عبارت فلسفی سازمان نایل گردند.
▪ فضاهای الکترونیکی باید این عوامل را آسان سازی کنند:
ایجاد قوانین مربوط به آسان سازی کارها
ایجاد پرونده های جدید
ایجاد لینکهای ارتباطی بین مردمی
وظایف معمولی ساختارهای مجازی اینگونه است:
۱) ایجاد یک سیستم تولید که توانایی این را داشته باشد که کارها را به صورت مرحله ای و دقیق انجام دهد یعنی اینکه وقتی مرحله ای تمام شد وارد مرحله بعد شویم.
۲) ایجاد یک سیستمی که در آن مردم و مراجعان بتوانند مسائل و مشکلات خود را به راحتی و به سهولت با مراجع ذیربط مطرح نموده و کاملا" راهنمایی شوند.
سازمانهای مجازی سرعت شاید مهمترین ثروت در هزاره سوم و عصر جدید موسوم به عصر اطلاعات باشد.
برای کاستن زمان پاسخگویی و بهبود انعطاف‌پذیری، باید شکل کاملا جدیدی از سازمانها بوجود آیند.
سازمانهای مجازی که امروزه با سرعت بالایی در حال شکل‌گیری هستند می‌توانند پاسخی به این نیازهای جدید باشند.
تحول الکترونیکی به طرق مختلف تجارت را تغییر داده است .
ساختارهای سازمانی سنتی ، دیگر نمی‌توانند با این تحولات سازگار باشند.
سرعت روز افزون جهانی سازی و تغییرات شدید ، نیازمندی به یک ساختار تجاری که بتواند این شرایط را به بهترین وجه بکار گیرد، حیاتی ساخته است.
عدم توجه بسیاری از شرکتها به این شرایط جدید باعث ورشکستگی آنها شده است.
بازار جدید نیازمند سازگاری مداوم و واکنشهای فوری است.
سرعت هم‌اکنون یک شاخص رقابتی است و در نتیجه مدل قدیمی و کلاسیک تجارت رنگ خواهد باخت.
امتیازات رقابتی گذشته دیگر دوام ندارد، استراتژیهای مبتنی بر هزینه به سختی باقی مانده و دوام می‌آورند.
سازمانها و شرکتهایی که در یک سازمان حجم وسیعی از فعالیتها را انجام می‌دادند، جای خود را به شرکتهای کوچکی داده‌اند که برای جلب رضایت مشتریانشان روی فعالیت خاصی متمرکز شده‌اند.
در بازار و عصر جدید سازمانهایی که از دانش، افراد متخصص و فناوریهای روز به خوبی استفاده نمایند موفق‌تر هستند.
کوچک شدن، مهندسی مجدد و تمرکز، برخی از رویکردهایی هستند که شرکتها برای شناسایی فعالیتهای بدون ارزش افزوده روی آنها حساب می‌کنند.
فعالیتهای اقتصادی شبکه‌ای و تبادل اطلاعات اقتصادی فواید زیادی را برای استراتژی منبع یابی بیرونی به ارمغان آورده است.
طبق تعریف سازمانهایی که دارای سرمایه‌های غیر ملموس مشخص بوده و از مرزهای سنتی فراتر رفته‌اند، سازمانهای مجازی نام دارند.
چنین سازمانهایی در تجارت خود از شرکای خارجی استفاده می‌کنند، که به آنها دست اندرکاران سازمان مجازی می‌گویند.
در حقیقت یک سازمان مجازی یک سازمان مبتنی بر شبکه است.
برای اینکه یک سازمان خود را از ساختار موجود خارج ساخته و به حالت مجازی درآید نیازمند تغییرات سازمانی و تجدید ساختار در فرآیندها و عملکردهای سازمانی است که این امر با توجه به مقاومت طبیعی افراد در مقابل تغییر بسیار مشکل خواهد بود.
با تعریف کامل‌تری می‌توان بیان کرد که سازمان مجازی یک نوع خاصی از سازمان شبکه‌ای است که با استفاده از آخرین فناوریهای ارتباطی و اطلاعاتی مانند اینترنت واینترانت مراودت و همکاری با اشخاص و سازمانهای دیگر را خارج از فضا، زمان و مرزهای سازمانی امکان پذیر می‌سازد.
ویژگیهای سازمانهای مجازی مبتنی بر اطلاعات است.
غیرمتمرکز است ولی از نظر فناوری شدیدا متمرکز عمل می‌کند.
تمرکز فعالیتهای سازمان مجازی حول شایستگی‌های منحصر به فرد آن می‌باشد.
انعطاف‌پذیر، چابک و سریعا قابل انطباق است.
سرمایه‌گذاری‌های آن بهینه بوده و هزینه‌های سربار در آن حذف می‌شود.
خلاق، پویا، سازگار و همراه با ساختاری مجازی مبتنی بر کار گروهی است اهداف عمده سازمانهای مجازی بهره‌برداری به موقع از انواع منابع موجود در بازار به منظور ارتقاء کیفیت و افزایش ارزش محصول به کارگماردن نیروی کار متخصص از هر قشر، طبقه، تخصص و ملیت ایجاد نظارت درونی و خود جوش که تنها از محیطی بدون ابهام، قدرتمند و دارای اصول اجرایی مشترک و اعتماد قلبی و واقعی بر می‌آید.
ساختار سازمانهای مجازی «سازمان مجازی» نوع جدیدی از سازمانهای آینده را معرفی می‌کند.
ساختار این سازمانها به صورت واحدهای کوچک، خودکفا و منعطف، همراه با سیستمهای ارتباطی پیش‌رفته است.
در سازمانهای مجازی، این واحدهای کوچک و خودکفا به یاری سیستمهای ارتباطی و اطلاعاتی که به سرعت اعجاب‌آوری درحال پیشرفت هستند، با یکدیگر پیوند خورده و شبکه‌ای عظیم از سازمانها را به‌وجود می‌آورند.
این مقاله ابتدا به تشریح سازمان مجازی و ویژگیهای آن پرداخته و سپس به بررسی انواع متداول ساختار در این سازمانها و کارکرد آنها در بازارهای آینده می‌پردازد.
سازمانهایی با ساختار شبکه‌ای(NETWORK STRUCTURE) و سازمانهای بدون مرز(BARRIER-FREE) نمونه‌ای متفاوت از مقوله‌ای واحد به نام سازمان مجازی هستند.
(نمودار شماره یک) در سازمانهای شبکه‌ای، ساختار سازمانی حالت دائم نداشته و می‌تواند براساس نیازهای احساس شده، شکلهای مختلفی به خود بگیرد و شرکای جدیدی را به کار دعوت کند.
در این نوع ساختار، دسترسی به بازارهای بین‌المللی آسان می‌شود و از آنجایی که هریک از شرکا بهترین صلاحیتها و تخصصها را به سازمان شبکه‌ای می‌آورد، مجموعه‌ای از بهترینها ایجاد می‌شود.
اما سازمان بدون مرز که برخی از نویسندگان، آن را سازمانی بدون ساختار نامیده‌اند، به زعم بی‌ساختاری نیاز محیط امروز است.
در این شیوه برخورد، سازمان با انعطاف کامل شکلی پیدا می‌کند که متناسب با شرایط متحول است و امکان عمل در دوره‌های کوتاه‌مدت را نیز دارد.
سازمانهای موثر هر روز باید به شکل تازه درآیند و در این فرایند ساختار سازمانی مهم نیست بلکه مدیران باید بتوانند مشترکاً با افراد مستعد و هوشمند به‌کار بپردازند و افرادی را که از سازمانها و واحدهای مختلف آمده‌اند را با یکدیگر همراه و هماهنگ سازند و سازمانهای موفقی به‌وجود آورند.
(الوانی 1377) هر سازمان، چیزی بیش از مجموعه فرآورده‌ها و خدمات است.
سازمانها، جوامعی انسانی هستند که مانند هر جامعه دیگری دارای ساختار، فرهنگ، قوانین و روابط خاص خود است.
در دهه‌های گذشته به دلیل توجه صاحبان تولید به سود و افزایش تولید، سازمانها بیشتر به صورت مکانیکی و مقررات خشک سازماندهی، اداره می‌شدند و اغلب دارای ساختاری ثابت بوده‌اند.
امروزه تغییرات گسترده و پیشرفتهای به‌دست آمده در عرصه تکنولوژی اطلاعاتی چنددهه گذشته، ضرورت تجدیدنظر در مسائل مختلف ازجمله ساختارهای سازمانی را اجتناب‌ناپذیر کرده است.
به کارگیری تکنولوژی اطلاعاتی نظیر اینترنت، پست الکترونیک و همچنین فراگیر شدن استفاده از کامپیوتر و شبکه‌های کامپیوتری و ارتباطات کلامی و تصویری مستقیم بدون درنظر گرفتن فاصله‌ها، باعث شده تا شکلهای سازمانی جدید پا به عرصه وجود بگذارد که ماهیتی کاملاً متفاوت با سازمانهای سنتی، بزرگ و دیوانسالاری دارند.
از سازمانهای مجازی تعاریف متعددی ارائه شده است.
انجمن حسابداران مدیریت کانادا معتقد است که انعطاف تنها ویژگی سازمان مجازی است.
چارلز هندی معتقد است که در سازمانهای مجازی، لازم نیست همه افراد در یک مکان حضور داشته باشند تا بتوانند خدمات خود را عرضه کنند.
سازمان وجود دارد ولی شما آن را نمی‌بینید، آن یک شبکه است نه یک دفتر.
(چارلز هندی - 1991) دیونپورت اعتقاد دارد که: سازمان مجازی بسیاری از فعالیتهای خود را از منابع خارجی تامین می‌کند و ساختاری به‌وجود می‌آورد که در آن به جای انجام وظایف سنتی در هر واحد داخلی، واحدهای خارجی عهده‌دار انجام آن وظایف می‌شوندFRANK .) (2001 بحث سازمانهای مجازی برای اولین بار توسط موشیویتز(MOWSHOWITZ) به صورت بحث کاملاً آکادمیک در سال 1986 ارائه شد.
بعد از وی، محققان دیگر به بحثهای متنوع از مفهوم سازمانهای مجازی پرداختند که به‌طور مثال می‌توان به بحثهای شرکتهای مجازی توسط فگل و کولدمان، عملکرد مجازی توسط هاردیگر و کارخانجات مجازی توسط مک‌آفی و آبتون نام برد.(2001FRANK ) همه این محققان، تکنولوژی اطلاعاتی و ارتباطی را به عنوان یک پیش‌نیاز و یا حتی مغز الگوی سازمانی مجازی معرفی کرده‌اند.
در سال 1997، میوز دو جهت اصلی «شرایط بازار درحال تغییر و قابلیت انعطاف برای حرکت» را برای حرکت به سوی سازمانهای مجازی مشخص ساخت.
به‌طورکلی، در تحقیقات مختلفی که توسط دانشمندان در گذشته و حال درمورد سازمانهای مجازی ارائه شده است، همگی بر این اعتقاد هستند که سازمانهای جدید قابل رؤ‌یت نیستند.
از این پس لازم نیست که همه افراد موردنیاز در یک زمان و یک مکان جمع شوند تا کار معینی انجام