دانلود مقاله مدیریت پیمان و جایگاه آن در نظام مبتنی بر عملکرد

 مدیریت پیمان و جایگاه آن در نظام مبتنی بر عملکرد:

مدیریت عملکرد این هدف را دنبال می کند که مدیران را به ابزاری تجهیز کند که هر لحظه تصویر عینی از عملکرد کارکنان را داشته باشند تا بتوانند تصمیمات درستی را اتخاذ کنند.

اغلب تصمیمات و اقدامات مدیریتی بر پایه شواهد و مستندات است و به همین دلیل مدیریت عملکرد را با سنجش عملکرد یکی می دانند و معتقدند که اجرای مدیریت عملکرد بدون ارائه یک مدل مناسب برای ارزیابی نتایج نا‌ممکن است.

توافق نامه ها شیوه هایی هستند که مدیران سطوح انتظارات خودشان را به مجموعه ای که برنامه های عملیاتی سازمان را به اجرا در آورد بیان می کند طرف مقابل نیز انتظارات مالی و غیره خودش را به اطلاع مدیری می رسانده مدیریت پیمان جلوگیری می کند و از سوء تفاهم ها، کج روی‌ها و یک رابطه سالم را برقرار می کند.

مدیریت پیمان در دو حیطه قابل اجرا می باشد:

1.

زمانی که سازمان با افراد، به عنوان کارکنان خود به مذاکره می پردازد و به منظور افزایش کارایی و بهره وری روشهای سابق را مورد تجدید نظر قرار می دهد.

2.

موقعی که سازمان پتانسیل انجام کار را در پیکره خودش نمی بیند و یا مقرون به صرفه نمی داند و با طرف های خارج از سازمان وارد معامله می شود.

در موقعی که سازمان با افراد سازمانی خودش وارد معامله می شود.

اگر چه این افراد با سازمانی خود وارد یک معامله پیمانی شده اند اما رابطه آنها با سازمان یک رابطه رئیس و کارمندی محسوب می شود.

لذا می توان پیش بینی کرد که عقد پیمان با افراد و کارشناسان درون سازمانی با مقاومت کمتری روبرو باشد.

اما برای هر دوی آنها لازم است که اهداف پیمانی تعیین شود و بعد از به توافق رسیدن بر سر جزئیات پیمان نامه و اجرای آن مراحل مختلف ارزشیابی و نظارتی انجام پذیرد.

گرچه مدیریت عملکرد یک رویکرد واحدی دارد اما با توجه به محیط سازمانی و ساختارهای فرهنگی، اجتماعی حاکم بر جامعه چارچوب های مختلفی دارد که مدل ارائه شده توسط بانک جهانی تحت عنوان چارچوب مدیریت عملکرد شامل موارد زیر است:

1.

تعیین قرار دادهای عملکرد

2.

متصل کردن عملکرد کارکنان با رضایت مشتریان

طرح ریزی و تعیین استراتژی در مدیریت منابع انسانی:

به طو رکل در هر گونه تغییر و اجرای اصلاح سازمانی اولین و مهم ترین مقوله تعیین اهداف و مأموریت‌های سازمانی است.

حرکت و اصلاح زمانی مصداق واقعی نمود را نشان می دهد که اهداف مأموریت ها به خوبی تبیین شده  باشد.

دومین مقوله اتخاذ استراتژی جدید یا بازنگری خط مشی های قدیم می باشد.

در تعیین استراتژی منابع انسانی لازم که جنبه زیر را در نظر داشت:

1.

در حال حاضر نیازهای سازمان  چیست؟

2.

کدامیک از این نیازها تا کنون تأمین شده اند؟

3.

نقش کارکنان، مدیران در برآورده کردن نیازها چیست؟

یکی از مهم ترین مسائل در رابطه با مدیریت سرمایه های انسانی در کشورهای در حال توسعه، کمبود منابع مالی و امکانات زمینه ای و دیگری پتانسیل های بکار گرفته نشده از این سرمایه هاست که تنها با تجدید نظر در سازماندهی و مدیریت امکانات موجود می توان سازمان را افزایش داد.

دومین اقدام در مدیریت منابع انسانی یا کارمندیابی است .

زیرا ممکن است گروهی از کارمندان استخدام شوند که علی رغم توانایی های که دارند متناسب با فعالیت ها و اهداف سازمان نباشند و باعث بی انگیزگی و کاهش بهره و ری شود.

معمولاً بکارگیری نیروی انسانی در قالب سه فرم است:

1.

استخدام دائم: آنهایی که در قرار داد، تاریخ پایان پیمان و قرار داد ذکر نشده باشد.

2.

استخدام با بندهای ثابت:  در آن تاریخ شروع و پایان ذکر می شود ولی ممکن است بندهایی وجود داشته باشد که به پایان پیش موعد دلالت داشته باشد مانند استخدام های پیمانی و آزمایشی و یا قراردادهای خرید خدمت.

3.

استخدام موقت: در آن تاریخ  پایان وجود ندارد ولی به طور مشخص یک مقطع زمانی خاص را قائل می شود.

خدمات دولتی و ارتقاء عملکرد:

سازمانهایی وجود دارد که برون داد آنها شخصی نیست.

مثلاً برون داد نیروی انتظامی، مثل برون داد شهرداری ها ملموس نمی باشد.

و بر اثر همین در بخش دولتی باقی می مانند و اگر آن را حذف کنیم  مشکلات زیادی برای جامعه به وجود می آید مثل افزایش جنایت ها، جرائم در حذف کردن نیروی انتظامی.

جیمزویلسون با پیشنهاد یک ماتریس برای انواع مختلف خدمات عمومی به ارزیابی مناسب ترین رویکرد این فعالیت ها می پردازند.

جیمز ویلسون می گوید از نظر مدیریتی نهادهای دولتی از دو جنبه از یکدیگر قابل متمایزند:

1.

آیا برون دادهای آنها قابل مشاهده است.

2.

مدیریت قادر است نتایج این فعالیت ها را مشاهده کند( پی آمدها قابل مشاهده هستند)

الف) درجایی که هر دو این بروندادها و پی آمدها قابل سنجش هستند از نظر ویلسون سازمان های تولیدی نامیده می شوند.

ب) در جایی که هیچیک از مولدهای برون  داد و پی آمد قابل مشاهده نیستند.

مدیریت لازم است که بیشترین توان خودش را در بهگزینی کارکنان و آموزش و توسعه زیر ساختهای فرهنگی متمایز نماید.

این گونه ساختارهای سازمانی به عنوان سازمانهای سازگاری کننده شناخته می شود.

مثل سازمانهای مرتبط با تعلیم و تربیت، تحصیلات آموزش  عالی.

ج) سازمانهایی که در آنها برون دادها بیش از هر چیز قابل سنجش هستند.

سازمانهای رویه ای شناخته می شوند و توصیه بر این است که کیفیت خدمات حرفه ای خود را بیشتر کنند.

د) سازمان های صنفی، جزو چهارم ماتریس ویلسون که در مورد آنها عمدتاً می توان به اندازه گیری و مشاهده پیامدها پرداخت .

پیمان نامه چیست:

توافق نامه ای است که بین دو یا چند طرف مورد چیمان منعقد می شود.

و از نظر قانونی دارای خصوصیات قانونی زیر است:

1.

یک پیشنهاد و یک پذیرش پیشنهاد وجود دارد.

2.

هر دو طرف پیمان  ظرفیت و توان بالقوه عقد پیمان را دارا می باشند.

3.

ملاحظاتی همچون (کیفیت، قیمت، شرح ونرخ و هزینه) وجود دارند که بر روی آن توافق به عمل آمده است.

پیمان نامه ممکن است بین افراد، شرکاء، کارکنان فعلی و یا کسانی که برای کار به سازمان دعوت      می شوند منعقد شود.

این پیمانکاران خدمات مورد نظر را از طرف دولت به انجام می رسانند.

این پیمانکاران خدمات مورد نظر را از طرف دولت به انجام می رسانند.

مدیریت پیمان چیست: مدیریت پیمان به مفهوم به کارگیری و اجرای پیمان نامه در خصوص خدمات و یا کالایی خاص می‌باشد.

در مدیریت پیمان پنج مرحله مختلف قابل ذکر است، 1.

برنامه ریزی 2.

قرار اولیه 3.

مذاکره و قرار نهایی 4.

اجرا 5.

ارزیابی 1.

برنامه ریزی( طرح ریزی): اقدامات اصلی در طرح ریزی یک پیمان عبارتند از: الف)حصول اطمینان از اینکه عقد پیمان در مورد این خدمت خاص صلاح است یا خیر.

ب) مشخص کردن موارد ارجاع یعنی تعیین جزئیات خدماتی که باید به پیمان گذاشته شود.

ج) تعیین معیارهایی برای چگونگی انتخاب و تأثیر طرف پیمان(گزینش پیمانکار) که شامل خبری، مهارت، کاربلدی، تأمین کنندگان.

2.

قرار داد اولیه: اجزای اساسی در مرحله قرار اولیه عبارتند از: الف) انتخاب روش عقد پیمان ب) ارزیابی طرح ها و پیشنهادها الف) انتخاب روش عقد پیمان: در صورتی که سازمان بنا به دلایل مختلف در صدد است تا طرف پیمان را از بین افراد (کارکنان) خود انتخاب کند لازم است ضمن مرور افراد و انتخاب مناسبترین آنها برای جایگاه مورد نظر، شرایط و تعهدات بر اساس موقعیت های کنونی به مذاکره گذاشته شده و مورد بازنگری قرار گیرند.

و در مواقعی که تأمین کنندگان خدمت از بخش خارج از سازمان با شد یکی از راه های رسیدن به این مقصود برگزاری مناقصه است که از طریق اطلاع رسانی همگانی صورت می گیرد.

ب) ارزیابی طرح ها وپیشنهادات: اولین گام در ارزیابی پیشنهادات اطمینان از این امر است که آیا کلیه الزامات اجباری مورد نظر تأمین شده است یا خیر؟

کلیه مواردی که در برآورده سازی این الزامات نا توان باشد باید مردود شناخته شوند.

3.

مذاکره و قرار نهایی: مراحل کلیدی برای مذاکره و قرار عبارتند از: الف) مذاکره برای پیمان ب) فراهم کردن پیمان نامه ج) عقد پیمان مذاکره چیست: مذاکره فرایند بحث و بده بستان با طرف پیمان، به منظور حصول به توافقی است که مورد رضایت دو طرف باشد.

یکی از مفاهیم رایجی که مذاکره بد جا افتاده است، بحث ساده ای چون بردو باخت است.

مطلق نگری در این زمینه درست نمی باشد اگر چه در شروع کار هر کس باید مدافع خود را مشخص کند.

اما هدف نهایی حصول یک قرار پیمانی است که مصالح دو طرف را تأمین نمود.

و در نهایت نیازها و الزامات مشتریان اصلی یعنی ارائه خدمات با کیفیت مطلوب به جامعه تحت پوشش را برآورده سازد.

این نکته مهم است که همواره در خاطر داشته باشیم، قیمت فقط یک جنبه از مذاکرات پیمان است.

اهداف خدمات، نحوه عرضه خدمات، رضایت مشتری و استراتژی های پایین نیز باید مورد مذاکره قرار گیرد.

مذاکره کننده کیست: فرد یا کارکنانی می توانند در مذاکرات شرکت کنند که اختیارات مناسب به آنها تفویض شده باشد این کارکنان تنها پیمان نامه هایی را امضاء می کنند که در حدود اختیاراتشان باشد و دارای شرایط زیر باشد: الف) مذاکره کننده باید تجربه و آموزش کافی را برای مذاکره کردن به صورت ماهرانه را داشته باشد.

ب) اندازه و ترکیب تیم مذاکره کننده بر اساس ارزش و پیچیدگی قضاوت است.

ولی اعضای آن باید دارای تجربه و آموزش های لازم در این زمینه باشند.

ج) قبل از شروع مذاکره به پیمانکار اطلاع داده شود که اختیار مذاکره کننده محدود است در نهایت تصویب و امضاء فرد مسئول ضروری است.

قیمت: در بخش مذاکره برای قیمت لازم است دو نکته را در نظر داشت: الف) دستیابی به ارزشمندترین نوع خدمت مهمتر از قیمت مطلق آن است.

ب) کار را بر اساس واحد کاری به پیمان گذاشت تا در قالب معادل تمام وقت( یعنی مهم تر این است که بدانیم چه میزان کار، با کیفیت تعریف شده و قابل قبول، ارائه می شود.

تا اینکه افراد چه میزان انرژی یا چند ساعت را صرف کار مورد نظر می کنند.) عدم توافق: در مواقعی که ممکن است مذاکرات به نتیجه نرسد و یا مشخص شود که توافق با طرف مقابل میسر نیست در این گونه موارد باید با سایر طرفین بالقوه وارد بحث شد.

پس از قطعیت یافتن عدم توافق در مذاکره بعد از مشورت با بالاترین مقام قسمت به صورت کتبی به طرف پیمان اعلام می شود که پیمان نامه متوقف شده است.

فراهم کردن پیمان نامه: بهتر است که سازمان ها یا وزارت خانه ها یک فرم واحد و استاندارد را برای پیمانها تهیه نموده و در همه توافقنامه ها از آن استفاده کنند.

توصیه می شود تا در حد امکان از قرارها و توافقات شفاهی دوری جست.

اجرا: در اصطلاح ساده اجرا به زمانی اطلاق می گردد که کار مورد پیمان نامه به معنی واقعی انجام پذیرد.

اقدامات اصلی در اجرای پیمان عبارتند از: 1.

پیمایش پیمان نامه 2.

اصلاحیه، بسط یا تجدید پیمان نامه 3.

حسابداری و پرداخت 4.

فسخ پیمان پیمایش پیمان نامه: فرایند ارزیابی منظم پیشرفت پیمان در تمام دوره آن می باشد: 1.

ایجاد اطمینان از اینکه خدمات مطابق با شرایط پیمان عرضه می گردد.

حفظ مستمر ارتباط با طرف پیمان 3.

کنترل صحت صورت حسابهای موقتی برای دستمزدها و هزینه ها.

اصلاحیه، بسط یا تجدید پیمان نامه: ممکن است بسته به مقتضیات مختلف از جمله مسائل درون یا برون سازمانی لازم شود در پیمان نامه ها تغییرات، تنظیمات و یا اصلاحاتی صورت پذیرد.

اینگونه تغییرات معمولاً در قالب یکی از موارد اصلاحیه ها، بسط و یا تجدید نظر در پیمان قابل بحث هستند.

اصلاحیه ها: شامل تغییراتی در اصلاحات ، تعاریف و شرایط پیمان نامه می باشند مثل تعدیل هایی در سطوح خدمات یا افزایش هزینه کار مورد مذاکره.

تجدید نظرها: شامل مواردی است که بدون تغییر طرف پیمان یا تغییر موضوع یا زمان پیمان، تعدیل و تغییراتی در اجزاء پیمان نامه انجام می رسد.

بسط: زمانی اتفاق می افتد که همزمان یا تمدید زمان، پیمان نیز با توافق متقابل طرفین توسعه می یابد.

خاتمه دادن پیمان: خاتمه دادن پیمان فرایندی است که با بررسی چند و چون همکاری وزارت خانه با طرف پیمان از زمان اعضای پیمان نامه آغاز می گردد به طور کل پیمان نامه ها به یکی از دلایل زیر فسخ می گردند: الف) توافق دو طرف بین وزارت خانه و طرف پیمان: به عبارت دیگر یک پیمان نامه را در هر زمان می توان با توافق دو طرف فسخ کرد.

ب) عدم پذیرش پیمان نامه بنا به شرایط موجود: یعنی اگر یکی از طرفین پیمان قادر به تأمین الزامات و تعهدات مورد توافق نباشد.

ارزشیابی: ارزیابی پیمان بررسی و ارزشیابی برنامه های طرح ریزی شده موضوع پیمان در زمینه خدمت