اصول و روشهای مصاحبه مقدمه مصاحبه در حال حاضر یکی از روشهای مهم و قابل توجه برای دستیابی به اطلاعات است.
از طریق مصاحبه می‌توان اطلاعات منحصر به فرد تخصصی و مطالب جالب مستندی را که به راحتی بدست نمی‌آیند، جمع آوری کنید.
زمانی که مصاحبه می‌کنید مهارتهای ارزشمندی را به مجموعه دانش خود بعنوان یک مصاحبه گر می‌افزایید که می‌تواند شما را در جهات مختلف راهنمایی کند.
اگر در مصاحبه کردن تجربه ندارید، ممکن است این کار به نظر شما اسرارآمیز باشد یا احساس کنید که مصاحبه کردن تنها از افراد خاصی برمی‌آید، اگرچه یک مصاحبه‌کننده خوب شدن به زمان و تلاش نیاز دارد و تنها راه مؤثر، فراهم گرفتن مصاحبه تمرین است.
به هر حال شخصی که می‌خواهد مصاحبه‌گر باشد، باید اصول و تکنیک‌های مصاحبه را به خوبی بداند و علاقمند به این کار هم باشد، در این صورت در کار خود موفق خواهد شد.
مصاحبه کردن و تخلیه اطلاعات مصاحبه شونده از هر کس ساخته نیست، فرد مصاحبه گر باید تخصص، اطلاعات و جذابیت خاص یک مصاحبه گر را داشته باشد تا بتواند به راحتی با فرد موردنظر صحبت و اطلاعات لازم را بگیردو اینکار مستلزم تخصص و تجربه است که باید آن را بدست آورد.
مصاحبه چیست؟
مصاحبه مکالمه و گفتگو واژه هایی بسیار نزدیک به هم هستند اما در حقیقت هر کدام تفاوت هایی در معنا و کاربرد با دیگری دارند.
هر نوع صحبت ساده و بی اهمیت بین دو یا چند نفر را می توان مکالمه دانست که احتمالاً هدف خاص و از پیش برنامه ریزی شده‌ای را نیز دنبال می‌کند.
البته مصاحبه نیز در اصل نوعی مکالمه است اما مکالمه حساب شده و دقیق که در پی رسیدن به اهدافی از پیش تعیین شده می‌باشد و دارای بار محتوایی قابل ملاحظه و اطلاعات تازه و مفید است.
گفتگو گاهی جلوتر از مصاحبه است و دارای فصلی خلاقانه می‌باشد.
در گفتگو مصاحبه‌کننده به جای طرح سوالات مجزا از هم، شیوه‌ای یا تکنیکی و متصل را پیش می‌گیرد و هر پاسخ مصاحبه‌شونده را مبنای سوال بعدی خود قرار می‌دهد.
به هر حال با وجود تعاریف متعددی که از مصاحبه وجود دارد، تعاریف زیر ابعاد کاربردی فن مصاحبه را به خوبی می‌نمایاند: 1- مصاحبه عبارتست از پرسیدن هدفمندانه از یک شخص یا اشخاص برای کسب اطلاعات و افکار فرد و خبر و ...
جهت رسیدن به واقعیت.
2- مصاحبه یکی از انواع خبرگیری مستقیم است که به وسیله آن عقاید و افکار، بدست آوردن اطلاعات از افراد بدست می آید.
3- مصاحبه یکی از شیوه‌های کسب خبر است که به منظور بدست آوردن خبری خاص ما اطلاع از یک رویداد یا تحول در شرف وقوع یا ویژگی‌های یک حادثه و اتفاق و نیز آگاهی از نظرات شخصی یا گروهی دیگر که مصاحبه شونده شناخت کافی در مورد آنها دارد، صورت می‌گیرد.
4- مصاحبه گزارش و حاصلی است از فراگرد ارتباط میان دو سوی ارتباط به منظور دستیابی به واقعیتی که دارای یک یا چند ارزش خبری است، این گزارش ضمن آنکه تحت تأثیر ویژگی‌های دو سوی این فراگرد ارتباطی می‌باشد، احتمالاً از عوامل درون سازمانی و برون سازمانی نیز تأثیر می‌پذیرد.
به هر حال در تمامی تعاریف فوق چند عنصر مشترک و ضروری دیده می‌شود «مصاحبه کننده»، «مصاحبه شونده» و «اخبار و اطلاعات خاص» عناصری هستند که در تمامی مصاحبه‌ها وجود دارد.
اهداف مصاحبه عمده ترین اهداف مصاحبه شامل 3 مورد: 1- جمع آوری اطلاعات.
2- آگاهی دادن و مطلع ساختن.
3- تحریک و برانگیختن است.
هر مصاحبه به هر حال در جستجوی جمع آوری یک سری اطلاعات از افراد یا درباره فرد یا افرادی خاص است.
مصاحبه نه فقط برای بدست آوردن عقاید و نظرات اشخاص نسبت به خودشان مورد استقبال قرار می‌گیرد، بلکه از این طریق ممکن است نظرات ایشان را راجع به اعمال شخصی دیگر، دولت، قانون‌گذار، یک حزب و گروه سیاسی، اجتماعی یا مذهبی و غیر آن که مورد توجه باشد، بدست آورد.
اما منظور از تحریک و برانگیختنی که به عنوان سومین هدف مصاحبه ذکر شده ایجاد حساسیت فکری و نگرشی خاص نسبت به فرد مصاحبه شونده یا موضوع خاص مصاحبه است به این ترتیب احساس و توجه مخاطبین نسبت به موضوع با فرد مصاحبه شونده تحریک و برانگیخته می‌شود.
به هر حال در مصاحبه اهداف گوناگونی دنبال می شود ممکن است مصاحبه به منظور جمع آوری اطلاعات، ارزیابی طرف مقابل، اقناع و تغییر عقیده شخص، راهنمایی و توضیح برخی مسائل و یا جهت استخدام در زمینه‌های مختلف خبری و ...
باشد.
مصاحبه‌کننده کیست؟
مصاحبه‌کننده باید بتواند در هر وضعیت دشوار و غیر عادی ارتباط خود را با مصاحبه شونده برقرار سازد.
حجم اطلاع و ارتباط مصاحبه شونده را ارزیابی می‌کند و فوراً در ذهن خود از اطلاعات و مجهولات چشم اندازی نو بیابد و تصمیم بگیرد که در هر لحظه چه سوالی را باید مطرح کرد.
ویژگی‌هایی چون عدم اعتماد به نفس، داشتن روحیه کارمندی، بی‌علاقگی به حرفه، ناتوانی در مقابله با برخوردهای ذهنی، عقیدتی، سیاسی و ...
هر یک می‌تواند کم .
بیش با درجات مختلف، مانع بزرگی در موفقیت مصاحبه شود.
انواع مصاحبه مصاحبه با توجه به عناصر متعددی که در پدیده «ارتباط» وجود دارد، می‌تواند انواع بی‌شماری داشته باشد.
مصاحبه را می‌توان از جنبه‌های مختلفی تقسیم‌بندی کرد که اصلی‌ترین آنها به قرار زیر است: الف- از نظر حلقه‌های ارتباطی.
ب- از نظر نوع ارتباط.
پ- از نظر محتوا.
ت- از نظر هدف ارتباطی.
ث- از نظر نقش مصاحبه‌کننده.
ج- از نظر معنی (مطالعه قبل از مصاحبه).
منظور از نوع ارتباط این است که آیا مصاحبه‌گر و مصاحبه‌شونده در ارتباط چهره به چهره هستند یا وسیله‌ای ارتباطی مثل تلفن، دورنما، پرسشنامه، شکلی غیر مستقیم و با واسطه به مصاحبه داده است؟
از نظر محتوا مصاحبه ممکن است سطحی یا عمقی، تک موضوعی یا چند موضوعی و به تعبیری یک بعدی یا چند بعدی باشد.
از نظر هدف ارتباط باید گفت ممکن است هدف و موضوع مصاحبه از قبل بین مصاحبه‌گر و مصاحبه شونده توافق شده باشد و یا امکان دارد بدون توافق قبلی به صورت کاملاً باز و آزاد در مورد مسائل مختلف انجام گیرد.
منظور از نقش مصاحبه کننده این است که مصاحبه‌گر نقش دعوت کننده به مصاحبه را داشته یا این که از سوی مصاحبه شونده به انجام مصاحبه دعوت شده است.
از نظر معنی منظور این است که آیا مصاحبه‌گر قبلاً داده ها و اطلاعاتی از شخص مصاحبه شونده و موضوع مصاحبه به دست آورده یا بدون مطالعه قبلی دست به انجام مصاحبه زده است.
مصاحبه هدایت شده و مصاحبه آزاد مصاحبه‌ای را هدایت شده می‌گویند که مصاحبه کننده هدف معینی دارد و سعی می‌کند فقط جواب‌هایی در حد موضوع طرف توجه خود از مصاحبه شونده بدست آورد.
برای این منظور ناچار سوالات حساب شده‌ای که از پیش کاملاً بررسی شده‌اند، مطرح می‌شود.
اما هرگاه مصاحبه کننده دست طرف مصاحبه را در جواب باز بگذارد و حتی در پاره‌ای از موارد ابتکار طرح سوال را نیز به خود مصاحبه‌شونده واگذارد، مصاحبه آزاد یا هدایت نشده است.
تمهیدات قبل از مصاحبه مصاحبه کننده باید قادر باشد در مورد یک موضوع آنرا به بهترین وجه ممکن به انجام رساند، برای این کار لازم است تمهیداتی را در نظر بگیرد.
مصاحبه کننده علاوه بر آشنایی با تکنیک و روش مصاحبه باید قبلاً درباره موضوع مورد مصاحبه مطالعه دقیقی داشته باشد، چرا که گاهی موضوع مورد مصاحبه در چهارچوب تخصصی‌ها قرار دارد.
اگر مصاحبه‌ها درباره شخص به خصوصی است باید قبل از درباره اطلاعاتی کسب کنیم، البته هر چقدر شغل و تخصص فرد مصاحبه شونده به تخصص مصاحبه‌کننده نزدیکتر باشد مصاحبه قوی‌تر، اصولی‌تر و دارای محتوای مخفی‌تر خواهد بود.
برای تهیه یک مصاحبه عالی علاوه بر اطلاعات و تخصص لازم در مورد موضوع مورد مصاحبه باید به تکنیک‌های انجام مصاحبه تسلط کامل داشت.
نحوه شروع مصاحبه، پیش بردن و تمام کردن آن، تصویر سازی از توصیف در مصاحبه، یادداشت برداری و نحوه بکار بردن آن و بالاخره شیوه تنظیم مصاحبه از جمله نکاتی است که رعایت و توجه به آنها موجب می‌شود که مصاحبه انجام شده برای مخاطبین خواندنی و جالب باشد.
علاوه بر این دانایی، تمرین، تداوم مصاحبه و دقت در تجربه‌های انجام شده به هر چه حرفه‌ای تر شدن ما در این زمینه کمک می‌کند.
مطالعه قبلی هرگاه مصاحبه با مطالعات قبلی صورت گیرد این احساس در شخص طرف گفتگو بوجود می‌آید که مصاحبه‌کننده فرد مطلعی است و شاید در بعضی از زمینه‌ها از خود او نیز اطلاعات بیشتری دارد، در این صورت وی به سخن گفتن تحریک و تشویق می‌شود و آنچه را که در مواقع عادت با مصاحبه کنندگان عادی حاضر به گفتن نیست با توضیح و تفسیر مبسوط بیان می‌دارد.
در هر گفتگو و شنودی نه تنها لازم است موضوع از پیش روشن شده و تمام جوانب و اطراف آن شناخته شده باشد، بلکه باید طرف مصاحبه را نیز از قبل به درستی شناخت.
شناحتن مصاحبه شونده به مرحله اجرای مصاحبه کمک بسیاری می‌کند و مصاحبه‌کننده با توجه به خصوصیات و اخلاق طرف صحبت خویش می‌تواند مصاحبه را به نحو شایسته‌ای اداره نماید.
به هرحال هر چقدر مصاحبه آگاهی و تسلط بر موضوع گفتگو و نیز ویژگی‌های مصاحبه‌شونده داشته باشد می‌تواند با اعتماد به نفس بیشتری مرحله انحام و اداره مصاحبه را برگزار نماید، در حقیقت سه مرحله اصلی مصاحبه که شامل تمهیدات قبل از مصاحبه با انجام اداره مصاحبه و تنظیم مصاحبه می‌باشد، حلقه‌های متصل به هم هستند که ایراد در هر کدام به کل مجموعه مصاحبه لمطه می‌زند به تعبیری دیگر نیز، مرحله نخست هم چون موازی با یک خط اصلی است که اگر کسی انحراف پیدا کنه در مسیر حرکت خود از خط اصلی بسیار فاصله می‌گیرد، انجام خوب نیازمند آغاز خوب و پایان خوب، نیازمند خوب بودن هر دو مرحله قبلی است.
اداره مصاحبه مصاحبه‌گر پس از اینکه مراحل مقدماتی مثل: انتخاب شخص مصاحبه شونده، تعیین وقت مصاحبه، مطالعه روی موضوع مصاحبه، تعیین سوالات، آماده ساختن وسایل موردنیاز مصاحبه را آماده کند با خیال راحت به مرحله اصلی مصاحبه می‌پردازد که مرحله اداره مصاحبه است.
در حین انجام قسمت اصلی مصاحبه‌گر بایستی به پنج مورد بسیار مهم توجه داشته باشد.
1- به تناوب و تغییرات مراحل مصاحبه دقت کنید.
2- مفهوم صحبت‌های رد و بدل شده و پاسخ‌ها و نظرات ارایه شده را به گونه‌های قابل درک یادداشت کنید.
3- در حین گوش دادن به صحبت‌ها، سایر حواستان فعال باشند.
4- محیطی دوستانه و همراه با تفاهم ایجاد کنید.
5- از میان اطلاعات دریافتی موارد مرتبط را از میان مطالب غیر مرتبط شناسایی و جدا کنید و در پایان این وظیفه شماست که زمان و چگونگی به پایان بردن مصاحبه را تعیین و اعلام کنید.
از آن جایی که هر فردی طبیعتی مخصوص به خود دارد، قبلاً نمی توان کلیه رفتارها و عکس‌العمل‌های افراد مصاحبه شونده را در برخوردهای مختلف به درستی پیش‌بینی کرد.
در عین حال برای روبرو شدن با هر فرد دارای هر نوع طبیعت و روحیه و اخلاقی که باشد، راه‌هایی وجود دارد و این تنها بسته به ذکاوت و کاردانی مصاحبه‌کننده است که بتواند در برابر هر شخص رفتار مناسب با او از خود نشان دهد و یا به زبان دیگر راه مناسب‌تر برای مصاحبه را انتخاب کند.
به هر حال رعایت موارد زیر به عنوان اصول اداره مصاحبه پیشنهاد می‌شود: 1- شروع غیرمستقیم: برخی مصاحبه ها ایجاب می‌کند که بطور غیرمستقیم مشروح شوند، یعنی مصاحبه‌کننده پیش از طرح کردن مطالب خود به سخنانی لب بگشاید که از نظر آداب معاشرت پسندیده و حتی لازم است و شخصیت طرف مصاحبه را تحت تأثیر قرار می‌دهند.
اگر پیش از مصاحبه درباره ویژگی‌ها، سوابق و علایق خود مصاحبه‌شونده گفتگو شود باعث ایجاد انبساط و خاطره نشاط و علاقه به مصاحبه در او می‌شود.
2- داشتن تاکت مجری مصاحبه: در آغاز سخن و در طول مصاحبه، مصاحبه‌گر باید دارای تاکت باشد، یعنی از هوش و ذکاوتی برخوردار باشد که بتواند متناسب با وقت و متناسب با شخصیت طرف مطالب را عنوان کند که به دل وی بنشیند و او را آرام یا خرسند سازد.
یک طرف بی‌موقع با یک سخن نسنجیده ممکن است تمام زحماتی را که برای مصاحبه با شخصیت مورد نظر کشیده است، به هدر بدهد.
3- دقت در طرز صحبت و رفتار: مصاحبه گر از آغاز مصاحبه باید در رفتار و گفتار خود بسیار دقیق باشد و طوری عمل کند که طرف مصاحبه مجبور باشد به شخصیت او احترام بگذارد، متین بودن، دقت در ادای کلمات و سخنان و نظمی که در طرح سؤال‌ها وجود دارد، همه از عوامل سازنده یا نشان دهنده شخصیت مصاحبه‌گر است.
به کلی بد صحبت کردن، بی‌جا سخن گفتن، بی‌اطلاع از موضوع و شناختن طرف سبب می‌شود که شخصیت مصاحبه‌کننده کوچک جلوه کند و طرف گفتگو نسبت با او بی‌اعتنا باشد.
4- جلب اعتماد طرف مصاحبه: مصاحبه‌گر باید با اشخاصی که به مناسبت شغل و مقامشان طرف مراجعه هستند طرح دوستی بریزد و در این دوستی صادقانه اعتماد و اطمینان آنها را جلب