دوره ی آموزشی Word سومین مهارت از استاندارد ICDL می باشد .
برنامهWord متداولترین برنامه واژه پرداز موجود به شمار می آید .
هدف اصلی برنامه این است که در تایپ و قالب بندی متنها مفید واقع شود .
اما ویژگیهای قدرتمند دیگری نیز دارد که امکان ایجاد جدولهای مختلف - کار با تصویرهای گرافیکی - طراحی صفحه وب و بسیاری از قابلیتهای دیگر را برایتان فراهم کرده است .
برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند .
جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که Word نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد : - حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233 - 16 مگابایت Ram - حدود 600 مگا بایت فضای آزاد.
اصول کار با WORD
- اجرای Microsoft Word و آغاز کار با آن : نرم افزار Word تحت سیستم عامل windows 98-2000-XP کار می کند.
برای شروع از منوی Start ، زیر منوی Programs و سپس گزینه Microsoft Word را انتخاب می کنیم.
- آشنایی با محیط کار و اجزای آن :
دکمه Close یا بستن پنجره : جهت بستن یک پنجره باز باید از این دکمه استفاده نمود ( البته از کلید ترکیبی ALT+F4 نیز میتوان استفاده کرد).
باید توجه داشت برای بستن هر پرونده میتوانید از منوی File زیر منوی Exit را نیز انتخاب نمائید.
دکمه Maximize یا حداکثر سازی : برای اینکه بتوان پنجره را به حداکثر اندازه خود رساند میتوان از این دکمه استفاده نمود.
دکمه Restore : پس از اینکه پنجره به حداکثر اندازه خود رسید برای تبدیل به اندازه قبلی خود از این دکمه استفاده می شود.
دکمه Minimize یا حداقل سازی :با کلیک کردن بر روی این دکمه میتوان یک پنجره حداکثر شده و یا معمولی را حداقل نمود با انجام این عمل پنجره به حداقل خود می رسد و روی Task bar قرار می گیرد.
توجه داشته باشید که پنجره ای که حداقل شده است بسته نشده و هنوز در حافظه مستقر است.
- نوار عنوان یا Title Bar : نواری که اسم پنجره روی آن قرار دارد نوار عنوان نامیده میشود از نوار عنوان میتوان برای حداکثر سازی و یا بازگردانی پنجره به حالت وضعیت قبلی استفاده نمود برای این کار کافی است روی نوار عنوان دبل کلیک نمائید .
- دکمه Control Bottom یا کنترل : این دکمه در سمت چپ صفحه مانیتور قرار دارد.با دکمه کنترل میتوان تمام عملیاتی که توضیح داده شد را انجام داد برای باز کردن دکمه کنترل کافی است روی دکمه آن کلیک کرد.
عمل دیگر دکمه کنترل بستن پنجره است برای این کار باید روی نشانه دکمه کنترل دبل کلیک کرد.
- Move: برای جابجایی پنجره میتوان از این گزینه استفاده کرد .
برای اینکه این گزینه فعال شود باید روی نوار عنوان دبل کلیک نمود .
Menu Bar یا نوار منو: هر یک از منوها با توجه به نام خود، عملکردی خاص دارند.
پس از باز شدن منو زیر منوها را مشاهده خواهید کرد که هر زیر منو به معنای یک فرمان می باشد .حال این منو ها را با محتویاتشان مورد بررسی قرار می دهیم:
منویFile:شامل گزینه هایی برای انجام عملیات مختلف بر روی فایلهاست.در جدول زیر نام عملکرد گزینه های این منو را نشان داده ایم:
منویFile:شامل گزینه هایی برای انجام عملیات مختلف بر روی فایلهاست.در جدول زیر نام عملکرد گزینه های این منو را نشان داده ایم: منوی Edit:شامل گزینه های ویراستاری مدرک است.نام عملکرد هر یک از آنها در جدول زیر نشان داده شده است: منوی View:شامل گزینه های مربوط به تغییر نمای مدرک اجزاء مختلف نمای صفحه نمایش است.نام عملکرد هر یک از گزینه های این منو در جدول زیر موجود است.
منویInsert:شامل گزینه های مربوط به درج موارد مختلف در مدرک است.نام و عملکرد هر کدام از این گزینه ها را در جدول زیر نشان داده ایم: منوی Format:شامل گزینه های مربوط به قالب بندی(آراستن)مدرک است.
نام و عملکرد هر کدام از این گزینه ها را در جدول زیر نشان داده ایم: منوی Tools:شامل ابزارهای مختلفی است که نام و عملکرد هر کدام از این گزینه ها را در جدول زیر نشان داده ایم: منوی Table:شامل گزینه های مخصوص کار با جدول ها در مدرک است.
نام و عملکرد هر گزینه در زیر آمده است:داد منویWindow جهت مرتب نمودن مشاهده پنجره ها و منویHelpشامل گزینه هایی برای دریافت کمک به روش گوناگون است.لازم به یادآوری است که جداول فوق الذکر بعضی از مهمترین گزینه ها را مورد بررسی قرار داده است نه تمام آنها را.
Toolbars یا نوار ابزار: نوارهای ابزار کلیدهای دسترسی سریعتر به زیر منوها می باشند.
در اصل گزینه ها و فرمان های موجود در زیر منوها ، در نوارهای ابزار نیز موجودند و کار را جهت دسترسی سریعتر به زیر منوها آسان می کنند .
روشهای مختلف برای ظاهر کردن نوار ابزار : الف ) انتخاب زیر منوی Toolbars از منوی View ب ) کلیک راست بر روی Menu bar برای محو کردن نوار ابزارها میتوان روی آنها کلیک راست کرده و زمانی که فهرست نوارهای ابزار ظاهر گردید ، آنها را از حالت فعال در آورید بدین صورت شما نوار ابزارها را در روی صفحه نخواهید داشت .
- Ruler یا خط کش : خط کش یکی دیگر از ابزارهای کارآمد در برنامه Word میباشد.
این خط کش بسیار دقیق بوده و با آنچه که شما روی کاغذ اندازه میگیرید برابر است .
خط کش برای تنظیم حاشیه ها و تورفتگی ابتدای پاراگرافها استفاده میشود.
برای ظاهر کردن خط کش از منوی View زیر منوی Ruler را انتخاب نمایید.
برای ظاهر کردن خط کش عمودی نیز میتوانید از منوی View پنجره را به حالت Page Layout برده و سپس از منوی Tools زیر منوی Options را انتخاب و از روی برگ نشان View گزینه Vertical Ruler را انتخاب نمائید.
درصورتیکه بخواهید خط کش شما در سمت راست پنجره ظاهر شود مراحل بالا را تکرار و گزینه Right Ruler را انتخاب نمائید.
Scroll Bar یا نوارهای مرور: دکمه ها و نــوارهایی هستند که توسط آنها میتوان صفحه را جابجا نمود.
این دکمه ها بطور افقی برای جابجایی به چپ و راست و بطور عمودی برای بالا و پائین طراحی شده اند.
بجای استفاده از دکمه های مرور که با هر بار فشردن آنها کمی صفحه جابجا می شود میتوان از نوارهای مرور نیز استفاده کرد.
برای جابجایی باید روی این نوارها قرار گرفته و بـــا ماوس نوار را جابجا نمود.
در صورتیکه سند شما دارای چند صفحه باشد میتواند نشان دهنده شمارش صفحه نیز باشد نوارهای مرور برای این کار باید اشاره گر ماوس را روی نـــوار برده و بر روی آن کلیک کنید تا شماره صفحه به نمایش در آید.
برای ظاهر کردن Scroll bar عمودی و افقی و انتقال آن به سمت چپ پنجره، باید پنجره را از منوی View به حالت Page layout برده سپس از منوی Tools و زیر منوی options در برگ نشان View گزینه های Vertical Scroll bar, Horizontal Scroll bar و Left Scroll bar را انتخاب نمود.
-Next Page, Previous Page یا صفحه قبل و بعد : برای آنکه یک صفحه به بالا یا پائین برود باید از این علامت استفاده کرد.
- محیط تایپ : این محیط اصلی ترین قسمت برنامه است.
این قسمت محل تایپ ، حروف چینی و صفحه آرایی شماست .
تمام عملیاتی که باید در مورد کارتان انجام دهید در این محل خواهد بود .
مکان نما : محل حرف بعدی را که تایپ خواهد شدء نشان میدهد.
Right Click یا کلیک راست: قرار دادن اشاره گر بر روی موضوعی خاص و کلیک دکمه سمت راست ماوس با این عمل منوی میانبری ظاهر میشود که کاربر میتواند از آن فرمانی را انتخاب نماید.
- Screen Tips یا نکته ابزار : کافیست با ماوس روی یکی از کلید ها قرار بگیرید و کمی مکث کنید خواهید دید یک جعبه متن کوچک به نام نکته ابزار باز خواهد شد و نام آن کلید را نشان خواهد داد .
Status Bar یا نوار وضعیت: این نوار پائین ترین قسمت پنجره می باشد که به شما اطلاعاتی در مورد شماره صفحه ، قسمت ، کل صفحه ، فاصله از بالای صفحه، خط روی صفحه ، وضعیت کاراکتر و...
می دهد توسط این سطر یا نوار شما میتوانید موقعیت خود را بیابید که اکنون در کدام صفحه و کدام سطر قرار گیرد.
برای ظاهر کردن این نوار بر روی پنجره باید پنجره را از منوی View به حالت Page layout برده و سپس از منوی Tools و زیر منوی Options در برگ نشان View گزینه Status Bar را انتخاب کنید اصول و قوانین تایپ آشنایی با میز و صندلی تایپیست میز تایپیست معمولاً دارای دو یا سه کشو می باشد.
تایپیست میتواند وسایل کار خود را در آنها قرار دهد.
ارتفاع استاندارد این میز معمولاً 70 تا 72 سانتیمتر است.
میز تایپیست باید طوری قرار گیرد که نور طبیعی از پشت سر و یا سمت راست تایپیست بتابد و اگر تایپیست از چراغ رومیزی استفاده میکند می بایست چراغ روشنایی در سمت راست ، متناسب با دید نصب شود.
صندلی تایپیست دارای تکیه گاه با دو فنر نرم می باشد، این تکیه گاه بوسیله یک اهرم به میله صندلی متصل است که تایپیست می تواند ارتفاع آنرا متناسب با اندام خود کم یا زیاد کند.
میله صندلی از پائین به یک فنر قوی در زیر نشیمن گاه مربوط است که میتوان آن را به طرف جلو و یا عقب حرکت داد.
این صندلی گردان است .
ارتفاع استاندارد آن از کف تا زیر زانو 45 سانتی متر می باشد ولی تایپیست به تناسب اندام خود میتواند آنرا بالا و یا پائین ببرد .
قبل از شروع کار به نکات زیر توجه نمائید : به گونه ای که تکیه گاه پشت ، کف پاها و همچنین مهره های ستون فقرات به حالت صاف قرار گیرند ، روی صندلی بنشینید.
خم شدن به جلو یا عقب ضمن ایجاد خستگی باعث بروز عوارض ناشی از عدم رعایت صحیح نشستن نیز می گردد.
اکنون کارهای عملی را شرح خواهیم داد : 1-صفحه کلید را طوری روی میز قرار دهید که لبه کی برد با لبه میز موازی باشد و به حالت صحیح و مناسب بین دو دست شما قرار گیرد.
2-صندلی خود را طوری میزان کنید که فاصله مناسب و دلخواه را داشته باشید.
3-پاهایتان زیر صندلی قرار نگیرد بلکه کف پاها در زیر میزو بطور صاف روی زمین قرار گیرد و پای راست کمی جلوتر از پای چپ شما باشد .
4-دستهای شما می بایست با ماشین زاویه 90 درجه تشکیل دهد.
5-انگشتان خود را به حالت نیمه خمـــیده روی دگمه ها بگذارید و از تکان دادن بازو یا مچ ها خودداری نمایید.
مکاتبات اداری و بازرگانی : مکاتبات : مکاتبات عبارت است از نوشته هایی به منظور آگاهی ، اطلاع و خبر بین دو یا چند نفر ، موسسه ، شرکت و سازمان که میتواند به وسیله پست یا فرد انجام گیرد.
مکاتبات در وحله اول بررسی ، اقدام و سپس بایگانی می گردد.
مکاتبات بر دو نوع است : 1- مکاتبات بازرگانی 2- مکاتبات اداری - مکاتبات بازرگانی : مکاتبات بازرگانی عبارت است از نوشته های بازرگانی درباره تولید ، خرید ، فروش ، ارائه خدمات و مسائل مالی .
مطالب چاپی روی نامه های بازرگانی بشرح زیر است : بطور معمول نامه های بازرگانی دارای سرلوحه ای است که نوع و چگونگی فعالیت های موسسه را نشان میدهد.
سرلوحه آن عبارتست از : - علامت تجاری - نام موسسه - شماره ثبت دفتر شرکت ها - نشانی - تلفن - نشانی تلگرافی ، تلکس و یا فاکس - نوع فعالیت - مکاتبات اداری : تفاوت مکاتبات اداری در اندازه کاغذ، فرم و شکل نوشتاری آن می باشد .
قوانین تایپ فارسی - قوانین تایپ اکنون شروع به تایپ نمائید.
با زدن Space کلمات از یکدیگر جدا می شوند.
زمانی که یک سطر تمام می شود برای رفتن به سطر بعد لازم نیست Enter بزنید ، برنامه توسط خصوصیت Word Wrap موجب می گردد که سطر شما بدون زدن Enter شکسته شود .
اکنون یک جمله به پایان رسید .
نقطه را گذاشته و ادامه دهید تا جمله بعدی نیز تمام شود.
آیا بنظر شما یک پاراگراف پایان پذیرفته و یا چون دو جمله دارید ، دو پاراگراف تایپ کرده اید؟
در جواب باید گفت یک پاراگراف شامل یک حرف ، یک سطر یا چند سطر است که تا پایان نپذیرفته Enter نباید زد.
هرگاه Enter زده شد به مفهوم پایان یک پاراگراف است.
- اصول تایپ تمرین : شکیبا – ساسان – مامان – تینا – تمشک – آسان – انگشتان – بایگانی – گلابی – گیتی – مالش - نان – آب – شام – سام – سیاست – کیاست – تابستان – شایان – مات – ماش –