دانلود تحقیق مطالعه سیستم موجود و امکان سنجى

اهداف  و موضوعات  مورد بحث

 در این فصل مراحل و چگونگى انجام فاز یکم از چرخه حیات توسعه سیستم مطرح شده و مورد بحث قرار مى‏گیرد.

محورهاى اصلى این فصل عبارتند از :

  درک سیستم موجود

 بدست آوردن دید کلى از سیستم موجود و اجزاء و چگونگى انجام عملیات.

  پى بردن به مشکل

 یافتن مشکلاتى که در سیستم موجود وجود دارد و بررسى ریشه‏هاى آن، و ارائه راه حلى کلان براى رفع این مشکلات.

  بررسى امکان پذیرى

 کنترل اینکه آیا راه‏حل ارائه شده، از ابعاد مختلف، عملى است یا خیر.

 نکات  قابل توجه براى یادگیرى

 پس از مطالعه دقیق و کامل این فصل، براى درک بهتر قسمتهاى 11-6 و 12-6 (برنامه‏ریزى و برآورد هزینه و زمان مطالعه و طراحى سیستم جدید)، فصل هفتم (مطالعه و طراحى سیستم جدید) کاملاً و با دقت مطالعه شود و سپس این دو قسمت (11-6 و 12-6) مجدداً مرور و مورد مطالعه قرار گیرد زیرا درک بهتر این دو بخش نیاز به داشتن اطلاع کامل از چگونگى انجام مطالعه و طراحى سیستم دارد.

 1-6 - مطالعه سیستم موجود چیست؟

 براى آنکه تحلیلگر، اصلاحاتى را در یک سازمان انجام دهد، اولین چیزى که باید بداند آنست که سیستم موجود در سازمان چگونه عمل مى‏کند و چه مشکلاتى در آن وجود دارد.

این کار طى فاز مطالعه سیستم موجود و امکان سنجى انجام مى‏شود.

در این فاز تحلیلگر اطلاعاتى پیرامون سیستم موجود کسب کرده و امکان پذیر بودن تغییرات را بررسى مى‏کند (شکل 1-6).

این مطالعه شامل موارد زیر است :

  بررسى سیستم موجود سازمان و مستند کردن آن.

  تعیین نقاط ضعف و مشکلات سیستم موجود.

  تعیین راه‏حل‏هاى کلان (وارد جزئیات راه حل نمى‏شود) براى رفع مشکلات.

  بررسى میزان کارائى راه‏حل‏ها و تعیین ارزش سیستم جدید.

  تعیین میزان هزینه و زمان مطالعه و طراحى سیستم جدید (فاز بعدى).

  تعیین دقیق اهداف و نقطه‏اى که باید به آن برسیم (در انتهاى مطالعه و فاز بعدى) و اثبات امکان پذیر بودن اهداف.

  تعیین مشکلاتى که در مطالعه وجود خواهد داشت و اعلام آن به سازمان، براى تصمیم مناسب.

نظیر اصطکاک با کارکنان، بازآموزى و ...

  تعیین شرایط و سیستم کامپیوترى و انتخاب سخت‏افزار و محیط مناسب آن، و انتخاب سیستم عامل نرم‏افزار و نیز تعیین خط مشى و مشخصات سیستم کامپیوترى مورد نیاز.

  بررسى روشهاى مختلف انجام طرح و ابعاد آن شامل شرایط محیطى، عوامل انسانى و....

 در انتهاى این فاز، تحلیلگر گزارشى از وضعیت سیستم موجود و مشکلات آن را تنظیم و به مدیریت ارائه مى‏کند.

مدیریت احتمالاً نقطه نظرات جدیدى را مطرح و یا نواقصى را در گزارش به تحلیلگر گوشزد کرده و تحلیلگر این موارد را در گزارش اصلاح مى‏کند.

این روند اصلاح ممکن است چند بار تکرار شود (شکل 2-6).

پس از آن، زمانى که هیچ نقطه ابهام و اشکالى در گزارش وجود نداشته باشد، مدیریت گزارش مطالعه سیستم موجود را تایید کرده و دستور آغاز به کار فاز مطالعه و طراحى سیستم جدید را صادر مى‏کند.

چنین فراروندى براى فاز مطالعه و طراحى سیستم جدید نیز تکرار مى‏شود، تا مدیریت تایید و دستور پیاده‏سازى را بدهد.

2-6 - چرا باید مطالعه انجام شود؟

 همانطور که مشاهده مى‏شود، مطالعه سیستم موجود شامل چندین فعالیت متفاوت است، که هر یک زمانگیر و نیاز به صرف وقت و تلاش کافى است.

با توجه به اینکه در انتهاى این مرحله چیز جدیدى به سیستم موجود اضافه نخواهد شد و تنها یک بررسى است، به عبارت دیگر محصول جدید و ملموسى ندارد، مدیران و برخى از تحلیلگران نمى‏توانند وجود آنرا تحمل کنند.

وقتى مى‏خواهید یک زمین بایر را به یک باغ تبدیل کنید، باید ابتدا آنرا شخم بزنید، سنگهاى آن را خارج کنید و مدتى را صرف آماده کردن آن کنید.

اما اغلب افراد علاقه دارند سریعتر درخت‏ها را بکارند.

اگر شرایط آماده نشده باشد، درختهاى کاشته شده پس از مدتى از بین خواهند رفت.

مطالعه سیستم موجود مانند آماده کردن زمین براى کاشت است.

تحلیلگرانى که مطالعه سیستم موجود را به دلایلى چون کم اهمیت شمردن آن، تنبلى، فشار مدیریت و ...

بسیار سریع و ناقص انجام مى‏دهند و یا بعضا، اصلاً آنرا انجام نمى‏دهند و به یک گشت یکى دو ساعته در سازمان اکتفا مى‏کنند، در طراحى و پیاده سازى سیستم دچار شکست مى‏شوند.

این شکست هم متوجه تحلیلگر، و هم متوجه سازمان خواهد بود و هر دو از این موضوع زیان خواهند دید.

همانطور که در ایجاد یک باغ، آماده کردن زمین، زمان و هزینه‏اى کمتر از کاشتن درختان را طلب نمى‏کند (اگر بیشتر نکند)، مطالعه سیستم موجود نیز در مقایسه با طراحى و پیاده سازى سیستم جدید، زمان و هزینه قابل‏توجهى را مصرف مى‏کند(شکل3-6).

این

 نسبت در سیستمهاى مختلف، متفاوت است.

 مطالعه سیستم موجود، اثرات متعددى را در توسعه سیستم مى‏گذارد (شکل 4-6).

نقص یا عدم انجام مطالعه سیستم موجود باعث ایجاد مشکلات زیر مى‏شود :

 1- عدم پشتیبانى کامل و لازم مدیریت در زمان مطالعه و طراحى سیستم جدید و پیاده‏سازى.

زیرا مدیریت، از جوانب و ابعاد مشکل آگاه نشده است.

معمولاً قبل از مطالعه سیستم موجود، مدیریت تنها بخش کوچکى از مشکلات سازمان را شناسائى کرده است، بنابراین اهمیت کمترى براى اصلاح و توسعه سیستم قائل خواهد شد.

 2- عدم تصریح و تشریح مسئله و اهداف مورد نظر و اشتباه گرفتن اهداف.

 3- خوشبینى بیش از حد.

 4- انتخاب شرایط و سخت‏افزار نامناسب و سیستم کامپیوترى نامناسب.

نکته قابل توجه آنست که درموارد متعدد، سخت‏افزار و نرم‏افزار با برآوردى سریع و بدون در نظر گرفتن شرایط مسئله و محیط سیستم انتخاب مى‏شوند.

این موضوع منجر به غیرقابل استفاده شدن یا تحمل ضرر تغییرات مجدد مى‏شود.

 5- شکست خوردن و عملى نشدن طرح.

این موضوع مى‏تواند ناشى از دو علت باشد.

اول آنکه شرایط اجراى طرح درست محاسبه نشده، و دوم آنکه طرح اصلاً امکان پذیر نباشد.

 6- خطاى تخمینها و پیش‏بینى‏ها در هزینه، زمان، فعالیتها، همکاریها و ....

 7- مقاومت کارکنان در مقابل تغییرات.

شناسائى سیستم موجود و مشکلات آن، به کارکنان سازمان نیز اهمیت و لزوم اصلاحات را نشان خواهد داد و همکارى آنان را در اصلاح سیستم جلب خواهد کرد.

 8- اصطکاک سیستم با عوامل محیطى.

وقتى در هنگام طراحى و ساختن یک اتومبیل، شرایطى را که قرار است آن اتومبیل در آن فعالیت کند درست نشناخته باشید، اتومبیل طراحى شده در آن محیط قابل استفاده نخواهد بود.

مثلاً اگر قرار است اتومبیل در جاده‏هاى کوهستانى حرکت کند (و شما این موضوع را ندانید) ممکن است اتومبیلى با محور و کف (شاسى) کوتاه طراحى کنید.

این اتومبیل در اولین دست‏اندازهاى جاده متوقف، و بر روى دست‏اندازها معلق خواهد ماند!.

 9- عدم امکان انجام ارزیابى سیستم پس از اتمام کار.

وقتى ندانیم سیستم قبلى چه وضعیتى داشته و دچار چه مشکلاتى بوده است، نمى‏توانیم تشخیص دهیم که سیستم جدید چقدر نسبت به سیستم

قبلى بهتر است.

وقتى ندانیم سیستم قبلى چه وضعیتى داشته و دچار چه مشکلاتى بوده است، نمى‏توانیم تشخیص دهیم که سیستم جدید چقدر نسبت به سیستم قبلى بهتر است.

10- دیده نشدن تمام جوانب مشکل و اصلاح یک‏بعدى سیستم.

مشکل ممکن است ابعاد مختلفى داشته باشد و ما تنها یک بعد آن را مشاهده، و بر اثر مشاهده همان یک بعد، به اصلاح سیستم مبادرت کرده باشیم.

مطالعه سیستم موجود، ابعاد دیگر مشکل را نیز بر ما مشخص مى‏کند.

11- اصلاح دید مدیریت.

تجزیه و تحلیل سیستم یک موضوع قالب بندى شده و مشخص نیست.

احتمال اینکه دید مدیریت از مطالعه طراحى سیستم، چیزى باشد و دید تحلیلگر خبره چیز دیگر بسیار زیاد است.

این یعنى، تحلیلگر روى سیستم کار مى‏کند، ولى وقتى گزارش نهائى سیستم جدید به مدیریت ارائه مى‏شود، مدیریت اصولاً با آن مخالفت مى‏کند، زیرا دید وى با دیدگاه تحلیلگر یکى نبوده است.

مطالعه سیستم به ما این اجازه را مى‏دهد، تا آنچه را که براى خودمان درست تلقى مى‏کنیم براى مدیریت مطرح کرده، و اولاً به او جوانب مسئله را نشان دهیم، او را از جزئیات و مسائلى که معمولاً مدیران به آنها توجه نمى‏کنند، با خبر کنیم، صورت مسئله را به شکل منظم، مدون و طبقه‏بندى شده درآوریم، و نکات ابهام را برطرف کنیم.

ثانیاً تایید مدیریت را براى انجام مطالعه و جزئیات و اهداف مطالعه بگیریم.

و ثالثاً از دیدگاههاى مدیریت مطلع شویم و دیدگاههاى خود را اصلاح کنیم.

3-6 - مراحل مطالعه مطالعه سیستم موجود طى مراحل زیر انجام مى‏شود : 1- تهیه برنامه زمانى.

2- جمع‏آورى اطلاعات در مورد محدوده تحت مطالعه.

3- درک و مستندسازى سیستم موجود.

4- ارائه مستندات سیستم موجود به مدیریت و گرفتن تایید یا اصلاحیه مدیریت.

5- پى‏بردن به مشکل و ریشه‏هاى آن و تعیین راه‏حل‏هاى کلان رفع مشکل.

6- ارائه موارد مشکل به مدیریت و گرفتن تایید یا اصلاحیه مدیریت.

7- بررسى امکان پذیرى.

8- تعریف دقیق مسئله، خواسته‏هاى سیستم و چهارچوب سیستم جدید.

9- تعیین محیط عمومى و بستره سخت‏افزارى و نرم‏افزارى سیستم کامپیوترى.

10- برنامه‏ریزى و تعیین سازماندهى مطالعه و طراحى سیستم جدید.

11- برآورد هزینه و زمان و تعیین میزان کارائى و ارزش سیستم جدید.

12- تنظیم گزارش نهائى مطالعه سیستم موجود.

13- ارائه گزارش نهائى مطالعه سیستم موجود به مدیریت و احیاناً ارائه توضیحات شفاهى.

همانطور که مشاهده مى‏شود، علاوه بر آنکه در انتهاى پروژه، گزارش سیستم موجود به مدیریت ارائه مى‏شود، در میانه انجام پروژه نیز طى دو مرحله، ابتدا وضعیت سیستم موجود به مدیریت ارائه شده و از وى خواسته مى‏شود نظرات خود را به تحلیلگر اعلام کند، تا چنانچه تحلیلگر احیاناً نکاتى رإ؛َّؤؤ در سیستم موجود در نظر نگرفته و یا اشتباه برداشت کرده، قبل از انجام هر فعالیت دیگر، این موارد را اصلاح کند.

همچنین پس از تعیین مشکل نیز موارد مشکل را با مدیریت در میان گذاشته، و نظرات وى را جویا مى‏شود.

به عبارت دیگر گزارش مطالعه سیستم موجود، در سه مرحله به مدیریت ارائه و تایید وى براى هر مرحله اخذ مى‏شود.

در هر یک از موارد، درک سیستم موجود و یا پى‏بردن به مشکل و یا بررسى امکان پذیرى، احتمال بازگشت به عقب وجود دارد، و گاه لازم مى‏شود تا مرحله قبلى در مواردى تکرار شود.

در تمام مراحل انجام پروژه، باید مدیریت و کارکنان به عنوان یکى از اعضاء همیشگى تیم محسوب شوند.

جلب همکارى مدیران و کارکنان بر عهده تحلیلگر است.

پروژه باید توسط همه انجام شود.

تحلیلگر باید از کمک افراد سازمان در مطالعه سود ببرد و در موارد مختلف از جمع‏آورى اطلاعات گرفته تا تعیین محیط عمومى سخت‏افزار و نرم‏افزار، آنها را در انجام فعالیتها دخالت دهد.

همچنین در تمام مراحل کار، ارزش و اهمیت فعالیتى را که در حال انجام است (تجزیه و تحلیل و طراحى سیستم) براى تمام افراد، به روشهاى گوناگون و مناسب تشریح شود.

در تمام طول پروژه، افراد سازمان باید در جریان مراحل انجام کار و وضعیت جارى کار مطالعه سیستم قرار داشته باشند.

تحلیلگر همچنین مى‏تواند در صورت لزوم ستادى را در سازمان تشکیل دهد، که وظیفه هدایت و سازماندهى و نظارت بر فعالیت تجزیه و تحلیل سیستم را بر عهده داشته باشند.

مدیران ارشد سازمان، چند کارمند با تجربه و مطلع و خود تحلیلگر از اعضاء این ستاد هستند.

این ستاد به تحلیلگر در رفع مشکلات کمک مى‏کند و مهمتر آنکه سازمان را در همکارى در کار تجزیه و تحلیل برمى‏انگیزد.

شکل 5-6 چگونگى انجام مراحل مطالعه سیستم موجود را نشان مى‏دهد.

4-6- برنامه‏ریزى اولین گام در انجام هر فعالیت، برنامه‏ریزى براى آن است.

وقتى مى‏خواهید در تعطیلات به مسافرت بروید، براى مسافرت خود برنامه‏ریزى مى‏کنید.

چه روزى حرکت کنید؟

چه روزى برگردید؟

با چه وسیله‏اى بروید؟

در کجا اقامت کنید؟

و سئوالات متعدد دیگر باید پاسخ داده شوند تا "برنامه" سفر شما مشخص شود.

مطالعه سیستم موجود نیز از این امر مستثنى نیست.

با توجه به پیچیده بودن و تعدد کارهائى که باید در این فاز انجام شود، برنامه‏ریزى اهمیت زیادى پیدا مى‏کند.

اولین چیزى که باید در برنامه‏ریزى مشخص شود، راهکار اختصاصى توسعه سیستم است (مطالب فصل 4-3 را به یاد بیاورید).

با توجه به سیستم مورد نظر و شرایط محیطى آن، باید چرخه حیات، متدولوژى و مدل مناسب براى توسعه سیستم انتخاب شود و این عوامل سه‏گانه را به نحوى تغییر داد و تنظیم نمود، تا با شرایط مسئله تطابق کامل پیدا کند.

رئوس و محور راهکار اختصاصى توسعه سیستم، که طى تجزیه و تحلیل این سیستم مورد استفاده قرار مى‏گیرد، باید مکتوب و مستند شود تا اولاً خود تحلیلگر فراموش نکند که جزئیات راهکار مورد استفاده چیست، و ثانیاً افرادى که با تحلیلگر همکارى مى‏کنند و یا افرادى که قرار است کار یک تحلیلگر را ادامه دهند، از راهکار مورد استفاده باخبر شوند.

سپس تحلیلگر باید استاندارد کارى تیم تجزیه و تحلیل را مشخص کند.

این استاندارد شامل تمام مواردى مى‏شود که به نحوى با فعالیت مطالعه سیستم موجود و مطالعه و طراحى سیستم جدید سروکار دارند.

از جمله: نرم‏افزار ویراستار مورد استفاده براى نگارش گزارش‏ها.

قالب گزارش‏هاى افراد تیم.

طریقه تنظیم و ارائه