نام : دفتر روزنامه نام مستعار : توضیح : اسناد روزانه حسابداری به ترتیب شماره و تاریخ در دفتر روزنامه ثبت می گردد سپس از دفتر روزنامه به دفتر کل بر اساس سر فصل های مربوطه منتقل می گردد .
ترکیب : شماره سند + تاریخ { روز + ماه } + شماره کل + شرح + بدهکار + بستانکار + منقول از صفحه .+ نقل به صفحه 1- ساختار داده 1- نام : دفتر کل 2- نام مستعار : 3- توضیح : با توجه به عملیات شرکت سر فصل بندی شده و عملیات روزانه دفتر روزنامه به سر فصل های مربوطه دفتر کل منتقل می شود .
بدیهی است که در هنگام انتقال شماره صفحه دفتر روزنامه در دفتر کل و شماره صفحه دفتر کل در دفتر روزنامه منتقل می گردد .
4- ترکیب : حساب + شماره روزنامه + تاریخ { روز + ماه } + شرح + بدهکار + بستانکار + باقیمانده ساختار داده نام : دفتر معین نام مستعار : توضیح : بر اساس تک تک سر فصل های جزء سر فصل بندی می شود و از روی اسناد حسابداری ثبت می شود که شماره سند در صفحه دفتر معین و شماره صفحه دفتر معین در سند منعکس می گردد .
ترکیب : سند + شماره سند + تاریخ { روز + ماه } + شرح + بدهکار + بستانکار + تشخیص + باقیمانده ساختار داده 1- نام : اجازه پرداخت 2- نام مستعار : 3- توضیح : پرداخت وجه نقد یا چک 4- ترکیب : تاریخ + مبلغ { حروف + عدد } + در وجه + پرداخت = 5 { شرح + مبلغ + مبلغ کل } + جمع مبلغ + کسر می شود پایت + چک شماره + عهد حساب جاری + بانک ساختار داده نام : رسید دریافت وجه نام مستعار توضیح : طی این فرم می توان ورود وجه را به صورت نقد یا وصول چکها کنترل کرد ترکیب : تاریخ + مبلغ کل + شماره + جاری + بانک + شعبه + سر رسید + بایت + از { آقا / خانم / شرکت } + بدهکار حساب + بستانکار حساب +/* توضیحات */ ساختار داده : نام : کارت حسابداری انبار نام مستعار : توضیح : شامل مقدار مبلغ اول دوره ، وارده طی دوره ، صادره طی دوره و پایان دوره می باشد که از نظر مقدار موجودی کاردکس انبار را نیز کنترل می کند .
ترکیب : نام کالا + واحد شمارش + عدد + تاریخ + شماره ] وارده / صادره [ + وارده = { مقدار + نرخ + قیمت } + صادره = } مقدار + نرخ + قیمت } + موجودی = { مقدار + نرخ + قیمت } 1- ساختار داده 1- نام ک صورت دستمزد حقوق و مزایای 2- نام مستعار : 3- توضیح : لیست حقوق ماهیانه پرسنل 4- ترکیب : ] ماهانه / دوره ای / تغییرات [ + ماه + جمع + سال + جمع حق بیمه سهم کارفرما + صفحه + جمع 3% بیمه بیکاری + شماره کارگاه + جمع کل + نام کارگاه + نام کارفرما + نشانی کارگاه + نام شعبه تأمین اجتماعی + ردیف + مشخصات بیمه شده { نام + نام خانوادگی + شماره شناسنامه یا گذرنامه + نام پدر + شماره بیمه شده + شغل + مرد + زن + غیر ایرانی } + روزهای کارکرد { تاریخ آغاز به کار + تاریخ ترک کار + روزهای کارکرد } + دستمزد و خقوق و مزایا { دستمزد روزانه + دستمزد ماهانه + مزایای ماهانه مشمول + جمع دستمزد و مزایای مشمول + جمه دستمزد و مزایای ماهانه مشمول و غیر مشمول } + حق بیمه ، سهم بیمه شده + سایر کسور + مانده قابل پرداخت + ملاحظات 2- جریان داده 1- نام : رسید دریافت وجه 2- نام مستعار : 3- توضیح : طی این فرم می توان ورود وجه را به صورت نقد یا وصول چکها کنترل کرد .
4- مبداء پردازش : پرداخت کنندگان وجه 5- مقصد پردازش : موجودی بانک + صندوق 6- تعداد پردازش : بر حسب نیاحز و فعالیت شرکت 7- نحوه دستیابس : روزانه 2- جریان داده 1- نام : اجازه پرداخت 2- نام مستعار : 3- توضیح : پرداخت وجه نقد یا چک 4- مبداء پردازش : خزانه داری 5- مقصد پردازش : گیرندگان وجه + پرداخت بدهی یا پیش پرداخت 6- تعداد پردازش : بر حسب نیاز و فعالیت شرکت 7- نحوه دست یابی : روزانه جریان داده .
نام : دفتر روزنامه نام مستعار : توضیح : دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی را اعم از خرید ، فروش ، مطالبات ، ظهر نویسی و هرگونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند ، طبق اصول پذیرفته شده حسابداری است که به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می کند .
مبداء پردازش : حسابداری مقصد پردازش : حسابداری تعداد پردازش : یک نحوه دستیابی : روزانه 2- جریان داده 1- نام : دفتر کل 2- نام مستعار : 3- توضیح : دفتر کل دفتری است که کلیه عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه ، بر حسب سر فصل یا کدگذاری حسابها ، در صفحات مخصوص آن ثبت می شود .
4- مبداء پردازش : حسابداری 5- مقصد پردازش : حسابداری 6- تعداد پردازش : یک 7- نحوه دستیابی : روزانه 2- جریان داده 1- نام : دفتر معین 2- نام مستعار : 3- توضیح : در موسساتی که دارای حسابهای مشابه متعدد با حجم عملیات زیاد هستند و تهیه گزارش اطلاعات تفضیلی از دفتر کل به سهولت امکان پذیر نیست ، به همین دلیل از دفتر معین استفاده می شود .
4- مبداء پردازش : حسابداری 5- مقصد : حسابداری 6- تعداد پردازش : یک 7- نحوه دستیابی : روزانه 2- جریان داده 1- نام : کارت حسابداری انبار 2- نام مستعار : 3- توضیح : شامل مقدار و مبلغ اول دوره ، وارده طی دوره ، صادمر طی دوره و پایان دوره می باشد که از نظر مقداری موجودی کاردکس انبار را نیز کنترل می کند .
4- مبداء پردازش : ورودی به انبار 5- مقصد پردازش : موجودی پایان دوره و مقدار مصرف شده در تولید .
6- تعداد پردازش : به تعداد کدهای تفضیلی انبار 7- نحوه دست یابی : روزانه 2- جریان داده 1- نام : صورت دستمزد ، حقوق و مزایای 2- نام مستعار : 3- توضیح : لیست حقوق ماهیانه پرسنل 4- مبداء پردازش : امور اداری 5- مقصد پردازش : امور مالی + اداره دارایی + سازمان تأمین اجتماعی 6- تعداد پردازش : 1 یک 7- نحوه دست یابی : ماهانه 3- ذخیره داده 1- نام : دفتر روزنامه 2- نام مستعار : 3- توضیح : دفتری که از اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی را اعم از خرید ، فروش ، مطالبات ، ظهر نویسی و هرگونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند ، طبق اصول پذیرفته شده ، حسابداری است که به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می کنند .
4- جریان داده ورودی : کلیه عملیات حسابداری 5- جریان داده خروجی : کلیه عملیات حسابداری 4- جریان داده ورودی : کلیه عملیات حسابداری 5- جریان داده خروجی : کلیه عملیات حسابداری 3- ذخیره داده 1- نام : د.فتر کل 2- نام مستعار : 3- توضیح : دفتر کل دفتری است که کلیه عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه ، بر حسب سر فصل یا کدگذاری حسابها ، در صفحات مخصوص آن ثبت می شود .
4- جریان داده ورودی : کلیه عملیات حسابداری 5- جریان داده خروجی : کلیه عملیات حسابداری 3- ذخیره داده 1- نام : دفتر معین 2- نام مستعار : 3- توضیح : در موسساتی که دارای حسابهای مشابه متعدد با حجم عملیات زیاد هستند و تهیه گزارشات اطلاعات تفضیلی از دفتر کل به سهولت امکان پذیر نیست ، به همین دلیل از دفتر معین استفاده می شود .
4- جریان داده ورودی : کلیه عملیات حسابداری 5- جریان داده خروجی : کلیه عملیات حسابداری 3- ذخیره داده 1- نام : کارت حسابداری انبار 2- نام مستعار : 3- توضیح : شامل مقدار و مبلغ اول دوره ، وارده طی دوره ، صادره طی دوره و پایان دوره می باشد که از نظر مقداری موجودی کاردکس انبار را نیز کنترل می کند .
4- جریان داده ورودی : نیاز شرکت جهت فروش + ساخت کالا 5- جریان داده خروجی : فروش کالا + ساخت کالا 3- ذخیره داده 1- نام : اجازه پرداخت 2- نام مستعار : 3 توضیح : دستور پرداخت چک نقدی 4- جریان داده ورودی : 5- جریان داده خروجی : پیش پرداخت خرید کالا +پرداخت تسویه بدهی ها و هزینه های شرکت 3- ذخیره داده 1- نام : رسید دریافت وجه 2- نام مستعار : 3- توضیح : طی این فرم می توان ورود وجه را به صورت نقد یا وصول چکها کنترل کرد 4- جریان داده ورودی : وصول مطالبات شرکت + پیش دریافت ساخت کالا 5- جریان داده خروجی : پیش پرداخت خرید کالا + تسویه بدهی و هزینه ها 3- ذخیره داده 1- نام : صورت دستمزد حقوق و مزایا 2- نام مستعار : 3- توضیح : لیست حقوق ماهینامه پرسنل 4- جریان داده ورودی : کارکرد + دستمزد روزانه 5- جریان داده خروجی:پرداخت هزینه حقوق+تحویل لیست به اداره دارائی وسازمان تأمین اجتماعی داده جزء 4- داده جزء 4- داده جزء داده جزء 4- داده جزء 4- داده جزء 4- داده جزء این مطالب به هنگام مراجعه به شرکت نیرومحرکه ومصاحبه با مسئولین مربوطه تنظیم و گردآوری شده است که به شرح ذیل است .
1- درخواست مطالعه سیستم چه عللی باعث شده که سیستم خود را نرم افزاری کنید ؟
1- زمان بر بودن 2- دقت عمل کمتر است 3- دیر رسیدن به نتیجه 4- نیروی بیشتری می خواهد 5- باید با پیشرفت زمان هماهنگ بود آیا گردش اطلاعات خوب بوده و گزارشها به روز است یا خیر؟
2- : بررسی اولیه در این مرحله طی نشستی با مسئولین مورد نظرمسائل و مشکلات سیستم مربوطه بررسی شد که عبارتند از: 1- حساس بودن کارها مثل کنترل وجوه نقد – کنترل موجودی ها 2- رسیدن به نقاط حساس یا به حد قابل تصمیم گیری 3- مطالعه امکان سنجی : سیستم کار باید از طریق فرمهای چاپی دارای شماره سریال انجام شود تا قابل کنترل باشد.
مثلاً ورودی ها وجه نقد را از طریق قبض دریافت صندوق و خروجی های وجه نقد ار از طریق قبض پرداخت صندوق می توان کنترل نمود .
مثلاً برای کنترل موجودی های انبار می توان برای کنترل ورودی ها از رسید انبار استفاده کرد و برای خروجی ها از حواله انبار استفاده کرد .
فاز تحلیل: 1- تعریف مجدد مسئله :1- هدف مکانیزه کردن قسمت انباره کل سیستم های حسابداری .
2- تنظیم سند – تنظیم اسناد حسابداری – ثبت دفاتر روزنامه ،کل و معین .
3- محاسبه لیست دستمزد پرسنل و صدور فیش حقوقی .
-2 درک سیستم موجود : گردش اطلاعات :برگه درخواست – فاکتور خرید – رسید انبار – اخذامضاهای مجاز در فرمهای فوق الذکر و ثبت در کاردکس های مربوطه و به روز نگه داشتن موجودی ها .
کنترل مدارک اولیه مثل مدارک هزینه ها ، مدارک خرید ، مدارک فروش و مدارک دریافتی ها و پرداختی ها پس از اطمینان از صحت مدارک فوق اسناد حسابداری صار می گردد و به امضای مسئولین مربوطه می رسد : مسئول مالی – مسئول کنترل اسناد .
سپس در دفاتر مربوطه ثبت می گردد که در سیستم مکانیزه روزانه وارد فایل های مربوطه می گرددخروجی های این موضوع عبارت است از:گردش حساب و ترازهای آزمایشی و نهایی.
چه مقدار بدهکار چه مقدار بستانکار مانده حساب در ثبت دفاتر ابتدا اسناد حسابداری صادر شده توسط مسئولین مربوطه (رئیس حسابداری و مدیر مالی ) کنترل و امضا می شود .
سپس تحویل ثبات دفاتر می گردد و او موظف است اول اسناد را به ترتیب تاریخ مرتب کرده و سپس شماره گذاری نماید بعد به ترتیب شماره در و بعد به ترتیب شماره در دفاتر ثبت کند بدیهی است پس از ثبت در دفاتر می بایست شماره صفحه دفتر را در اسناد درج نماید .
3- بررسی نیازها و محدودیت کاربران کنترل کارت حضور غیاب پرسنل و مشخص نمودن میزان کار کرد ، ساعت اضافه کاری ، ساعت غیبت وتاخیر سپس بر اساس اطلاعات فوق حقوق و مزایای از پیش تعیین شده لیست حقوق ر محاسبه می نماید و