دانلود مقاله پرت در برنامه ریزی و مدیریت

پرت در برنامه ریزی و مدیریت

چکیده

مدل های شبکه ای برنامه ریزی که جزء ابزارهای کنترل پروژه نیز محسوب می شوند عبارتند از: پرت، سی پی ام و برنامه ریزی خطی، گرچه پرت و سی پی ام در اصول بسیار شبیه هم هستند ولی دارای تفاوتهایی نیز می باشند.

فن ارزیابی و بازنگری برنامه (پرت) به عنوان ابزار مدیریت در جهت مشخص کردن و هماهنگ نمودن کاری که باید انجام شود تا اهداف پروژه در زمان تعیین شده تحقق یابد عمل می کند.

در ارزیابی به کمک پرت از علایمی استفاده می شود که عبارتند از: 1- فلش (à) نشانگر فعالیت 2- فلش نقطه چین (…..) نشانگر فعالیت مجازی 3- اشکال هندسی (اغلب دایره) نشانگر رویداد.

در این روش برای محاسبه کل زمان موردنیاز به منظور تکیمل پروژه سه برآورد زمانی (کمترین زمان، زمان محتمل و بیشترین زمان) در نظر گرفته می شود.

افزون بر این در روش پرت، در برخی از موارد برای انجام یکسری محاسبات و برآوردها از متخصصان آمار استفاده شده که ایشان، فرمولهایی برای حل مسائل مربوط به آن محاسبات ارائه داده اند.

مقدمه:

مدل های شبکه ای برنامه ریزی عبارتند از تکنیک ارزیابی و بازنگری برنامه (پرت)1، روش مسیر بحرانی (سی پی ام)2 و برنامه ریزی خطی (تکنیک ارزیابی و بازنگری گرافیکی)3

- برنامه ریزی خطی روش مخصوصی است که در سال های پس از جنگ جهانی دوم برای تعیین راه کاربرد منابع موجود برای دستیابی به هدفی مطلوب به کار گرفته شده است.

این روش، روشی است که برای انتخاب بهترین ترکیب متغیرها از میان تعداد زیادی ترکیبهای ممکن به کار می رود.

استفاده از این روش در صورتی امکانپذیر است که بین متغیرهای مزبور ارتباط خطی وجود داشته باشد.

ارتباط خطی موقعی وجود دارد که تغییر معینی در یک متغیر منتهی به تغییر متناسبی در متغیر دیگر شود.

آشنایی با روش پرت و سی پی ام

- روش سی پی ام نخستین بار توسط دو نفر به نامهای جی.ای.کلی و ام.آر.واکر در ارتباط با طرح تحقیقاتی شرکت دوپونت برای برنامه ریزی ساختمانی تهیه شد.

- روش پرت اولین بار در پروژه موشک پولاریس به کار برده شد و موفقیت آمیز بوده است، این روش بیشتر برای پروژه های توسعه ای و تحقیقاتی که در آنها معمولاً اطلاعات کمتری در مورد هر فعالیت وجود دارد به کار می رود.

دو روش پرت و سی پی ام از نظر اصول بسیار شبیه هم هستند و برنامه ریزانی که با یکی از این دو فن آشنا باشند مشکل اندکی برای هماهنگی با فن دیگر دارند.

ولی این دو روش تفاوتهای مهمی نیز با یکدیگر دارند.

در سی پی ام تاکید بر فعالیت هایی است که باید انجام شود اما در پرت تاکید بر دانسته های مربوط به تکمیل این فعالیتهاست تفاوت دیگر این است که در پرت بنابر فرض، واریانس توزیع زمانی فعالیت ها نسبتاً زیاد است برعکس در سی پی ام فرض می شود که واریانس مدتهای انجام فعالیتها چنان کوچک است که می توان آنها را قطعی در نظر گرفت.

گفتنی است که چون برای ارزیابی توزیع های خاص پرت، دانسته های مطمئنی وجود ندارد لازم است که بر اساس محتمل ترین، بدبینانه ترین و خوشبختانه ترین برآورد از مدت انجام هر فعالیت، میانگین و واریانس ویژه ای را فرض کرد.

در این مقاله تلاش شده تا با معرفی فن پرت به مدیران، زمینه برای استفاده هرچه بیشتر از این تکنیک فراهم آید.

بدیهی است آنچه در اینجا آمده، تنها مختصری از فن پرت می باشد علاقمندان برای کسب اطلاعات بیشتر می توانند به کتب مربوطه مراجعه فرمایند.

ویژگی های روش پرت:

- پرت را می توان در هر فعالیتی که نیاز به برنامه ریزی، کنترل و کار منسجم برای دستیابی به اهداف و اتمام کار در زمان تعیین شده داشته باشد به کار برد.

- برای انجام به موقع هر کار بر اساس برنامه پیش بینی شده، فعالیتهای متعدد و گوناگون شرکت دارند.

همچنین در این فعالیتها، عوامل متعدد ناشناخته ای وجود دارد.

روش پرت، اطلاعات آماری لازم را درباره این عوامل ناشناخته در اختیارمان می گذارد.

- پرت اطلاعات لازم برای تصمیم گیری را در اختیار مدیران قرار می دهد ولی نمی گوید.

چگونه منابع و یازمان را تغییر دهند.

- در برنامه ریزی به کمک پرت، از علائم و نشانه هایی استفاده می شود که آشنایی با آنها برای تفهیم مطلب ضرورت است:

الف) فعالیت: فعالیتها اجزای اصلی متشکله یک برنامه یا پروژه می باشند.

این اجزا از یک زمان مشخص شروع شده و در زمان معین خاتمه می یابند و انجام آنها نیاز به صرف هزینه و زمان دارد فعالیتها در پرت به صورت ( ) نشان داده می شوند و معمولاً مشخصات فعالیت در قسمت بالای فلش و زمان انجام آن در قسمت زیر فلش درج می گردد.

جهت فلش، جهت انجام فعالیت ها را نشان داده و طول آن هیچگونه رابطه ای با زمان انجام فعالیت ندارد.

فعالیت پرت انجام واقعی کار است.

فعالیت، بخش زمان بر شبکه پرت است و به نیروی انسانی، مصالح، فضا، وسایل و سایر منابع نیاز دارد.

ب) فعالیت مجازی: فعالیت مجازی به صورت (     ) نشان داده شده و هیچگونه زمان و هزینه ای را در بر ندارد.

این علامت برای نشان دادن ارتباط بین فعالیتها در موارد ضروری بکار می رود.

ج) رویداد: رویداد نشانگر آغاز و انجام یک فعالیت است.

(رویداد انجام واقعی کار نیست.)

رویداد محتاج هزینه یا زمان نمی باشد و در شبکه به صورت یک دایره (یا دیگر اشکال هندسی) نشان داده می شود.

رویدادها به وسیله شماره ای که در داخل دایره نوشته شده مشخص می گردند.

ترتیب رویدادها به وسیله فلش مشخص می شود و نه شماره رویدادها.

برای ترسیم شبکه باید موارد زیر را رعایت نمود:

1- هر فعالیت در شبکه با یک رویداد شروع شده و به یک رویداد ختم می شود.

بنابراین شبکه به عنوان مجموعه ای از فعالیت ها دارای یک رویداد آغاز پروژه و یک رویداد انجام پروژه می باشد.

ضمن اینکه هر فعالیت آغاز و انجام مشخصی دارد.

2- شماره رویدادها نباید تکرار شوند.

3- قبل از شروع یک فعالیت، تمامی فعالیت های بلاواسطه ماقبل آن باید تمام شده باشند.

4- بین دو رویداد فقط باید یک فعالیت قرار گیرد.

5- فعالیت ها باید طوری در شبکه قرار گیرد که ایجاد حلقه 4 نشود، قرار گرفتن فعالیتها به صورت شکل زیر اشتباه است.

پس از ترسیم شبکه پرت لازم است برآورد زمان انجام هر یک از فعالیتها تعیین گردد.

هر مدیر پروژه می داند که با نزدیکتر شدن زمان تعیین شده برای پایان کار، معمولاً وقت بیشتری برای اتمام کار لازم است.

در چنین شرایطی معمولاً عبارت اگر یک هفته دیگر هم وقت داشتیم شنیده می شود.

*********************************

برای جلوگیری از این وضع ناگوار، پرت به شما کمک می کند تا کمبودهای احتمالی زمان را مدتها قبل از رسیدن به نیاز واقعی یا زمان تعیین شده (تاریخ قطعی) پیش بینی کنید.

بدین منظور می توانید برای هر فعالیت سه برآورد زمان، توسط فردی که با آن فعالیت خاص آشنایی دارد انجام دهید.

سپس با استفاده از روش پرت این برآوردها را جهت محاسبه کل زمان موردنیاز برای تکمیل پروژه به کار می برید.

فردی که با فعالیت مورد نظر آشنایی بیشتری دارد سه برآورد زمانی به شرح زیر ارائه می دهد:

کمترین زمان، حداقل زمان ممکن برای انجام فعالیت.

(زمان لازم برای تکمیل فعالیت چنانچه کار طبق پیش بینی و به خوبی پیش برود.)

- زمان محتمل بهترین برآورد مدت زمان انجام فعالیت.

(برآوردی که ابتدا داده می شود.)

بیشترین زمان، حداکثر مدت زمان ممکن برای اتمام فعالیت.

(زمان لازم برای مواقعی که همه چیز در طول انجام کار دچار اشکال شود (بجز حوادث)

برآوردهای سه گانه فوق باید بر اساس روز، هفته و یا ماه باشند.

برآوردها، روزهای تقویمی (نه کاری) را نشان می دهند.

برآوردهای زمانی تهیه شده بعداً نباید تغییر کنند مگر وقتی که در پروژه تغییراتی داده شده و یا منابع مورد استفاده تغییر کنند.

وقتی برآورد سه زمان برای انجام یک فعالیت ارائه شود در واقع یک منحنی توزیع مطابق یکی از اشکال زیر تشکیل می گردد که در آن a- برآورد کمترین زمان b=, برآورد بیشترین زمان m=, برآورد زمان محتمل و te= میانگین زمان صرف شده برای انجام فعالیت.

موقعیت نسبی b,m,a در منحنی توزیع به مقادیر عددی که توسط برآوردکننده به آنها تخصیص داده می شود بستگی دارد و مقادیر te به وسیله موقعیت نسبی b,m,a تعیین می شود.

از این رو موقعیت te بین دو طرف (حداقل و حداکثر) به قضاوت برآوردکننده بستگی دارد.

متخصصین آمار برای برآورد te برای انواع توزیع، معادله زیر را وضع کرده اند: هرچه فاصله بین برآوردهای کمترین و بیشترین (دامنه توزیع) بیشتر باشد، عدم اطمینان درباره فعالیت نیز بیشتر است در اینجا باید دوباره از متخصصین آمار برای انجام پاره ای از محاسبات ریاضی کمک بگیریم آنها برای تشریح عدم اطمینان در زمینه توزیع، واژه واریانس (یا متغیر) را به کار می برند.

اگر واریانس زیاد باشد برآورد تا حدی که موضوع زمان اتمام یک فعالیت مطرح است دقت کافی دارد.

معادله ای که با استفاده از آن واریانس را برآورد می کنند عبارتست از: TE یک رویداد زودترین زمان ممکن وقوع آن رویداد را نشان می دهد.

برای محاسبه TE باید te مربوط به فعالیت هایی را که به رویداد مورد نظر ختم می شوند جمع کرد توجه کنید که TE برای رویداد 1 معادل صفر است.

(te را همیشه باید بالای فلش نوشت و TE را بالای هر رویداد) مثلاً در شکل بالا، te فعالیتی که رویداد 1 را به رویداد 2 متصل می کند ده هفته است پس زمانی که انتظار داریم به رویداد 2 برسیم 10 هفته بعد از شروع پروژه است یعنی 10=TE.

در این شبکه دو مسیر برای رسیدن به رویداد 4 وجود دارد مسیرهای 1،3،4 و 2،4،TE1 مسیر اول 15 هفته و TE مسیر دوم 16 هفته است.

مسیری که زمان بیشتر لازم دارد نشانگر زودترین زمانی است که می توان برای رسیدن به یک رویداد انتظار داشت پس در اینجا مسیر 4،2،1 را انتخاب می کنیم.

TL دیرترین زمانی است که یک رویداد باید تکمیل شود تا پروژه طبق برنامه انجام گیرد.

این زمانها از روی زمانهایی که از قبل برای اتمام پروژه در نظر گرفته شده است ویا زمان تعهد شده در قرارداد به دست می آیند، و Ts برای زمان اتمام پروژه یا موعد تعهد شده در قرارداد به کار می رود.

دیرترین زمان مجاز باید منطبق با زمان تعیین شده باشد Ts=TL برای محاسبه TL از آخرین رویداد شروع و به سمت رویداد 1 باید حرکت کنید.

برای محاسبه TL یک رویداد باید مقدار te را از مقدار TL رویداد بعدی کسر کنید.

اگر بیش از یک TL به دست آید عدد کوچکتر را انتخاب کنید.

مثلاً در اینجا TL=16 است و te رویداد 3 به 4 برابر 12 است پس: 4=16-12 این 4 هفته، TL رویاد 3 است (که باید مانند Ts در پائین رویداد نوشته شود) و TL رویداد 2 به 4 برابر 10 هفته است و ما کوچکترین TL یعنی 4 هفته را انتخاب می کنیم.

زمان آزاد یک رویداد برابر است با TE ، TF=TL این زمان آزاد در تجزیه و تحلیل پروژه اهمیت دارد.

در شکل بالا محاسبه TF بدینگونه است: TF=TL-TE TF مثبت نشانه شرایط جلوتر از برنامه است (منابع اضافی) TF=4-3=1 TF صفر نشانه حالت پیشرفته طبق برنامه است (منابع کافی است ولی ضریب ایمنی وجود ندارد یعنی در اینجا هیچگونه وقت یا پول اضافی برای صرف کردن بر روی کار وجود ندارد).

TF=16-16=0 TF=10-10=0 TF منفی نشان هشرایط عقبتر از برنامه است.

(کمبود منابع) شبکه پرت جاهایی را که منابع اضافی وجود دارد که می توان آنها را تعدیل کرد همچنین جاهایی که می توانند مشکل آفرین شوند یعنی جاهایی که مقدار TF صفر یا منفی است را مشخص می کند در واقع هرچه مقدار TF کمتر باشد امکان بحرانی تر شدن آن رویداد بیشتر است.

لازم است توجه فرمائید که: 1- مسیر بحرانی بیشترین زمان را در رسیدن از رویداد اولیه به رویداد نهایی لازم دارد.

2- هر رویداد که در طول مسیر بحرانی دیرتر به انجام برسد موجبمی شود رویداد نهایی نیز همان قدر دیرتر انجام گیرد.

برنامه ریزان شبکه همواره می کوشند تا با متعادل ساختن مسیرها و جابجایی امکانات، تجهیزات و نیروها، زمان مسیر بحرانی را کاهش داده و زمان کل پروژه را تقلیل دهند.

روش های پرت و سی پی ام شباهت زیادی با یکدیگر