در این پروژه ما سیستم فروشگاه زنجیزه ای رفاه را مورد بحث قرار می دهیم بطور کلی این فروشگاه شامل یک سالن بزرگ فروش و یک انبار است و هر روزه خریداران زیادی برای خرید به این فروشگاه می آید و سیستم مورد استفاده در این فروشگاه سیستم دستی است.
در سالن این فروشگاه قفسه های متعددی وجود دارد که هر قسمت مربوط به یک نوع محصول می باشد و تعداد زیادی کارگر و فروشنده در قسمتهای مختتلف آن مشغول بکار هستند اما با در نظر گرفتن تعداد خریداران و فروش روزانه از شرکتها و کارخانجات تولید کننده به مشکلاتی در فروش و خرید و برداشت سود برخورد می کنیم، که در ادامه توضیح داده خواهد شد.
با توجه به مشکلات موجود هیأت مدیره این فروشگاه اقدام به مکانیزه نمودن این سیستم کرده است و این هیأت شامل 3 نفر از سهام داران همین سیستم موجود مطالعه قرار دادیم و متوجه شدیم با در نظر گرفتن خرید ماهیانه فروشگاه از شرکتهای مختلف و تعداد خریدارانی که همه روزه به فروشگاه می آیند و خریدی که توسط آنان انجام می پذیرد سیستم بازدهی مورد قبول را ندارد و چون تعداد خرید بصورت روزانه، هفتگی و ماهیانه زیاد می باشد متأسفانه مدیر فروشگاه قادر به نگهداری تمام فاکتورهای خرید نمی باشد چون بایگانی آن جا بسیار زیاد جا اشغال می کند و کمتر مورد استفاده قرار می گیرد و محاسبه تعداد کالاها از روی آن وقتی بسیار زیاد را می گیرد و بازهم ممکن است در محاسبات اشتباه رخ دهد پس بطور دقیق نمی توان تخمین زد که سود بدست آمده از فروش کالاها درست استیا خیر.
در قسمت صندوق نیز نمی توان بطور واقعی گفت که در روز چه تعداد از یک کالا فروخته شده است، چون تعداد خریداران زیاد است فروشندگان در قسمت صندوق قادر به یادداشت تمام کالاهای خریداری شده نیست و اگر هم بخواهند این کار را انجام دهند وقت بسیار زیادی از مشتری گرفته می شود.
راه حل ارائه شده از طرف ما به کارفرما مکانیزه کردنم سیستم دستی موجود است و چون کارفرما تأکید داشت که نمی خواهد هزینه زیادی صرف تعویض سیستم دستی موجود شود، تصمیم به این گرفته است که شاید با استخدام کردن چندین نفر نیروی انسانی بیشتر
1-مسئولیت ثبت کالاهای خریداری شده از شرکتها
2-تعداد کالاهای چیره شده در قفسه های فروشگاه
3-ثبت جزء به جزء فروش روزانه هر کالا
بتوان نظارت بیشتری در فروش داشت
که بازهم در این روش به مشکلات احتمالی زیادی برخورد می کنیم و چون باید نیروی انسانی خیلی بیشتری بکار گرفته شود و هزینه زیادی صرف حقوق ماهیانه این کارمندان می شود و چون تعدادی از این کارمندان مرتباً باید بر قفسه های نظارت داشته باشد وضعیت آن را به ثبت برساند، باعث شلوغی قسمت های مختلف می شود و ممکن است موجب اعتراض و کم شدن تعداد خریدارن شود و باز به اطمینان نمی توان گفت که سود بدست آمده از خرید و فروش در این فروشگاه درست است و به همین دلیل پرسشنامه ای ترتیب داده ایم تا خواسته‌های مدیر و کارمندان را بصورت کامل بدانیم تا سیستم مورد قبول را ارائه دهیم.
که بازهم در این روش به مشکلات احتمالی زیادی برخورد می کنیم و چون باید نیروی انسانی خیلی بیشتری بکار گرفته شود و هزینه زیادی صرف حقوق ماهیانه این کارمندان می شود و چون تعدادی از این کارمندان مرتباً باید بر قفسه های نظارت داشته باشد وضعیت آن را به ثبت برساند، باعث شلوغی قسمت های مختلف می شود و ممکن است موجب اعتراض و کم شدن تعداد خریدارن شود و باز به اطمینان نمی توان گفت که سود بدست آمده از خرید و فروش در این فروشگاه درست است و به همین دلیل پرسشنامه ای ترتیب داده ایم تا خواسته‌های مدیر و کارمندان را بصورت کامل بدانیم تا سیستم مورد قبول را ارائه دهیم.
«پرسشنامه کارمندان» نام: نام خانوادگی: کد کارمندی: تاریخ تولد: سمت: تاریخ استخدام: مشکلات در سیستم موجود برای کارمند: 1- 2- 3- 4- توقعات کارمند از سیستم مکانیزه: 1- 2- 3- 4- پیشنهادات: 1- 2- 3- تاریخ امضا «پرسشنامه مدیران» نام: نام خانوادگی: مشکلات در سیستم موجود برای مدیر: 1- 2- 3 4 توقعات مدیر از سیستم مکانیزه: 1- 2- 3- 4- پیشنهادات 1- 2- تاریخ، امضاء تحلیل نیازمندیها این فروشگاه همه روزه به غیر از ایام تعطیل از ساعت 8 صبح شروع بکار می کند و تا ساعت 9 شب بکار خود خاتمه می دهد.
1-مشکل: هر روز صبح کارگران اجناس مورد نیاز را از انبار به داخل فروشگاه می آورند و قفسه های خالی را پر می نماید و تعداد کالاهای گذاشته شده در هر قسمت را یادداشت می نمایند اما متأسفانه کارها به کندی انجام می پذیرد چون ابتدا کارگران باید تمام قفسه ها را چک کنند اجناس مورد نیاز و تعداد آنها را یادداشت نماید و سپس آنها را بوسیله چرخهای دستی از انیاز فروشگاه یباورند و اگر جنسی را از قلم انداخته باشند دوباره باید این کار را انجام دهند و اگر تعداد را اشتباه نوشته باشند مجبور می شوند چند بار برای پرو و خالی کردن چرخها به داخل انبار بروند و همین پدیده و سبب صرف وقت و نیروی انسانی بیشتری می شود.
راه حل:هنگامی که از یک سیستم مکانیزه استفاده می نماییم براحتی می توانیم از کامپیوتر تعداد هر کالا را که صبح روز گذشته از انبار وارد کرده ایم بگیریم و تعداد و فروش رفته از آنرا نیز بفهمیم و با کمال اطمینان تعداد جنس لازم را از انبار بیاوریم و تمام این اعمال با سرعت انجام می پذیرد و بدون گشتن و یادداشت برداشتن از قفسه ها قادر به انجام این اعمال هستیم و با کمال اطمینان تعداد کالاهای وارد شده و فروش رفته را محاسبه می کنیم.
تمام اجناسی که خریدار برداشته است و در سبدها قرار داده در قسمت صندوق محاسبه می شود و مبلغ محاسبه شده دریافت می گردد و مسلماً بعضی از خریداران تعداد زیادی کالا را بر می دارند و تمام این اجناس در قسمت صندوق بصورت دستی فاکتور می شود و چون تعداد اجناس زیاد است و محصولات کارخانجات متفاوت در این فروشگاه بفروش می رسد مسئول صندوق باید برای بعضی اجناس که قیمتهای آنها را نمی داند به برگه قیمتها نگاه کند و بر همین اساس وقت بسیار زیادی از هر دو نفر هم خریدار و هم فروشنده گرفته می شود و فروشنده باید در همین حین دوبار تمام افرادی فروخته شده و نوع و قیمت آنرا نیز وارد دفتر نماید و همین امر سبب می شود که مثلاً برای محاسبه اجناس شخصی که 20 قلم جنس دارد وقت زیادی گرفته شود و موجب هرج و مرج در قسمت جلوی صندوق گردد و همین امر موجب شود تا تعداد زیادی از مشتریان ناراضی از فروشگاه خارج شود.
و باز در قسمت خروجی فروشگاه اجنای باید دوباره، چک شود تا جنسی بی دلیل و بدون پرداخت پول از فروشگاه خارج نشود یعنی مطابقت فاکتور با اجناس خریداری شده که باز مشتریان مدت زیادی در این قسمت معطل می شوند.
راه حل: اما در سیستم مکانیزه برای تک تک کالاهای موجود در فروشگاه یک بر چسب که تهیه می شود که شامل چند قسمت است.
و این برچسب سبب می شود بوسیله دستگاه های Bare code کد کالای مورد نیاز فقط با گرفتن دستگاه جلوی بر چسب وارد کامپیوتر شود و صورت حساب به راحتی از طریق پرینتر خارج گردد و سبب سرعت عنل و راحتی کار بیشتر می شود و تمام اجناس فروخته شده در کامپیوتر تثبیت می شود و به راحتی می توان سود روزانه فروش را محاسبه نمود.
Text diagram: دیاگرام متن سیستم فروشگاه: بطور کلی سیستم این فروشگاه که تشکیل شده از انبار و ساختمان فروش که جنس از کارخانه‌های تولید کننده خریده می شود و وارد انبار می گردد در انبار اجناس وارد شده از کارخانجات ثبت و اجناس خارج شده نیز ثبت می گردند.
کالاها از انبار به مرکز فروش می روند و آنجا در قفسه های فروش قرار می گیرند و در آن قسمت هر کالا در قفسه های مربوط به خود گذاشته می شود.
سپس در بخش صندوق قسمت هر جنس محاسبه می شود و به فروش می رسد و مدیریت فروشگاه بر همه قسمتها نظارت دارد.
بطور کلی می توان مشکلات سیستم را در موارد زیر خلاصه نمود.
1-کندی ارائه سرویس به مشتری 2- انجام امور تکراری توسط پرسنل 3-کندی پیگیری کسری کالا در فروشگاه به منظور تعیین موجودی لازم 4-عدم آگاهی از رسیدن میزان یک محصول به مقداریکه باید خرید مجدد صورت گیرد.
5-ثبت دستی اطلاعات مربوط به سیستم 6-پیگیری امور مالی بطور کلی می توان محیط این سیستم را تشریح کرد: این سیستم یک فروشگاه است که با کارخانه ها مختلف مواد غذایی، پوشاک، آرایشی، بهداشتی و ...
در ارتباط است.
ورودیهای این سیستم، کالاهای تولید شده بوسیله این کارخانه ها است و با مردم و خریداران و کارمندان در اتباط است و خروجیهای این سیستم سوددهی و رضایت مشتیران از این فروشگاه است به دلیل پدیده جذب مشتری که باز برای سود دهی بیشتر صورت می پذیرد که می توان همین خروجیهای سیستم را اهداف این فروشگاه نیز نام برد و در نظر گرفت را با سیستم دستی و کند موجود نمی توان به این اهداف رسید و سعی در مکانیزه نمودن این سیستم شود.
شرح نیازمندیها در مراحل قبل نیازهای سیستم شناخته شد و ضعفهای آن نیز تشخیص داده شد حالا در این مرجله شروع به مکانیزه نمودن این سیستم می کنیم برای این منظور ما احتیاج به 1- کامپیوتر در قسمت انبار فروشگاه داریم که تعداد کالاهای وارد شده در هر روز به انبار را ثبت و بایگانی نماید و هزینه پرداخت شده برای هر کالا نیز وارد شود و تعداد و نوع کالاهای فرستاده شده به بخش فروش نیز در این کامپیوتر ترتیب می شود و به راحتی می توان مقدار و نوع خرید روزانه هفتگی و سالیانه را مشخص نمود.
2-نیازمند 1 کامپیوتر نیز در قسمت مدیریت فروشگاه هستیم که به صورت شبکه به قسمتهای دیگر مرتبط باشد برای آگاهی از خرید و فروش و روزانه 3-احتیاج به 5 کامپیوتر و 5 دستگاه Bare code و 5 پرینتر در قسمت صندوق هستیم که بوسیله Bare code، کد جنسها وارد کامپیوتر می شود تعداد و نوع محصول در سیستم ثبت می شود و بوسیله پرینترها صورت حساب چاپ می شود و در پایان هر روز تعداد کالای فروخته شده برای برابری با پول بدست آمده بوسیله هر صندوقدار مشخص می شود و به اطلاع مدیر می رسد.
با این روش بطور دقیق تعداد و نوع محصول بفروش رفته مشخص می گردد و حالا در سیستم جدید به 5 نفر صندوق دار نیازمندیم.
1 نفر برای تطبیق فاکتور با اجناس جلوی در فروشگاه 2 یا سه نفر برای آوردن جنس روزانه از انبار 1 نفر نظافت چی فروشگاه که در مقایسه با روش قبل نیروی انسانی خیلی کمتر شد و یک نفر حسابدار فروشگاه شرح منطق سیستم در مراحل قبل نیازها ضعفها، امکانات، خواسته ها و هدفهای سیستم را بر شمردیم و سیستم مکانیزه مورد نظر را پیشنهاد کردیم که سبب مرتب شدن کارها و بازدهی بیشتر این فروشگاه می شود در بخشهای گذشته گزارشات لازم در مورد سیستم و و نحوه عملکرد آن ارائه شد و سیستم مور نیاز با در نظر گرفتن همان خواسته های کاربر تشخیص داده شد که با اجرای این پروژه برای فروشگاه نیز به تمام خواسته‌ها کاربرپاسخ مثبت داده می شود و باید اقدام به پیاده سازی این پروژه بگیریم .
فصل اول : مقدمه 1- تقدیر و تشکر ابتدا خدا را تشکر میکنم که توفیق سلامت وکسب آموزش را بدست آوردم و سپس از استاد محترم جنای آقای دانشور که ضمن آموزش ما را در جهت آماده نمودن این مجموعه هدایت فرمود تشکر می نمایم .
2- مقدمه تهیه مستندات برای هر اقدامی در همه زمینه ها همواره مفید بوده است .
در زمینه تهیه یک سیستم نیز نباید همه چیز در قلب و یاد تهیه کننده باقیمانده و در نهایت در آنجا به فراموشی سپرده شود .سیستمی که دارای مستندات صحیح و اصولی باشد همواره نفرات دیگر نیز با مطالعه مختصر می توانند براحتی ادامه دهنده کار نفر قبل باشند .
و اما در ارتباط با این مستندات لازم است بیان نمایم که بر اساس اطلاع یکی از دوستان در شرکت «لادن» که کار حسابداری آنان بطور دستی انجام می شد و مشکلاتی در این زمینه نیز داشتند تصمیم گرفتیم که به اتفاق موضوع را بررسی و در صورت امکان نسبت به تهیه سیستم