دانلود مقاله سیستم های مدیریت دانش و جستجو برای تمامیت

چکیده این مقاله اشاره میکند که نارضایتی از سیستم های مدیریت دانش بازتاب مشکلات اساسی از جمله نقص تحلیل سیستم هاست.

طیفی از نرم افزارهایی که بعنوان سیستمهای مدیریت دانش عرضه شده اند مورد بررسی قرار گرفته و استدلال میشود که بیشتر آنها بواقع ابزار های مدیریت اطلاعات هستند که هرگز برای برآوردن نیازهای سازمانهای معروف به سازمانهای یادگیرنده طراحی نشده اند.

در خاتمه نتیجه گیری میشود که خطر توسعه های تکنولوژیکی کاملا" در این حیطه محسوس است که در آن دریافت نادرست تئوری ها بطور مداوم رخ میدهد و رهیافت کلی برای سرمایه فکری سازمان جانشنین رهیافت بالا به پایین طراحی سیستم های سنتی میشود.

مقدمه مدیریت دانش در شکل کنونی اش تقریبا" یک دهه با ما بوده است و تاکنون بیش از آنی عمر کرده است که بگوییم تبی زودگذر است.

گرچه در کنار ادعاهای بزرگی که برای مدیریت دانش و سیستمهای مدیریت دانش اظهار شده، برخی نارضایتی ها نیز مبنی بر اینکه سیستمها همیشه با نیازها منطبق نیستند، وجود داشته است.

این مسأله تا حدی باید قابل انتظار باشد.

در کنفرانس 2004 آلیا[3] گارتنر باب هیوارد[4] ادعا کرد که فن آوریهای جدید چرخه محبوبیت[5] را طی میکنند.

در ابتدا فن آوری راه میافتد و استفاده از آن در پروژه ها افزایش می یابد بعد واقعیت خودش را نشان میدهد و با توجه به این نکته که فن‌آوری مورد نظر در زمان اوج خود نمی‌تواند پاسخگوی کلیه انتظارات موجود از آن باشد، به سرعت از میزان علاقه بدان کاسته می‌شود و سرانجام مزایای فن‌آوری در دنیای واقعی شناخته و پذیرفته می‌شود.

فن‌آوری جای‌گاه واقعی خود را یافته و به سمت تولید سومین و چهارمین نسل خود پیش می‌روند(2004).

[6] در این مقاله ما برخی از ادعاهایی را که درباره سیستمهای مدیریت دانش شده می آزماییم.

مخصوصا" نظریه اغراق آمیزی که ادعا میکند این سیستمها موجبات ارتقای سرمایه فکری کل سازمان را فراهم می آورند.

سپس اجزای اصلی یک سیستم دانش را شناسایی می کنیم و بحث میکنیم که ایا یک بازار خاص سیستم های مدیریت دانش تاکنون پدید آمده است یا اینکه بسیاری سیستمهای معروف به مدیریت دانش همچنانکه تام ویلسون در سال 2002 ادعا نمود همان سیستمهای مدیریت اطلاعات هستند که تغییر نام داده اند.

سرانجام بررسی می کنیم که چرا از سیستمها اظهار نارضایتی شده است.

بطور خاص، ما بر این عقیده ایم که اگر واقعا" نارضایتی از سیستمهای مدیریت دانش وجود داشته است، منبع نارضایتی عمدتا" بدلیل نقص بکارگیری یک رهیافت مناسب برای توسعه سیستم هاست و نه خود سیستمها.

منابع عمده ما در این بررسی، متون، وب سایتها و مخصوصا" فروشندگان سیستمهای مدیریت دانش و اجزای اصلی سیستمهای مدیریت دانش بوده اند.

مدیریت دانش و کاوش برای تمامیت در ابتدا باید چند کلامی درباره مدیریت دانش بگوییم.

گرچه بعد از گذشت یک دهه از عمر مدیریت دانش، لازم نمی بینیم که مثل خیلی ها با تعریف مدیریت دانش آغاز کنیم.

هدف ما در این مقاله ارائه بحث مختصری درباره مدیریت دانش و ادعاهای وارد بر آن است تا رهیافت تمامیت را که ما عقیده داریم آفت مدیریت دانش شده است نشان دهیم.

بخشی از ادعاهای اغراق آمیز که گهگاه برای مدیریت دانش مطرح میشود اینست که مدیریت دانش یک رهیافت یکپارچه به مدیریت کل سرمایه فکری سازمان است- نه تنها دانش عیان مورد استفاده یک سازمان مثل مدارک خط مشی، مندرجات بانکهای اطلاعاتی یا رکوردهای سازمان (بعبارت بهتر آنچه ما اطلاعات می نامیم.)، بلکه دانشی که در اذهان افراد محبوس است، بخشی عمده ای از آنرا ما " دانش چگونه میتوان"[7] می نامیم.

اگر کسی از شما بپرسد که آیا سازمان شما مشکلی در مدیریت دانش دارد، اولین چیزی که به ذهن میرسد مسأله ترک افراد از سازمانها با اذهانی پر از تجربیات است که بنابراین سازمان از دست میدهد.

بیشتر نویسندگان مدیریت دانش از مثال نوناکا[8] پیروی میکنند که در مقاله مشترکش با کنو از اصطلاح دانش نهان[9] برای بیان هم ابعاد شناختی دانش مثل طرحها و مدلهای ذهنی که عمیقا" در ما نهادینه شده اند و به زبان آوردن آنها دشوار است و نیزابعاد تکنیکی ؛ شامل انواع مهارتهای فردی که به" دانش چگونه میتوان" معروف اند و به زبان آوردنشان راحتتر و درنتیجه تبدیل آنها به دانش عیان آسانتر است؛ استفاده کرده اند.

ما از بحث معنایی که راجع به استفاده یا سواستفاده از اصطلاح دانش نهان مایکل پولانی[10] شده صرفنظر می کنیم و به آنچه که برخی بعنوان رده سوم دانش در نظر میگیرند یعنی دانش ساختاری[11]یا چنانچه توماس داونپورت و لاری پروساک [12] نوشته اند: ”جریان مرکبی از تجربیات، ارزشها، اطلاعات زمینه ای و بینش متخصص که نوعا" نه تنها در مدارک یا مخازن اطلاعاتی گنجانده شده بلکه در امور روزمره سازمانی، فرایندها، عملیات و هنجارها نیز وجود دارد." ما میتوانستیم به بسیاری تلاشهای دیگر در توصیف دانش سازمانی بپردازیم اما نکته اینست که: دانش سازمانی اشکال گوناگون به خود میگیرد.

اعم از دانش، مهارتها و صفات کارکنان یا آنچه ما اطلاعات (در اشکال گوناگون) می نامیم و نیز دانش موجود در ساختارها، سیستم ها و روند های سازمان.

توسعه یک سیستم جامع که از همه فازها در چرخه مدیریت دانش پشتیبانی کند: از تولید دانش جدید با ثبت و ضبط کردنش تا اشاعه آن نه تنها به یک راه حل تکنولوژیکی؛ بلکه همچنانکه مارک سلیسبوری[13] مینویسد به یک راه حل خاص سازمانی نیاز دارد.

آیا چنین سیستمهایی وجود دارند؟

بعید بنظر میرسد.

اما طرفداران مدیریت دانش چنین رهیافت یکپارچه ای برای ارتقای کل سرمایه فکری سازمان قائلند.

از یک نظر، جای تعجب نیست.

مدیریت دانش هنوز یک انگاره[14] مدیریتی دیگر است که بر روی نظریه های مدیریتی پیشین مثل مدیریت کیفیت جامع، باز مهندسی فرایند های تجاری و سازمان یادگیرنده ایجاد شده است [15] و از طرفدارانش انتظار میرود تا موضعی کامل و درست نسبت به آن اتخاد کنند.

هیچ مشاور مدیریتی با گفتن این جمله که : "ما فقط میتوانیم به شما بگوییم چگونه بخشی از سرمایه فکری تان را مدیریت کنید.

برای مدیریت بقیه سرمایه فکری تان مشاورانی دیگر بیابید." خودش را از ضایع نمی کند.

انتقادات وارد بر مدیریت دانش قبل از اینکه به اصلی ترین اجزای مدیریت دانش و مسائل خاص تر آن بپردازیم جا دارد برخی از انتقادات وارد بر مدیریت دانش را بطور خلاصه مرور کنیم.

برخی از مسائل مطرح شده؛ مانند مورد توصیف شده بوسیله لیغ دونوگو [16] و همکارانش که در آن روسای یک شرکت دریافتند که تکنولوژی جدید اینترانت بطور عمده توسط کارکنان برای چک کردن منوی کافه تریا استفاده شده است؛ تبدیل به ضرب المثل شده است.

ساندرا موفت و ردنی مکادم[17] به سناریوی آشنایی اشاره می کنند که در آن مدیران میلیونها دلار صرف تکنولوژیهای جدید می کنند فقط برای اینکه دریابند که بازگشت سرمایه ها اندک بوده است.

آنان همچنین به یک هراس مشترک در تبدیل دانش نهان به عیان اشاره می کنند؛ که ، سازمانها عینیت بخشیدن و تثبیت دانش را؛ با غفلت کامل از عنصر انسانی مدیریت دانش؛ سرانجام به اطلاعات ساکن و ناکارآمد ختم کنند.

ریچارد مکدرموت[18] مورد بزرگتری از عدم انعطاف پذیری را توصیف میکند که در آن یک کمپانی تولیدات پرمشتری تلاش کرد تا یک سپارشگاه دانش ایجاد کند اما نتیجه اش ایجاد یک بنجل اطلاعاتی بود.

کارمندان میدانستند که کار آنها بسیار متنوع تر از آنست که بتوان آن را در یک بانک اطلاعاتی گردآوری نمود، با این همه رئیس شرکت فقط برای اینکه دریابد که بانک اطلاعاتی فاقد اطلاعات مثمر ثمر برای آنها در ارتقاء فرایندهای کاری و یادگیری مشارکتی است؛ آنان را به انجام آن مجبور کرد .

مجموعه مقالات سال گذشته ایفلا تحت عنوان مدیریت دانش، کتابداران و کتابخانه ها در طلب حق خود[19] به شکست بسیاری از سیستمهای مدیریت دانش در انطباقشان با نیازها و انتظارات شرکتها اشاره میکند و در یک نتیجه گیری بحث برانگیز اظهار میکند که این شکستها بخاطر ضعف آموزش استفاده کننده است و اعلام میکند که راه حل واضح برای حل این مشکل وارد کردن کتابداران؛ که البته همه چیز را درباره آموزش استفاده کننده می دانند؛ است.[20] ما این نتیجه گیری را بحث بر انگیز میخوانیم، چرا که بخاطر عدم شواهد عملی، فرض عمومی بر این است که شکست به استفاده کنندگان مربوط میشود؛ نه سیستم های جدید و واقعیت این است که توجهی به دیگر عوامل احتمالی مثل مسائل توسعه سیستم ها نمی شود.

قبل از اینکه به اصلی ترین اجزای مدیریت دانش و مسائل خاص تر آن بپردازیم جا دارد برخی از انتقادات وارد بر مدیریت دانش را بطور خلاصه مرور کنیم.

سیستم های مدیریت دانش: یک مرور یکی از فن آوریهای تعریف شده مدیریت دانش برای بسیاری از افراد اینترانت است.

ما بدین صورت اینترانت را در زمره سیستمهای مدیریت دانش نمی آوریم بلکه آنرا بعنوان یک تکنولوژی اصلی قادرساز که زیرساخت همه تعاملات مرتبط به دانش را در یک سازمان تامین می کند؛ می شناسیم.

پورتال های دانش نیز ممکن است بعنوان یک سیستم کلیدی مدیریت دانش در نظر گرفته شوند.

در حوزه کتابخانه و مدیریت اطلاعات پورتالها بعنوان ابزارهای مدیریت محتوا شناخته شده اند که از طریق آنها دسترسی به انواع منابع اطلاعاتی و خدمات هم در داخل و هم در خارج از سازمان ممکن میشود.

پورتالها همانند سایر ابزارهای مدیریت محتوا مثل تاکسونومی ها، نمایه ها، رده بندی مدارک، خلاصه نویسی های مدارک، گزارمان نویسی ها و نقشه های دانش- اینها همه ابزارهای مدیریت اطلاعات هستند که در مدیریت دانش مورد استفاده قرار میگیرند- دسترسی به منابع را فراهم می آورند.

گرچه پورتالهای دانش فراتر از مدیریت محتوا عمل می کنند.

آنها میتوانند بعنوان تامین کننده محیط مجازی مشارکتی که در آن شبکه های یادگیری و جوامع هم عمل می توانند گردهم آیند نیز عمل کنند.

جرج برت[21] این محیط را فضای دانش[22] می نامد.

بعنوان مثالی از پورتال دانش، Price Waterhouse Cooper’s KnowledgeCurve را در نظر بگیرید.

گروه افزارها مجموعه دیگری از کاربردهایی را که بخصوص با مدیریت دانش مرتبط شده اند به نمایش می گذارد.

گروه افزارها نرم افزارهایی هستند که به گروههایی که از لحاظ جغرافیایی پراکنده اند امکان میدهند تا با هم کار کنند.

مثلا" نرم افزارهای رایج ذیل: IBM Lotus Notes, CollabraShare and Microsoft Outlook/Exchange که امکانات مشارکتی مثل زمان بندی پیوسته و اشتراک مدارک را نیز در بردارند.

این امکانات ابزارهای مشارکتی از تعامل فرد به فرد که مشوق اشتراک دانش است نیز پشتیبانی می کنند.

علاوه بر ابزارهای ناهمزمان مثل پست الکترونیک، فهرستهای پستی[23] و گروههای مباحثه موضوعی[24]، گروه افزار شامل گزینه های ارتباطی همزمان یا لحظه ای مثل کنفرانس از راه دور، ویدئو کنفرانس، ویدئو کنفرانس رومیزی و کنفرانس مبتنی بر متن مثل مایکروسافت نت میتینگ[25] هستند.

در سازمانهای پراکنده، این ابزارها جایگزین ارتباطات رو در رو هستند که افراد از طریق آنها به اشتراک افکار و تجربیات می پردازند.

البته بلامنازع است که بگوییم هیچکدام از این ابزارها باندازه گفت و شنودهای رو در رو کارکنان کارایی ندارند، بلکه مانند پورتالهای دانش، گروه افزارها نیز بعنوان پشتیبان گسترش تیم های مجازی و جوامع آنلاین نگریسته میشوند.

ایجاد چنین جوامعی، مخصوصا" در سازمانهای بزرگ با پدید آمدن سیستمهای معروف به مکان یابی متخصصان[26] تسهیل شده است.

در گذشته، متخصصان را ممکن بود با ابزارهای دستی- فهرستهای ساختار بندی شده (مثلا" برخی کتابخانه ها فهرستی از افرادی با مهارتهای زبان خارجی گردآوری می کردند) پیدا کرد.

اما واضح است که روزآمد نگهداشتن این پروفایلها وقتگیر است.

بنابراین تکنولوژیهای ایجاد پروفایل دانش که بطور خودکار پروفایلها را ایجاد می کنند گسترش یافت.

گسترش این تکنولوژی عمدتا" بر اساس دانش عیان مثل مدارکی که افراد از طریق آنها بهم پیوند داده میشوند، مخصوصا" از طریق انتشارات یا حتی بوسیله متن ایمیلها که میتواند برای گسترش یک پروفایل مورد تحلیل قرار گیرد؛ واقع شده است[27] جای تعجب نیست که برخی افراد سیستم های دانش مدار را که حاصل گسترش هوش مصنوعی هستند بعنوان سیستم های کلیدی مدیریت دانش بدانند.

سیستم های خبره، برای مثال، نشانی از تلاش برای جایدهی مهارت انسانی در یک پایگاه دانش کامپیوتری هستند که بوسیله یک موتور استنتاج، اکتشافات و یک رابط کاوش می تواند توسط هر فردی در سازمان تحقق یابد.

بنابراین دانش کدبندی شده در سیستم خبره میتواند به دانش نهان استفاده کننده اضافه شود.

به این ترتیب منطقی بنظر میرسد که ما نیز مانند ، جی لیبوویتس[28] اشاره کنیم که ریشه های مدیریت دانش عمدتا" در دو حوزه سیستم های خبره و هوش مصنوعی واقع شده اند.

کاربرد دیگر هوش مصنوعی کارگزاران[29] هستند که ممکن است با عناوین متفاوت مثل کارگزاران ای.آی[30] یا کارگزاران هوشمند یا کارگزاران خودکار هم نامیده شوند.

این کاربردها میتواند استفاده کننده را با دنبال کردن مجموعه ای از آموزشهای از پیش تعریف شده؛ مثل یک درخواست برای اطلاعات همچنانکه در وب ظاهر میشود،[31] استنتاج بر اساس حافظه خود و تماس قبلی با محیط (ورودی ها) و درنتیجه یادگیری از محیط و استنتاجهای گذشته (بنابراین حقیقت است که آنها اغلب کارگزاران خودکار نامیده