مقاله حاضر به تعریف ، تاریخچه وکاربرد پست الکترونیکی دربخشهای مختلف کتابخانه ازجمله کاربرد آن در واحد مرجع، واحد انتخاب وسفارش ، سازماندهی اطلاعات ، تهیه مجلات الکترونیکی،اشاعه اطلاعات ،گروهای مباحثه ونیاز کتابداران به آن می پردازد ودرپایان مزایا و مشکلات استفاده از پست الکترونیکی در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی ذکر شده است
هزاران سال است که دیگر ، دیدار و گفتگوی حضوری تنها برآورنده نیاز انسان به ارتباط نیست و بشر همواره به دنبال سریع ترین راه برای برقراری ارتباط بوده است ، شبکه ها بر اساس همین تمایل انسان به برقراری ارتباط با دیگران بنا نهاده شده اند.(مدیری،1376،49)
پست الکترونیکی یکی از مهمترین و پراستفاده ترین خدمات شبکه ارتباطی اینترنت محسوب می شود و قابلیت ارسال و دریافت هرنوع پیام اعم از متن ، تصویر ، صوت ،...
را به شکل الکترونیکی ( رقومی ) دارد.
پست الکترونیکی شباهت زیادی به پست معمولی دارد.
پست الکترونیکی همچون پست معمولی دارای فرستنده ، گیرنده ، محمل و پیام است با این تفاوت که تمامی اجزای آن کامپیوتری می باشد.
(شیری ، 1378 ، 32 )
پست الکترونیکی ، امکان ارتباط همزمان افراد را فراهم می سازند ، به عبارت دیگر فرستنده هر وقت بخواهد پیام خود را ارسال می کند و گیرنده نیز هروقت بخواهد پیام مورد نظر را بخواند.
در واقع لازم نیست فرستنده و گیرنده پیام ، ارتباط همزمان داشته باشند.
هنگام ارسال یک نامه الکترونیکی ، پیام از یک رایانه به رایانه دیگر می رود تا به مقصد برسد و در مقصد به صندوق پستی سیستم گیرنده می رود و در یک فایل(inbox) ذخیره می شوند.
در روزگاران قدیم به لحاظ محدودیت جغرافیایی هر یک از کشورها و عدم نیاز به ارتباط با خارج از محدوده زندگی خود ، پست فقط نقش یک رابط داخلی را بر عهده داشت ولی تحولاتی که بعد از انقلاب صنعتی در اروپا بوجود آمد و گسترده شدن روابط اجتماعی ، صنعتی و بازرگانی و نیز ضرورت ارتباط با خارج از کشور، پست نیز به تبع این تغییرات دچار تحولاتی شد و انسان به این نتیجه رسید که دیگر وسایل حمل و نقل قدیمی از چاپاروکبوترنامه گرفته تا وسا یل ارتباطی دیگر ، جوابگوی رشد سریع ارتباط انسانی نیست و با گسترش این ارتباطات بود که وسیله ارتباطی سریعی به نام پست الکترونیک که حاصل تحولات فناوری اطلاعات در اینترنت بود ، بوجود آمد تا جائیکه امروزه ما به وسیله این ابزار ارتباطی در ظرف چند ثانیه می توانیم نامه ای را به آن سوی دنیا بفرستیم.
پست الکترونیکی چیست ؟
پست الکترونیکی یکی از روشهای ارسال نامه ، پیام و فایل به صورت الکترونیکی ، از طریق رایانه ها و یا شبکه ها می باشد.
پست الکترونیکی از مشهورترین خدمات اولیه و عمومی اینترنت است.
این سیستم در شبکه های مختلف و اینترنت بین رایانه ها ارتباط غیر همزمان را بوجود آورده است.
پیامها به صورت الکترونیکی از طریق دروازه های (Gateway ) شبکه به شکل های مختلف و گوناگون دیگر هدایت می شود.
مبادلات الکترونیکی می تواند متنی ساده و با حجم بسیار کم و یا پرونده های صدا ، تصویر و فیلم و هر چیز دیگر را شامل می شود.
ابزار و امکانات جدیدی چون فهرستهای پستی ، گروههای خبری ، کنفرانسهای الکترونیکی ، سیاهه های الکترونیکی و گروههای هم علاقه برگرفته از پست الکترونیکی می باشد.( ابراهیمی ، 1380 ، 204 – 259 ).
تاریخچه استفاده از پست الکترونیکی
پست الکترونیکی یا ( Electronic mail = E – mail ) یکی از نخستین خدمات اساسی اینترنت به عنوان پراستفاده ترین ابزار شبکه اینترنت مطرح است.
قدمت این سرویس به دهه های 70 و 80 میلادی برمی گردد ( ابراهیمی ، 1379 ، 47 ).
این ابزار ارتباطی در حوالی سال 1965 زمانی اختراع شد که « فرناندو کوریاتو » و همکارانش در مؤسسه تکنولوژی ماساچوست ( mit ) برنامه ای را درست کردند که به کاربران رایانه های دانشگاه اجازه می داد پیام های خود را مبادله کنند.
برای بیشتر مردم پست الکترونیکی پدیده ای نسبتاً جدید است.
اما جالب است که بدانیم نخستین پست الکترونیکی ( E – mail ) جهان 30سال پیش ، پس از آنکه یک برنامه نویس علامت را به عنوان آدرس پست الکترونیکی به کار گرفت ، فرستاده شد.( بشیری ، 1380)
« ری تا مینسون » را پدر پست الکترونیکی خوانده اند و به این علت او را پدر پست الکترونیکی نام نهاده اند که او در سال 1971 برنامه ای اختراع کرد که اجازه می داد پیامهای الکترونیکی میان رایانه ها رد و بدل شود.
البته سیستم پست الکترونیکی اختراع او نیست بلکه همانطوریکه ذکر شد پست الکترونیکی در حوالی سال 1965 زمانی اختراع شد که « فرناندو کوریاتو » و همکاران وی در مؤسسه تکنولوژی ماساچوست ( mit ) برنامه ای را درست کردند که به کاربران رایانه های دانشگاه اجازه می داد پیام های خود را مبادله کند.( بشیری ، 1380)
کاربرد پست الکترونیکی در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی
پست الکترونیکی به عنوان یکی از ابزارهای مهم ارتباطی دارای مزایا و کاربردهای ویژه ای در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی می باشد.
از کاربردهای پست الکترونیکی در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی به موارد زیر می توان اشاره کرد از جمله:
- امکان ارسال همزمان چند کاربر از طریق کنفرانس پست الکترونیکی
- امکان ارسال همزمان پیام برای چند نفرازطریق گروههای مباحثه وفهرست های پستی
- امکان عضویت در گروه های مباحثه ، گروه های خبری و فهرست های پستی
- سرعت بالای ارسال و دریافت نامه ها و پیام برای گروه ها و اشخاص
- عضویت در خدمات آگاهی رسانی جاری و اشاعه اطلاعات گزیده ناشران ، و...
- ارسال درخواستهای امانت بین کتابخانه ای و سایر مکاتبات اداری مربوط به درخواست و ارسال منابع اطلاعاتی
- ایجاد گروه های مباحثه و خبری در موضوعات مختلف کتابخانه ، کتابداری و اطلاع رسانی و تبادل تجربیات علمی و کاربردی
- پایین بودن هزینه
- حذف محدودیت های زمانی و جغرافیایی
- دریافت بعضی از مجلات الکترونیکی رایگان که از طریق پست الکترویکی توزیع می شود.
تاریخچه استفاده از پست الکترونیکی پست الکترونیکی یا ( Electronic mail = E – mail ) یکی از نخستین خدمات اساسی اینترنت به عنوان پراستفاده ترین ابزار شبکه اینترنت مطرح است.
این ابزار ارتباطی در حوالی سال 1965 زمانی اختراع شد که « فرناندو کوریاتو » و همکارانش در مؤسسه تکنولوژی ماساچوست ( mit ) برنامه ای را درست کردند که به کاربران رایانه های دانشگاه اجازه می داد پیام های خود را مبادله کنند.
اما جالب است که بدانیم نخستین پست الکترونیکی ( E – mail ) جهان 30سال پیش ، پس از آنکه یک برنامه نویس علامت را به عنوان آدرس پست الکترونیکی به کار گرفت ، فرستاده شد.( بشیری ، 1380) « ری تا مینسون » را پدر پست الکترونیکی خوانده اند و به این علت او را پدر پست الکترونیکی نام نهاده اند که او در سال 1971 برنامه ای اختراع کرد که اجازه می داد پیامهای الکترونیکی میان رایانه ها رد و بدل شود.
البته سیستم پست الکترونیکی اختراع او نیست بلکه همانطوریکه ذکر شد پست الکترونیکی در حوالی سال 1965 زمانی اختراع شد که « فرناندو کوریاتو » و همکاران وی در مؤسسه تکنولوژی ماساچوست ( mit ) برنامه ای را درست کردند که به کاربران رایانه های دانشگاه اجازه می داد پیام های خود را مبادله کند.( بشیری ، 1380) کاربرد پست الکترونیکی در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی پست الکترونیکی به عنوان یکی از ابزارهای مهم ارتباطی دارای مزایا و کاربردهای ویژه ای در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی می باشد.
از کاربردهای پست الکترونیکی در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی به موارد زیر می توان اشاره کرد از جمله: - امکان ارسال همزمان چند کاربر از طریق کنفرانس پست الکترونیکی - امکان ارسال همزمان پیام برای چند نفرازطریق گروههای مباحثه وفهرست های پستی - امکان عضویت در گروه های مباحثه ، گروه های خبری و فهرست های پستی - سرعت بالای ارسال و دریافت نامه ها و پیام برای گروه ها و اشخاص - عضویت در خدمات آگاهی رسانی جاری و اشاعه اطلاعات گزیده ناشران ، و...
- ارسال درخواستهای امانت بین کتابخانه ای و سایر مکاتبات اداری مربوط به درخواست و ارسال منابع اطلاعاتی - ایجاد گروه های مباحثه و خبری در موضوعات مختلف کتابخانه ، کتابداری و اطلاع رسانی و تبادل تجربیات علمی و کاربردی - پایین بودن هزینه - حذف محدودیت های زمانی و جغرافیایی - دریافت بعضی از مجلات الکترونیکی رایگان که از طریق پست الکترویکی توزیع می شود.
- تولید بولتن خبری و یا فهرست تازه های کتابخانه و ارسال آن از طریق فهرستهای پستی به مشترکین - استفاده از پست الکترونیکی برای دسترسی به بسیاری از اطلاعات موجود در اینترنت - سهولت ، سرعت و قابلیت های استفاده از پست الکترونیکی باعث شده که اکثر کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی علاوه بر مکاتبات شخصی که از بدیهی ترین خدمات پست الکترونیکی است ، برای اشاعه جدیدترین اطلاعات به مشتریان خود ، این ابزار پر قدرت اطلاع رسانی را به خدمت بگیرند.
کاربرد پست الکترونیکی در بخش ها و واحدهای کتابخانه متفاوت است و هر بخش یا واحد می تواند با توجه به نیازها و انجام یکسری اقدامات به تناسب کاربرد پست الکترونیکی در آن قسمت بکار برد.
از جمله کاربردهای پست الکترونیکی در کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی عبارتند از : کاربرد پست الکترونیکی در واحد مرجع؛ ارائه خدمات مرجع از طریق پست الکترونیکی از قدیمی ترین روش هایی است که برای ارائه خدمات مرجع الکترونیکی از سال 1990 مورد استفاده قرار گرفته است.
در ابتدایی ترین طریقه ارائه خدمات مرجع از طریق پست الکترونیکی ، پیوندی در سایت اصلی کتابخانه یا مؤسسه ای که می خواهد خدمات مرجع از طریق آن ارائه شود ، قرار داده می شود که با انتخاب آن ، یک صفحه ساده پست الکترونیکی باز می شود و کاربر می تواند نیازهای اطلاعاتی خود را در آن صفحه وارد کند(حمیدی ، 1385، 119) اگر ذخیره الکترونیکی اطلاعات سرآغاز انقلاب در خدمات مرجع محسوب شود باید گفت استفاده از پست الکترونیکی که یکی از ابزارهای الکترونیکی انتقال اطلاعات می باشد تحولی شگرف در خدمات مرجع ایجاد کرده است.
مثلاً استفاده کنندگان از پست الکترونیک می توانند به جای تماس تلفنی با کتابدار مرجع در بسیاری از موارد سئوالات مرجع خود را در هر زمانی که راحت تر باشند و فرصت داشته باشند انجام دهند و لازم نیست که حتماً با کتابدار مرجع گفت و گوی مستقیم داشته باشند.
از طرف دیگر ، کتابداران مرجع نیز با توجه به اینکه پیام ها را بطور خودکار توسط رایانه دریافت می کنند فرصت کافی برای تهیه پاسخ داشته و متقابلاً پاسخ مناسب را در زمان مناسب از طریق پست الکترونیکی ارسال می کنند.
ضمناً با توجه به اینکه در نظام های پست الکترونیکی اینترنت این مکان وجود دارد که پیام ، فایل و یا هرگونه اطلاعات دیگر ، برای افراد بیشماری که بصورت گروه های الکترونیکی و با علایق مشترک موضوعی تعریف شده اند ارسال شود بر روی خدمات اشاعه اطلاعات گزیده کتابخانه می تواند تأثیر شگرفی داشته باشد.
دراین صورت کتابخانه مرجع ، متخصصین موضوعی مرجع یاحتی پایگاههای اطلاعاتی که استراتژیهای مربوطه خودبه خود فعال می گردد.
با تعریف گروه های الکترونیکی با علایق مشترک موضوعی می توان فایل یا اطلاعات بازیابی شده را برای این افراد با نشانی های مختلف فرستاد بدون اینکه لازم باشد عملیات متفاوتی برای ارسال اطلاعات مربوط برای هرکدام ازاشخاص مشترک انجام شود.(نقی مهرطبایی،1383، 40 ) تحقیقات مختلف و تجارب علمی صورت گرفته در کتابخانه های مختلف سراسر جهان نشان داده اند که ارائه خدمات مرجع ازطریق پست الکترونیکی ، مطرح ترین ومناسب ترین روشی است که در اکثر موارد با موفقیت همراه بوده است.
از سوی دیگر هزینه ناچیز این روش باعث اقبال بیشتر کتابخانه ها و نیز کاربران دراستفاده از این ابزار شده است ( حمیدی ، 1385 ) رشد روزافزون تولید اطلاعات و کنترل آن و اهمیت اطلاعات در تصمیم گیری تأثیر شگرفی بر خدمات مرجع گذاشته است.
اهمیت تأثیر تکنولوژی ارتباطات و اطلاعات بر خدمات مرجع از این دیدگاه قابل تأمل است که بدون استفاده از این ابزار قدرتمند امکان کنترل این حجم عظیم اطلاعات احتمالاً غیرممکن است.
در واقع پست الکترونیکی کاربردهای وسیعی در واحد مرجع دارد از جمله برخی از کاربردهای پست الکترونیکی در واحد مرجع عبارتند از : - با در دست داشتن پست الکترونیکی نویسندگان ، محققان و پژوهشگران می توان درباره مقاله یا کتاب با آنها مکاتبه کرد و از نویسنده درخواست کرد در صورت امکان یک نسخه از مقاله یا سند را به آدرس پست الکترونیکی ما ارسال کند.
- کتابدار