دانلود مقاله فنون تجزیه و تحلیل سیستمها

فنون تجزیه و تحلیل سیستمها

متداولترین فنون و تکنیکهایی که آنالیست را در زمینه بهبود وضع فعلی و پیشنهاد وضع آتی یاری می دهند عبارتند از:

بررسی تقسیم کار

بررسی جریان کار

بررسی جا و مکان

کنترل فرمها

کنترل اسناد و سیستمهای بایگانی

اندازه گیری کار

برنامه ریزی شبکه ای ( پرت , سی پی ام , پی دی ام )

تعریف جدول تقسیم کار

تعریف : جدول تقسیم کار جدولی است که نشان می دهد کارکنان سازمان در یک مدت معین, چه کارهایی را انجام می دهند و چه مقدار وقت صرف انجام دادن این کارها می کنند .

مزایای تهیه جدول تقسیم کار

کسب آگاهی از بار واقعی کار و نحوه توزیع آن در عمل

شناخت محلهای تراکم کار از یک طرف و تراکم نیروی انسانی از طرف دیگر

آگاهی از تکرارها و تداخلهای وظیفه ای

آگاهی از نحوه اختصاص وقت به هر یک از وظایف و فعالیتها

آگاهی از نحوه تطبیق نوع و ماهیت وظیفه با تخصص کارکنان

کسب اطلاع از اوقات اضافی کارکنان

آگاهی از تعداد واقعی نیروی انسانی مورد نیاز

ارزشیابی کار کارکنان

به دست آوردن مبنایی جهت تعیین حقوق و دستمزد کارکنان

مراحل تهیه و تنظیم جدول تقسیم کار

انتخاب واحد بررسی

تهیه لیست وظایف کارکنان

تهیه لیست فعالیت های واحد

تهیه جدول تقسیم کار برای وضع موجود

تجزیه و تحلیل جدول تقسیم کار در وضع موجود و کشف نقایص وایرادات آن

تهیه جدول تقسیم کار پیشنهادی

مرحله اول – انتخاب واحد بررسی

آنالیست در شروع کار بایستی کل سازمان را به واحدهای کوچک تقسیم کند و جدول تقسیم کار را برای هر یک از واحدها به طور جداگانه تنظیم نماید .

مرحله _ تهیه لیست وظایف کارکنان

لیست وظایف کارکنان عبارت است از لیستی که نشان میدهد هر یک از کارکنان یک واحد سازمانی در یک مدت معین چه وظایف و عملیاتی را انجام می دهد و چه مقدار وقت صرف انجام آنها می کند .

مرحله سوم _ تهیه لیست فعالیت های واحد

لیست فعالیت ها عبارت است از: صورتی از کلیه فعالیتهایی که در یک واحد سازمانی انجام می شود.

این لیست مجوعه فعالیتهایی اساسی و عمده ای که کارکنان آن واحد سازمان انجام می دهند , درج می گردد.

مرحله چهارم _ تهیه جدول تقسیم کار برای وضع موجود

در این مرحله , آنالیست با استفاده از اطلاعاتی که در دو مرحله قبلی فراهم آورده است , به تهیه و تنظیم جدول تقسیم کار می پردازد .

مرحله پنجم _ تجزیه و تحلیل جدول تقسیم کار

نمونه ای از سولات قابل طرح در مرحله تجزیه و تحلیل جدول تقسیم کار از این قرارند:

آیا کلیه فعالیت هایی که در این واحد انجام می شود, به این واحد تعلق دارد؟

کدام یک از فعالیتها, بیشترین وقت واحد را میگیرند و آیا لازم است که این مقدار وقت, صرف انجام آنها شود؟

چه مقدار از وقت , صرف انجام کارهای غیر ضروری می شود؟

منظور از کار غیر ضروری, کاری است که انجام آن در تامین هدف سازمان اثری ندارد.

آیا  از تخصص و مهارت افراد, استفاده مناسب به عمل می آید ؟

آیا کار به طور مساوی بین افراد تقسیم شده است ؟

آیا وظایفی که به کارکنان ارجاع می شود , تا حدود زیادی با یکدیگر بی ارتباط هستند ؟

آیا تخصصها خیلی محدود و وظایف , بیش از اندازه به اجزا تقسیم شده اند .

آیا در تقسیم وظایف, به روحیه, علاقه, نگرش و ویژگیهای شخصی شاغلین توجه شده است؟

آیا در تعیین افرادی که با یکدیگر در ارتباط مستقیم کاری هستند , به وجود علایق مشترک و تشابه شخصیتی میان آنها توجه شده است ؟

آیا در انجام وظایف تکرار و تداخل وجود دارد ؟

مرحله ششم _ تهیه جدول تقسیم کار پیشنهادی

وقتی آنالیست سوالات مربوط به جدول تقسیم کار در وضع موجود را مطرح کرد و پاسخهای مناسب را در یافت, متوجه میشود که در مورد وظایف بعضی از افراد, ایجاد تغییراتی, ضرورت دارد .

بررسی جریان کار

تعریف نمودار جریان کار

نمودار جریان کار عبارت است از تصویری از مراحل مختلفی که برای انجام یک کار , از ابتدا تا انتها , طی میشود .

استفاده از علایم در نمودارهای جریان کار :

عمل یا اقدام

بازرسی و کنترل

یا

تصمیم گیری

بایگانی , انبار و نگهداری

یا

تاخیر یا انتظار غیر موجه

حرکت یا ارسال (جابجایی)

یا

هر گاه دو کار به طور همزمان انجام شوند , از علایم ترکیبی استفاده میشود .

این علایم عبارتند از :

 الف – عمل و حرکت

این علامت انجام معرف انجام عملی در حین حرکت است , مثل رنگ آمیری جسمی در حین جابجایی

  ب- عمل و کنترل

انواع نمودار جریان کار

نموار جریان کار دو نوع است :

الف – نمودار عمودی یا یک ستونه

ب- نمودار افقی یا چند ستونه

الف – نمودار عمودی یا یک ستونه

نمودار عمودی در مواردی به کار می آید که کلیه مراحل یک کار در یک قسمت یا یک واحد انجام شود, با کمک این نمودار آنالیست می تواند به ارتباطهای کاری موجود در یک واحد پی ببرد و از تکرار ها و تداخلهای وظیفه ای و عملیاتی آگاه شود.

نمودار افقی یا چند ستونه

نمودار افقی در مواردی به کار می آید که مراحل یک کار در چند قسمت یا چند واحد انجام شود .

این نمودار به آنالیست کمک می کند که به نحوه ارتباطهای بین واحدهای مختلف پی ببرد و از تکرار ها و تداخلهایی که در آن واحدها رخ می دهد , آگاهی پیدا کند

مراحل بررسی نمودار جریان کار
 برای بررسی نمودار جریان کار لازم است مراحل زیر طی شود

مرحله اول : تعیین کار مورد نظر

در آغاز کار , آنالیست بایستی کاری را که میخواهد مورد بررسی قرار دهد , تعیین کند و نقطه آغاز و پایان آن را دقیقا مشخص سازد . 

مرحله دوم: تعیین مراحل کار وقتی عنوان کار مشخص شد بایستی از کلی مراحل انجام کار لیستی تهیه شود.

در این مرحله آنالیست باید دقت کند که صرفا جریان کار مورد نظر را تعقیب کند و از آن منحرف نشود مرحله سوم : ترسیم نمودارجریان کار در وضع موجود با استفاده از اطلاعاتی که در مرحله دوم کسب شده است, نمودار جریان کار برای وضع موجود, ترسیم می شود.

مرحله چهارم : تجزیه و تحلیل نمودار وقتی نمودار جریان کار در وضع موجود آماده شد, آنالسیت بایستی با دید انتقادی به آن بنگرد و سوالات ششگانه اساسی تجزیه و تحلیل را درباره هر یک از مراحل مطرح کند و با یافتن پاسخ مناسب برای آنها به تغییر و اصلاح وضع موجود بپردازد .

مرحله پنجم _ تنظیم نمودار پیشنهادی در این مرحله آنالیست با توجه به اطلاعاتی که به دست آورده است , تغییرات و اصلاحاتی را که لازم می داند در نمودار وضع موجود ایجاد می کند و نمودار وضع پیشنهادی را تنظیم می نماید .

بررسی و کنترل فرمها تعریف فرم فرم یکی از ابزار برقراری ارتباط است که برای دریافت اطلاعات خاصی به صورت مکتوب تهیه و تنظیم میشود .

انواع فرم فرمها را می توان بر حسب قلمرو استفاده از آنها و همچنین بر مبنای کار و وظیفه ای که انجام می دهند طبقه بندی کرد : الف – طبقه بندی بر حسب قلمرو استفاده فرمهای داخلی که در بخش کوچکی از سازمان مورد استفاده قرار می گیرند , مثل فرم کار آموزی که در واحد آموزش , به کار می رود .

فرمهای استاندارد که در کلیه بخشهای سازمانی مورد استفاده اند , مثل برگ مرخصی و یا لیست حقوق .

ب- طبقه بندی بر حسب کار و وظیفه فرم 1-فرمهای پرسنلی , مثل حکم استخدام 2- فرمهای مالی , مثل دفتر روزنامه 3- فرمهای آموزشی , مثل کارنامه دانشجو 4- فرمهای تدارکی , مثل فرم خرید 5- فرمهای تعمیراتی و نگهداری وسایل ساختمان , مثل برگ بازدید از وسایل موتوری و شناسنامه وسایل ساختمان .

6- فرمهای متفرقه .

مراحل بررسی و کنترل فرم برای بررسی فرمهای سازمانی و ایجاد بهبودی در آنها , طی مراحل زیر ضروری است: مرحله اول _ بررسی فرمهای موجود در این مرحله آنالیست , نمونه ای از فرمهای موجود سازمانی را جمع آوری می کند .

مرحله دوم _ تجزیه و تحلیل فرمهای موجود در این مرحله , آنالیست , با تجزیه و تحلیل اطلاعات موجود به بررسی نقایص , کاستیها , و ایرادات و نارسیهای فرمهای موجود می پردازد .

مرحله سوم _ تهیه طرح پیشنهادی برای فرمهای مورد نیاز در این مرحله آنالیست با استفاده از اطلاعاتی که از مراحل پیشین به دست آورده است , برای تهیه هر یک از فرمهایی که وجودشان را برای سازمان ضروری تشخیص دهد , قدمهای زیر را بر می دارد : 1-تعیین هدف فرم آنالیست در ابتدا , بایستی به روشنی مشخص کند که منظور از تهیه فرم چیست و مدیریت با استفاده از فرم, قصد دارد به چه نتایجی دست یابد .

2- تعیین عنوان فرم فرم به وسیله عنوان شناخته می شود , بنابراین آنالیست باید در تعیین عنوان فرم , دقت کافی کند , به نحوی که در عین سادگی گویای محتوای فرم باشد 3- تعیین شماره یا کد فرم معمولا برای فرمها , شماره ای در نظر گرفته می شود که این شماره , یکی از مشخصه های فرم است برای شماره گذاری فرمها می توان از اعداد , حروف و یا از ترکیبی از آنها استقاده کرد .

4- نظر خواهی از تکمیل کنندگان و استفاده کنندگان فرم آنالیست بایستی اطلاعات کافی را درباره واحدهایی که از فرم استفاده می کنند , کسب کند و فرم را با توجه به نیاز واحدها و توان تکمیل کنندگان تنظیم نماید .

5- تعیین اطلاعاتی که باید در فرم درج شوند لازم است که فرم فقط مشتمل بر اطلاعاتی باشد که به آنها احتیاج است .

هر موردی که در فرم گنجانده میشود, بایستی حتما مورد استفاده قرار گیرد .

در غیر این صورت , موجب پیچیدگی فرم و اتلاف وقت و هزینه خواهد شد .

6- تهیه طرح فرم حال آنالیست , می تواند به طرح ریزی فرم بپردازد و از ابتکار و خلاقیت خود و همچنین از شناختی که به دست آورده است , مدد بگیرد و برای فرم مورد نظر, طرحی در اندازد که در عین شکیل بودن , پاسخگوی نیاز واحد نیز باشد .

7- استفاده آزمایشی از فرم در یک واحد نمونه با توزیع فرم در یک واحد کوچک , قبل از اینکه فرم در سطح گسترده ای توزیع شود و صرف هزینه زیادی را سبب گردد , می توان به اشکالات و نقایص احتمالی فرم پی برد و به این ترتیب از عکس العمل ها و بازخوری که تکمیل کنندگان فرم و استفاده کنندگان آن, نشان می دهند , استفاده کرد .

8- جرح و تعدیل فرم , با استفاده موثر از باز خور در این مرحله آنالیست با استفاده از نقطه نظرات افراد ذینفع و اشکالات واقعی, تغییرات و اصلاحات مورد نیاز را در فرم ایجاد می کند .

9- تهیه فرم نهایی پس از انجام تغییرات لازم, فرم نهایی تنظیم می شود و به ضمیمه برگ دستور چاپ فرم, برای مدیریت ارسال میگردد تا در صورت تایید, برای چاپ آن اقدام شود.

بررسی جا و مکان کار تعریف بررسی جا و مکان بررسی جا و مکان عبارت است از : مطالعه چگونگی تخصیص مکان و فضای در دسترس , به نیروی انسانی از یک طرف و وسایل و تجهیزات کاری از طرف دیگر.

هدف از بررسی هدف از بررسی جا و مکان کار , استفاده موثر از امکانات فیزیکی موجود به نحوی است که مقاصد زیر را تامین کند : تامین رضایت نیروی انسانی و توجه به رفاه و راحتی افراد در محیط کار تسهیل سر پرستی و نظارت بر کار کارکنان .

برقراری جریان و گردش کار به طور موثر و کار آمد .

ایجاد تسریع در ارائه خدمات و کالاها به ارباب رجوع و گذراندن تاثیر روانی مساعد بر آنان .

ایجاد قابلیت انعطاف در مورد تغییرات و تحولات آینده سازمان .

صرفه جویی .

اصول و معیارهای بررسی و تخصیص جا و مکان: در طرح ریزی جا و مکان بایستی مراقب شود که هیچ بخشی از