دانلود مقاله کنترل و هماهنگی

کنترل وهماهنگی مفاهیم کلیدی کنترل-کنترل نظارت مقررات مربوط به کار می‌باشد که بر طبق یک طرح تصور شده برای دست یابی به یک هدف اعمال می‌شود.

جریان(نمودار) مفهوم جریان امری تمرکزی برای تجزیه وتحلیل روش ها و مراحل مختلف کنترل های سازمانی (تشکیلاتی) می‌باشد و جریان هست یک توالی منطقی بین کار –مواد واطلاعات بررسی ها(کنترل ونظارت )سازمانی از نقطه نظر کارشناسان (سرپرستان) این نوع کنترل وسیله ای است که اعمال کارمندان وسرپرستان را بهم وابسته می نماید بودجه بعنوان برآوردها(تخمین)برای آینده کلیه بودجه ها براساس پیش بینی درامر فروش بنا شده چنانچه پیش بینی فروش غلط باشد بنابراین بودجه بندی یا اختصاص وجوده(سرمایه) برای عملیات مخصوص(ویژه) نیز ممکن است تغییر یابد.

مدیریت بوسیله تبعیض (استثناء): در چنین روشی از مدیریت یک خط مشی یامعیاری را تاسیس وبنا می‌کند که در آن یک فرد مسئول(ناظر) میتواند تدابیری برای اینکه چگونه محصول یا فعالیتی باید معیار یا استثناء باشد را تعیین می نمایند.

اگرقرار است این چنین باشد بنابراین کارشناس می تواند توجه خاص را به آن مبذوب نماید.

اهداف آموزشی(فراگیری) بعد از اینکه شما این فصل را به اتمام برسانید شما قادر خواهید بود که 1-گام های اساسی در کنترل مراحل مختلف را تشریح نمائید 2-انواع معیارها و استانداردهایی را که سازمان ها در اجرا کار واتخاذ تدابیر بکار می گیرد را توضیح دهید.

3-گام های متعارف (معمولی) در سیستم کنترل وهماهنگی در کار و جریان های اساسی مواد را تعریف نمائید وآنها را در لیست های یادداشت های خود ثبت وضبط نمائید.

4-جریان اطلاعات وارتباط آن با جریان مواد را تشریح کنید.

5-بودجه را بعنوان یک ابزار یا(وسیله) کنترلی شرح دهید.

6-پاسخ ها (واکنش های)برجسته شدی را برای کنترل فشارها مورد بحث قرار دهید.

چگونه سازمان کنترل را بدست می گیرد نظارت (کنترل) مثل یک دستگاه تنظیم کننده وگرما یا تعدیل کننده و ازیک سیستم می‌باشد که طرح و بررسی گردیده سازمان دهی شده وجهت مناسب به آن داده شده است.

اطلاعات (Fedback) بوجود می آید بعنوان یک سیستمی که بکار گرفته می‌شود.چنانچه این سیستم بدرستی طرح و پایه ریزی شده باشد این اطلاعات قادر خواهد بود که یک مدیر را گوش بزنگ نماید که احتیاج برای عملیات اصلاح طلبانه وجود دارد.

مراحل مختلف کنترل شامل سه اصل گام اساسی می‌باشد.

1-تاسیس (ایجاد) معیارهای اجرائی 2-اجرای تدابیر (اندازه گیری) در مقابل چنین معیارهایی 3-اتخاذ روش صحیح چنانچه لازم باشد این سه گام اساسی وکاربرد آنها این است که آیا مادر حال تجزیه وتحلیل سیستم های عمل کندنه ماشین برای ماشین انسان یا انسان برای انسان می باشیم.

کنترل مناسب خیاطی(طراحی) سیستم نظارتی برای مناسب کردن طرح کاری را عملی می سازد که جای خود را در سازمان پیدا کند واحتیاجات گروه کاری را در سازمان برطرف نماید.

این فقط الگوی کنترل می‌باشد ونه ماهیت کنترل که با وضعیت موجود شرایط تغییر می نماید.

برقرار کردن (بنانهادن) معیارها استانداردها معیارهایی میباشند که در مقابل آنها نتایج بدست آمده می تواند اندازه گیری شود.این استانداردها سطوح اجرایی را مشخص می نماید تعریف استانداردها یکی ازاهداف طرح می‌باشد.

سازمان ها تشکیلات به انواع بسیار زیادی از این استانداردها نیازمند است.

این استانداردها معیارها ممکن است برای تعیین سطوح اجرایی یک ماشین بکار گرفته شود یا یک وظیفه کار برای یک فرد کارگر یا یک واحد کاری ویا برای یک عمل خطیر تاسیس کارخانه بطور کلی بکار رود.

بطور کلی معیارها کمیت، کیفیت یا محدودیت های زماین بادر نظر گرفتن نیروی بکار گرفته شده هزینه و بازدهی های موضوعات فیزیکی ،پول یا عملیات اجرایی را تاسیس می نماید.

لذا بطور یقین معیارها میتواند برونی یا درونی قابل لمس و یا غیرقابل لمس .مخصوص ویا بشکل مبهمی وجود داشته باشد حدود 50درصد (میانگین) مدیران معیارهای بیرونی( عینی) وقابل لمس و معینی را ترجیح می دهند.متاسفانه این چنین معیارهایی همیشه امکان پذیر نمی باشد.

معمولا معیارهای خوب صفات مشخصه ویژه ای را نیز دارا خواهند بود ونه بصورت الزامی.

آنها بر حسب واحدهای مخصوص مثل واحد پول( پوند) واحد طول (اینچ) درجات مختلف ،دلارها، دقیقه ها اظهار و بیان می گردند.

واحدهای فیزیکی معین همیشه امکان پذیر نمی باشد زمانیکه معیارهایی برای اشخاص یا گروهها بکار گرفته می‌شود.برای مثال چه معیاری را یک مدیر میتواند برای دیگری روحیه رهبری ویا برای نتایج بدست آمده از برنامه های روابط عمومی سازمان بکار گیرد (اتخاذ نماید) استانداردهای خوب ملموس (محسوس) یا سایه پیش قابل رسیدگی و تحقیق می‌باشد.

این استانداردها می توانددر تعیین اینکه آیا نتایج خوب بدست آمده مطلوب است یا نه بکار گرفته شود.

استانداردهای عالی بدون کوشش غیرعادی می تواند بدست آید.برای انواع زیادی از محصولات فیزیکی وفعالیت های بشری اجرا عملیات ممکن است استانداردی یا کمی بالا یا کمی پایین معیار لازم قرار گیرد بدون اینکه ضرری متوجه سازمان بنماید.

بنابراین معیارهای مشخص خوب باید میزان درجه تغییرات از معیار نرم مجاز را قبل از اینکه اصلاح واصلاحات امری اجباری گردد را بیان نماید.

استانداردهای فیزیکی( جسمی-مادی-بدنی) که به مادیات مربوط می‌باشد.

استخدام به کارگران خدمات ارائه شده و تولیدات ساخته شده و فروش را دربر می گیرد.

استانداردهای تعیین قیمت به تدابیر مربوط به پول وقیمت های مربوط به عملیات کاری به دلار سروکار دارد(مربوط است) و با قیمتهای مستقیم وغیرمستقیم در هر واحد تولیدی یا فروش مربوط است.

معیارهای مربوط به سرمایه گذاری نسبت به مصرف دارایی ها برگشت سرمایه گذاری، دارایی های جاری به بدهکاری های جاری و مصرف منابع معیارهای درآمد مربوط به فروش دلاری، هرتن به دلار ،میانگین عایدی هر مشتری وفروش سرانه مربوط به جمعیت در یک بازار معین.

استانداردهای برنامه ریزی مربوط به زمان بندی های آزمایشی و درونی، برنامه های مروبط به ارزیابی و گزارشات مربوط به اجرای کار معیارهای غیرملموس (نامحسوس) که مربوط می‌شود و با صلاحیت (شایستگی) ،صداقت( وفاداری) ،هشیاری، (زیرکی) ودلگرمی وروحیه پرسنل (کارمندان) اندازه گیری اجرای کار: سنجش انجام(اجرای)عملیات کاری بطور نسبی آسان است زمانیکه معیارها محسوس(پیدا) وعینی(ظاهری)میباشند.

استانداردهای خودشان اغلب بهترین رویه(روش) برای سنجش را مشخص وتعیین می نماید.

انواع فعالیت ها در جائیکه اجرا با استاندارد های ذاتی (درونی) مرتبط هستند اندازه گیری آنها اغلب مشکل تر می‌شود.

این امر غالبا با فعالیت های مدیران سطح متوسط رو ببالای درون سازمان وجود دارد.

لذا کنترل پیچیده تر تر می‌شود زمانیکه از پایه واساس سازمان شروع وبطرف راس سازمان حرکت می کنیم.

یک سیستم کنترل کننده خود اصلاح گر (انسان یا ماشین) یک حلقه اطلاعاتی خواهد داشت این سیستم در مقابل معیارهای بازدهی را نشان می دهد واطلاعات را بر می گرداند به عنصری از سیستم که بازدهی را اصلاح می نماید.

سنجش اجرایی جز لاینفک این حلقه اطلاعاتی (دورانی) خواهدبود.

بنابراینا هر گونه عمل اصلاحی بطور زیادی متکی بر اندازه گیری های اطلاعات از این حلقه خواهد بود یک مدیر باید تصمیماتی را درباره قابلیت اعتماد ،اعتبار وتناوب سنجش ها اتخاذ نموده و می بایستی اطمینان حاصل نماید که سوابق( اطلاعات) قصد دارند شخص انسان را اصلاح نماید.

نقش عمل اصلاح کننده ایجاد استانداردها وسنجش میزان اجرایی بدون انجم عمل مثبت اصلاح کننده گی بی معنی خواهد بود.

عمل اصلاح کننده گی آسان ،سریع و واقعا امری اتوماتیک خواهد بود زمانیکه دارای یک سیستم کنترلی مکانیکی هستیم وتنظیم وتعدیل سیستم عملیات را بطور ماشینی انجام می دهیم برای مثال دستگاه تنظیم گرما روی یک دیگ زودپز خانگی یایک چرخ دنده که موتور را کنترل نماید.

اگر چه کنترل وفعالیت و کارهای بشری وغیرماشینی در سیستم های عملیاتی بیشتر پیچیده تر است.

عمل اصلاح گر مستلزم یک مرحله تصمیم گیری است.ابتدا دوگام اساسی مرحله نظارت حقایق را تامین میسر می نماید.

این واقعیات باید چک و تجزیه وتحلیل شوند و سپس دوره های متناوب عملیات اصلاح کننده مورد رسیدگی قرار گیرند.

مناسب ترین اقدام باید انتخاب گرددو باجرا گذاشته شود.

تعقیب نمائید تا متوجه شوید آیا عملیات اجرایی باید به معیارهایی برگردد که توسط سیستم نظارت کننده که دارای صفحات مشخصه در اطلاعات سازمان هستند تهیه وتامین گردد یادر موارد مخصوص توسط سیستم های آگاه کننده مستقلی باید تامین گردد.

نظارت وهماهنگی جریانات اساسی (ماده) جریان های اساسی مهم شامل تعدادی عملیات می‌باشد که همگی این عملیات برای یک تولید هموار حیاتی می‌باشد.

این وظایف معمولا خدمات تولیدی نامیده می‌شود.

آنها بشرح ذیل می‌باشد 1-خرید 2-حمل کالا(حمل ونقل خارجی) 3)انبار(نظارت سرشماری) 4-جابجایی (توزیع فیزیکی) خرید خارجی عمل خرید خارجی مربوط می‌باشد با فروشندگان خارجی برای کلیه موضوعات مواد که این کار مربوط به خرید مواد اولیه کالاها ،قطعات یدکی ، آذوقه، وسایل وابزار می‌باشد.

بطور کلی یک نماینده خرید(یا خریدار در صورت خرده فروشی) مسئول چهار اصل عمده و اساسی مانند کیفیت، تعداد،زمان و قیمت می‌باشد.

کیفیت به نوع کالا اشاره دارد همانگونه که در مشخصات فنی آن کالا مندرج وذکر گردید کمیت (مقدار) توسط تقاضاها(نیازمندی های) مادی وتولیدی تعیین می‌گردد.

زمان نقش مهمی دارد، از آنجا که زمان حمل کالا با برنامه های تولید کالا مثل حلقه زنجیر پوسته است.

پایه گذاری اساسی قیمت کالای خریداری مسئولیتی است که متوجه واحد خرید خارجی می‌باشد مشخصات فنی هر کالا جنبه ها وخصوصیات مواد اولیه یا تولیدات مورد احتیاج را معین وتعریف می کنند.

این مشخصات شکل،فرم،قواره، ترکیب،اجرا ،اندازه ها، سبک ودیگر جنبه های کالا را تعریف می‌کند در خواست های خرید فرم هایی هستند که کاربرد دارند بعنوان اسناد که چه مبلغ چه زمان ودر کجا مسئولان تقاضای خرید ونماینده خرید خارجی عازم عملیات خرید میشوند بعدا نماینده اساسی فروشندگان خارجی را جمع آوری می نماید واطلاعات مربوط به مواد اولیه یا کالا و زمان مورد نیاز را ارائه نماید.

این یک دعوت براییک تعیین قیمت کالا توسط فروشندگان خارجی است.

در صورتیکه توزیع کالا مورد نظر باشد کاتالوگ های ازپیش چاپ شده فروش در دسترس قرار می گیرد فروشندگان خارجی پیشنهاد قیمت خود را ارائه می نمایند مزایده ها.استعلام قیمت فروشندگان خارجی ارزیابی می گردند برای ارزش پیشنهادی و سایر موارد موجوددر استعلام.

تصمیم بریا خرید خارجی بعمل می آید و دستور خرید وشماره آن روی یک پرونده تعیین می‌گردد.

در آخرین مرحله فروشنده دستور خرید را تایید نموده وتاریخ حمل کالا را به واحد سفارشات خارجی اطلاع می دهد.متعاقب دستور خرید روش های شروع می‌شود.هیئت های اعزامی در امر خرید خارجی برای کمک به برنامه های کاری(همانگونه که درجریانات کاری اظهار شده) مورد استفاده قرار می گیرد.

حمل ونقل کالا و دریافت: حمل کالا به تهیه وتدارک تولیدات برای حمل ونقل اشاره می نماید برای هر دو مورد صادرات وواردات بطور کلی کلیه مواد اولیه که خارج می‌گردد قبل از اینکه حمل شود بسته بندی علامت گذاری و وزن می‌شود هر گونه شکستگی یا خسارت از هر نوع یک امر جدی تلقی می‌گردد بنابراین بسته بندی کانینترها طوری طراحی می‌گردد که حداقل شکستگی در حمل ونقل داشته باشد و در جابجایی کالا خسارت بحدقل برسد واین امر حمل می بایستی مطابق قوانین مربوط به بسته بندی کالا در حمل ونقل باشد.

دریافت کالا مسئولیتی مانند کنترل کلیه رسیده ها و شرایط مربوطه و محل دریافت مورد نظر و همچنین ارتباطات برای ورود مواد اولیه برای تولید را نیازمند است.

انبار(نظارت انبارگردانی) در این مرحله از کنترل مواد اولیه دو شرط حائز اهمیت است.

اول اینکه یک ذخیره کافی برای تامین احتیاجات مواد باید در اختیار در دست باشد و دوم اینکه یک مبلغ اضافی نه در دست و یا بصورت نقد بلکه وجهی گره خورده به سرنوشت خرید مواد( و به اضافی مخصوص خرید مواد) مورد نیاز است.

دفتر موجودی انبار(کنترل انبار) یک مسئله حیاتی وبحرانی برای سازمان های که معاملات عمده فروشی یا خرده فروشی دارند.

بعضی از سیستم های کنترل نظارت برانبار روش های پیچیده و ماهرانه ای را بکار می گیرند مانند کامپیوتر روش های حسابداری وریاضیات چنین روش های لازم است برای اطمینان بخشیدن به اینکه نظارت کافی روی تولیدات انجام شده در اختیار می‌باشد برای برآوردن تقاضای مشتریان چنانچه کارخانه دارای انبار متعددی که در آنها کالای تولید شده را انبار می نماید باشد مسئله بزرگتر می‌گردد.

در یک شرایط خارج از موجودی و یا انتظار برای دستور خرید مواد اولیه می تواند موجب از دست دادن یک مشتری، توقف کارخانه یا خسارت جدی در امر فروش گردد.

جابجایی توزیع (فیزیکی) یک بخش عمده ای از هر دلاری را که مصرف کننده صرف قیمت ومخارج حمل ونقل می نماید کوشش ها و زمان های زیادی مصرف گردیده است تا کالایی بطور صحیح درمکان مناسب و وقت درست بدست آید.

هر دلار راکه مصرف کننده صرف حمل ونقل کالا می نماید زمان وکوشش زیادی برده تا کالایی بشکل صحیح در زمان ومکان لازم رسیده باشد نظارت و هماهنگی درون واحدی( کنترل وهماهنگی ادارات داخلی) علاوه بر کمک به جریان اطلاعات ،مادی وکنترل کاری درون واحدها کارشناس (مدیر) همچنین با مسائل کنترلی زمانی که آنها در رابطه با سایر واحدها قرار میگیرند روبرو خواهد بود درون واحدی منجمله کارمندان یا واحدهای بیرونی این واحدها شامل کیفیت وکنترل آن ،رویه ها، حمل ونقل، تعمیر و نگهداری ،تامنی امنیت شرکت، مهندسی صنایع، کنترل های اضافی (زاید) ،آلودگی ،بازاریابی ،تحقیق وتوسعه می‌باشد.

ایا یک