برنامه Power Point یکی از برنامه های بسته نرم افزاری Office به شمار میرود که با آن میتوانید مجموعه اسلایدهایی که متن را با متن های رسم شده Clipart ، عکس، صدا، تصویر ، و حتی جلوه های ویژه متحرک نمایش دهید.
پس میتوانید کارتان را به اسلایدهای 35mm تبدیل کنید .
علاوه بر اینها چون Power Point یک Package است میتوانید سند های Word ، کاربرگهای Excel را به صورت گرافیک و متن و به Power Point اضافه نمایید.
در حقیقت Power Point قسمت سمعی – بصری برنامه Office است.
برنامه Power Point با نصب برنامه Office در سیستم شما دیده میشود.
برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند .
جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که Power - Point نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد :
- حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233
- 16 مگابایت Ram
- حدود 600 مگا بایت فضای آزاد
Presentation - نمایش
مجموعه ای از اسلایدها میباشد که برای گروهی از افراد نمایش میدهید.
Power Point فایلهای خود را با پسوند .ppt ذخیره میکند که برای اجرای اینگونه فایلها حتماً باید نرم افزار Power Point را روی سیستم داشته باشیم.
همچنین میتوان فایلهای Power Point را با پسوند .pps که حالت اجرایی ( exe) دارد نیز ذخیره کرد که در این حالت برای اجرای این فایلها نیازی به خود برنامه وجود ندارد.
پسوند .pot مخصوص فایلهایی است که به عنوان الگو یا Template ذخیره میشوند.
( که در ادامه بحث توضیح بیشتری به این مقوله داده میشود.
)
هنگام اجرای برنامه Power Point پنجره Start up باز میشود که سه راه برای شروع را پیشنهاد میکند
روش فعال شدن Start up
از منوی Tools گزینه Option ، برگ نشان View ، گزینه Startup Dialog را فعال میکنیم
Auto contact wizard :
آسانترین راه ایجاد یک کار جدید است.
پس از دریافت اطلاعات یک مجموعه اسلاید ایجاد میکند که درباره موضوعی که مشخص میکنیم ایجاد میشوند.
Design Template :
با انتخاب این گزینه پنجره New Presentation باز میشود.
با انتخاب یک Template و زدن کلید OK پنجره دیگری باز میشود که نمونه اسلایدی را که میخواهید بر اساس آن مورد طراحی شود را انتخاب میکنید.
به این مجموعه Layout میگوییم که شامل 24 نمونه کار میباشد .
با انتخاب هر کدام نام آن را میتوانیم سمت راست پنجره مشاهده کنیم.
هر کدام از این Layout ها دارای معیار های ( متن ، جدول ، نمودار و گرافیک ) است .
تفاوت استفاده از Auto content wizard با Design template در این است که در حالت اول مجموعه ای از اسلایدها ظاهر میشود که در نوار وضعیت میتوانیم از تعداد آن اطلاع پیدا کنیم.
ولی در Design Template فقط یک نمونه کاری در اختیار کاربر قرار داده میشود.
شناسایی نوار ابزار ها و توانایی ایجاد یک نوار ابزار سفارشی
نوار ابزار ها نحوه دسترسی سریع به گزینه های موجود در منو ها را فراهم میسازند.
نوار ابزار ها را میتوان از منوی View گزینه Toolbar فعال کرد.
برای سفارشی کردن نوار ابزار برای اینکه بتوانیم ابزار های دلخواه را به طور پراکنده از منو های مختلف انتخاب کنیم در برگ نشان Toolbar گزینه New را انتخاب کرده و نام مناسبی برای آن انتخاب میکنیم سپس از برگ نشان Command ابزار های انتخابی را به نوار ابزار جدید Drag میکنیم.
از این پس میتوان نام این نوار ابزار را در منوی View/ Toolbar مشاهده نمود.
برای اینکه بتوان مکان Screen tip را برای ابزار های نوار ابزار فراهم نمود و همچنین کلید های میان بر ابزارها را همراه با Screen Tip نشان داد گزینه Show shortcut keys in screen Tip را از منوی View/ Toolbar/ Customize/ Option فعال میکنیم.
نوار ابزار ها نحوه دسترسی سریع به گزینه های موجود در منو ها را فراهم میسازند.
برای اینکه بتوان مکان Screen tip را برای ابزار های نوار ابزار فراهم نمود و همچنین کلید های میان بر ابزارها را همراه با Screen Tip نشان داد گزینه Show shortcut keys in screen Tip را از منوی View/ Toolbar/ Customize/ Option فعال میکنیم.
آشنایی با چند اصطلاح در Power Point : Placeholder : به مکانهایی در اسلاید گفته میشود که هنگام انتخاب ، گیره هایی در اطراف آن ظاهر میشود که میتوان از نظر نوشتاری مستقل عمل کنند.
Handout : میتوان از اسلاید چاپ گرفت و در اختیار کسانی که در کنفرانس شرکت کرده اند قرار داد که اصطلاحاً Handout گفته میشود.
تنظیمات لازم برای بهینه کردن نحوه نمایش Tools/ Option/ View Startup dialog : در صورت فعال بودن باعث میشود هنگام شروع کار با Power Point پنجره Startup ظاهر شود.
New slide dialog : هنگام ایجاد یک اسلاید جدید نمای Layout ها را در اختیار ما قرار نمیدهد.
Status bar : باعث نمایش نوار وضعیت در پایین پنجره میشود.
Virtual ruler : خط کش عمودی را در صفحه میتوان مشاهده کرد .
البته به شرطی که Ruler ا از منوی View فعال کرده باشیم.
Windows in taskbar : در صورت باز نمودن بیش از یک برنامه میتوان برای بستن Presentation جاری بین Presentation دیگر حرکت نمود.
Popup menu on right mouse click : باعث فعال بودن Right clickو ظاهر شدن منوی کرکره ای هنگام نمایش در نمای Slide Show میشود.
Show popup menu button : باعث میشود دکمه ها عملیاتی در منتهی الیه سمت چپ Slide show فعال باشد.
End with black slide : در خاتمه نمایش اسلاید ها ، اسلایدی سیاه نمایش داده میشود .
در صورت غیر فعال بودن این گزینه هنگام خاتمه نمایش ، وارد برنامه Power Point میشویم.
طراحی یک اسلاید با ایجاد زمینه جدید برای طراحی اسلاید میتوان از روشهای پیشنهاد شده در ابتدای درس کمک گرفت .
به طور مثال از Design Template که یک اسلاید با طرح انتخابی در اختیار ما قرار میدهد و با اضافه کردن اسلاید طرح انتخابی به بقیه اسلاید ها نیز اعمال میشود.
یا از Presentations که از منوی File/ new میتوان به آن دسترسی پیدا کرد و عملکرد تقریباً مشابه Auto content wizard دارد که در این حالت گروهی از اسلاید ها هم از نظر طرح و هم از نظر فونت میتوانیم داشته باشیم و امکان جایگزین کردن متن های دلخواه با متن های داخل اسلاید وجود دارد.در این حالت نیز با ایجاد یک اسلاید جدید طرح انتخاب شده به این اسلاید هم اعمال میشود.
اکنون میخواهیم ببینیم چگونه میتوانیم یک اسلاید را خودمان طراحی کنیم.
از منوی Insert گزینه New slide را انتخاب میکنیم .
یا کلید ترکیبی Ctrl+M را میزنیم و از پنجره ظاهر شده New slide- Layout مناسبی مثلاً Blank را انتخاب میکنیم .
با ظاهر شدن این Layout در حالت Normal view با Right click روی اسلاید و انتخاب گزینه Background از لیست باز شدنی رنگ دلخواهی را انتخاب میکنیم .
برای تنوع انتخاب رنگ از More color هم میتوانیم استفاده کنیم.
رنگ مورد نظر را اگر تعدادی اسلاید ایجاد کرده باشیم با دکمه Apply to all به کلیه اسلاید ها اعمال میکنیم و با انتخاب Apply فقط به اسلاید جاری .
فرق Apply و Preview در پنجره Background را خودتان امتحان کنید.
با انتخاب Fill Effects ( پر کننده ) از لیست باز شدنی پنجره ای با 4 برگ نشان داخلی ظاهر میشود.
از برگ نشان Gradient در قسمت Colors با انتخاب One color میتوانید رنگ مورد علاقه خود را با درجه در اختیار داشته باشید و همزمان از قسمت Shading style انواع طیف های رنگی در رابطه با رنگ شما نمایش داده میشود.
Two color هم عملی مشابه One color ارائه میدهد با این تفاوت که ترکیبی از دو رنگ گرافیک های جالبی ایجاد میشود.
گزینه Present : طرح های از پیش تهیه شده ای است که با انتخاب هر طرح و با تنظیم در قسمت Shading style میتوان اسلاید را طراحی نمود.
برگ نشان Texture : طرح های موزائیکی در برگ نشان وجود دارد که میتوان از آن به عنوان پشت زمینه اسلاید استفاده کرد و میتوان با گزینه Other texture نمونه کاری را به این طرح ها اضافه نمود.
جهت اضافه نمودن عنوان میتوان از فایلهایی که پسوند .bmp و .gif و .jpg دارند استفاده نمود.
برگ نشان Pattern : در این برگ نشان نیز با انتخاب رنگهای Foreground ( پیش زمینه ) و Background ( پشت زمینه ) و با انتخاب از لیست Pattern اسلاید طراحی میشود.
برگ نشان Picture : در این برگ نشان با انتخاب دکمه Select Picture میتوان تصویری را به عنوان پشت زمینه اسلاید انتخاب نمود که این تصویر تمام سطح اسلاید را میپوشاند.
در اینجا نیز میتوان از فایلهایی با پسوند .jpg و .gif و .bmp استفاده کرد که عملکردی متفاوت با Texture دارد که بهتر است خودتان امتحان کنید طراحی با استفاده از Apply design در اثر Right click روی اسلاید زمینه دیگری با نام Apply design را انتخاب میکنیم پنجره ای ظاهر میشود که نمونه های Template را در اختیارمان قرار میدهد که میتوان طرح های قبلی را با این طرح ها جایگزین کرد.
با Right click روی اسلاید گزینه Slide color scheme را انتخاب میکنیم و روی اسلاید های موجود اثر آن را امتحان کنید.
اکنون در مرحله ای قرار دارید که میتوانید انتخاب عملکرد هر یک از 3 روش توضیح داده شده در حالت های متفاوت را تشخیص دهید.
اضافه کردن توضیحات به یک اسلاید : یک اسلاید میتواند یک Comment box ( جعبه توضیحات ) داشته باشد که در صورت نیاز بتوان از آن استفاده نمود برای اضافه کردن توضیح به یک اسلاید از منوی Insert گزینه Comment را انتخاب میکنیم.
برای اینکه یتوانید نام نویسنده جعبه توضیحات را به نام خودتان تغییر دهید کافی است در منوی Tools گزینه Option را انتخاب کنید و در قسمت General/ User information نام خودتان را تایپ کنید .
از این پس با اضافه کردن جعبه توضیحات نام نویسنده این Box با نام خودتان ظاهر میشود.
برای پنهان کردن یا آشکار کردن جهبه توضیحات، از منوی View گزینه Comment را انتخاب میکنیم .
در این حالت هر چند تعداد Comment که در اسلاید داشته باشیم آشکار یا پنهان میشود.
طراحی با استفاده از Apply design در اثر Right click روی اسلاید زمینه دیگری با نام Apply design را انتخاب میکنیم پنجره ای ظاهر میشود که نمونه های Template را در اختیارمان قرار میدهد که میتوان طرح های قبلی را با این طرح ها جایگزین کرد.
آشنایی با پنجره New slide و معرفی چند Layout برای باز شدن پنجره New slide کافی است از منوی Insert گزینه New slide یا فشار دادن کلید های ترکیبی Ctrl+M استفاده کنیم.
در این پنجره 24 طرح موجود است که میتوانیم مرتبط با موضوعی که میخواهیم اسلاید را طراحی کنیم نمونه مورد نظر را انتخاب کنیم.
اولین Layout : با Title slide ( اسلاید عنوان ) معرفی میشود که معمولاً برای انتخاب اولین اسلاید استفاده میشود.
دومین Layout : اسلایدی است که در آن اقدام به تایپ متن میکنیم که این متن در یک ستون نوشته میشود.
نکته : کلیه Layout ها دارای یک عنوان جداگانه در قسمت بالای اسلاید برای خود هستند به غیر از Blank سومین Layout : مخصوص نوشتن متن به صورت 2 ستونه میباشد.
چهارمین Layout : برای ایجاد جدول در اسلاید میباشد که با انتخاب این گزینه و دابل کلیک روی نماد جدول پنجره ای ظاهر میشود که در آن میتوانیم تعداد سطر ها و ستونها را مشخص کنیم.
مثلاً با وارد کردن عدد 4 برای Columns و عدد 3 برای Rows جدولی با 4 ستون و 3 سطر رسم کنیم.
( نوار ابزار Table ) پنجمین Layout -Text & Chart : پنجمین Layout را میتوان با متن و نمودار پر نمود که با انتخاب این اسلاید روی نماد Chart دبل کلیک میکنیم .
در این لحظه پنجره Power Point شبیه پنجره Excel در می آید و با پر کردن داده دلخواه درون جدول فعال شده و میتوان با Right click کردن در محیط نمودار شکل ظاهری نمودار را نیز تغییر داد.
هفتمین Layout -Organization chart : است که میتوان از آن برای رسم نمودار های سازمانی استفاده کرد که با Double click روی نماد آن در داخل اسلاید پنجره Microsoft organization chart باز میشود که با محیط آن آشنا میشویم.
در این پنجره در قسمت Chart title میتوانیم عنوان مناسبی برای نمودار سازمانی وارد کنیم.
معمولاً در نمودارهای سازمانی مدیر در رأس و در Box manager قرار میگیرد.
بقیه همکاران را میتوان در قسمتهای مختلف نمودار وارد نمود که در شکل دیده میشود.
( این کار را میتوان با نوار ابزار سازمان دهی نمودارانجام داد) در منو های موجود در این پنجره گزینه هایی وجود دارد که براحتی میتوانید عملکرد آنها را روی نمودار پیاده سازید.
به طور مثال در منوی View میزان Zooming را تنظیم میکنیم یا در منوی Styles شکل ظاهری نمودار را تغییر دهیم .
همچنین میتوان از منو های دیگر برای