7
به منظور دریافت کردن ادراکی بهتر روی فعالیت پردازش اطلاعات، لازم است سیستمی اداری داشته باشیم که باید نکته های زیررا درنظر بگیریم:
1- بکارگیری یک اطلاعات پرحجم. 2- تأیید اعتبار اطلاعات وانتقال آن.
3- ترکیب کردن مراحل اطلاعات وتجزیه وتحلیل چند بعدی.
4- جستجوی سریع وبازیابی. 5- ذخیره بخش عمده.
6- ارتباط سیستم اطلاعات به کاربر دریک زمان.
7- اجرا کردن نیازهای متغیراطلاعات.
سیستم اطلاعات مدیریت کامپیوترها وتکنولوژی ارتباط را به منظور مواجهه با این نکات بینهایت مهم بکارمی برد.
3.
1 نقش سیستم اطلاعات مدیریتی
نقش MIS : دریک سازمان می تواند با نقش قلب دربدن مقایسه گردد.اطلاعات خون و MIS قلب می باشد.
دربدن قلب نقش تغذیه کردن خون خالص به همه اجزاء بدن شامل مغز را افعال می نماید.
قلب سریعتر کارمی کند وخون بیشتری را وقتی که لازم است فراهم می نماید.
آن ورودی خون ناخالص را تنظیم می کند وکنترل می کند مراحل آن را وبه مقصد درمقداری که مورد نیاز است می فرستد.
آن نیازهای خونی به بدن انسان را درحالت عادی وهمچنین دربحران فراهم واجرا می کند.
MIS نیازهای گوناگونی را ازمیان تنوع سیستم ها ازقبیل سیستم های پرسنلی، سیستم های تحلیلی، سیستم های مدل دارد.
سیستم های حامی تصمیم را ایفا می نماید.
MIS درطرح استراتژیک، کنترل مدیریت، کنترل عملیاتی وپروسه کار اداری کمک می کند.
MIS به پرسنل دفتری درکار اداری کمک می کند به پرسش های کاری آنها درحیطه اطلاعات موجود پاسخ دهد، همچنین به وضعیت ضبط خاص ومرجع هایی با توجه به تنوع اسناد موجود پاسخ دهد.
MIS به پرسنل مدیران میانی با فراهم کردن اطلاعات برای طرح، جدول سازی وکنترل کمک می کند وبه آنها بیشتر درتصمیم سازی درسطح عملکردها کمک می کند تا خروج از وضعیت کنتر را تصحیح کند.
MIS درمدیریت میانی درطرح کوتاه زمانی، هدف گذاری وکنترل نمودن عملکردهای تجارت کمک می کند.
آن با بکارگیری ابزارهای مدیریتی طرح دار وکنترلی حمایت گردیده است.
MIS به مدیریت درسطح بالا دروضعیت نهایی، طرح استراتژیکی وظاهر کردن طرح های تجاری واجرایشان کمک می کند.
page : 8
MIS نقش ایجاد اطلاعات، ارتباط، تشخیص شکل را ایفا می کند، ودرسطح تصمیم سازی کمک می کند.MIS، بنابراین نقش اساسی درمدیریت، اداره وعملیات یک سازمان بازی می کند.
4.
1 تأثیرمدیریت برسیستم اطلاعات
از زمانی که MIS نقش خیلی مهمی را درسازمان بازی می کند، آن تأثیری روی عملکردهای سازمان، پیشرفت وبهره وری پدید می آورد.تأثیر MIS روی عملکردها درمدیریت آن است.
با یک حمایت خوب MIS، مدیریت بازاریابی، مالی، تولید وپرسنلی کاراتر می شود.اثر بازنگری اهداف عملکردی آسان می شود.
عملکردمدیران درباره پیشرفت، بهبودها وکمبودها درفعالیت واهداف اطلاع داده شده است.
مدیر با فراهم کردن اطلاعات معین نشانگرتمایلات اختصاصی درجنبه های گوناگون تجارت زیرک نگاه داشته شده است.
آن درپیش بینی وداشتن دیدگاه طرفدار بلند مدت کمک می نماید.
توجه مدیربه وضعیتی آورده شده است که درذات، تحریک او به گرفتن یک عمل یاتصمیمی درمورد موضوعی استثناء شده است.
یک سیستم گزارش اطلاعات با کلاس پایگاه اطلاعات ساختاری ویک پایگاه دانش برای مردم درسازمان را پدید می آورد.
اطلاعات آماده درخونی است که می تواند بطور مستقیم یا با تلفیق وتجزیه وتحلیل کردن، ذخیره کردن زمان ارزشمند مدیر بکارگرفته شود.
MIS اثر دیگری درسازمان ایجاد می کند که به فهم خود تجارت رابطه دارد.MIS باتعریفی از مفهوم اطلاعات ونشانهای آن شروع می شود که فرهنگ لغتی ازاطلاعات، مفهوم ونشانه ها، به ترتیب بکار می گیرد، که برای تولید اطلاعات درسازمان طراحی شده است.
از زمانی که همه سیستم های اطلاعاتی فرهنگ لغت را بکار می برند، فهم کلی از موضوعات وتکنولوژی درسازمان با آوردن وضوح درارتباط فهم مشابهی از یک حادثه درسازمان وجود دارد.
MIS برای اصول عملکردهای تجارت برای طراحی سیستمی مؤثرسخن می گوید.
این به جریان افتادن عملکردهایی منجرمی شود که طراحی سیستم را پیچیده می کنند.
آن اجرای تجارت را با آوردن یک کلاس درعملکردهای آن بهبود می بخشد همچنانکه هرکسی احتیاج داشته است تا سیستم ها و روش را دنبال کند واستفاده نماید.
این مرحله رتبه بالای حرفه ای را درکارهای تجاری می آورد.
اززمانی که اهداف ومنظورهای MIS محصولات اهداف ومنظورهای تجارت هستند، آن بطور غیرمستقیمی به کشیدن تمامی سازمان دریک جهت به طرح اهداف ومنظورهای متحد با فراهم کردن اطلاعات مرتبط به مردم در سازمان کمک می کند.
یک سیستم طراحی شده خوب با تمرکزروی مدیر تأثیری روی کارآیی مدیریت ایجاد می کند.
پشتوانه اطلاعات دریک مدیرروشنفکر ایجاد انگیزه می کند با تنوعی از ابزارهای مدیریت را بکار گیرد.
آن به او کمک می کند تا بعضی آزمایش ها ازجمله تجربه ومدل کردن را دوباره طبقه بندی نماید.
بکارگیری کامپیوترها او را قادرمی سازد تا ابزارها وتکنیک هایی را بکار نبرد که برای استفاده دستی غیرممکنند.
بسته های آماده شده این کار را آسانتر می سازند.
اثر روی توانایی مدیریت برای انجام دادن است.آن توانایی تصمیم سازی رابطورقابل ملاحظه ای بهبود می بخشد.
page : 9
از زمانی که MIS روی سیستم های اساسی ازقبیل مرحله معامله و پایگاه های اطلاعات کار می کند، جان کندن کار دفتری به سیستم کامپیوتری شده انتقال می یابد.
آسوده کردن فکر بشر برای کار بهتر.
آن مشاهده خواهد شد که تعداد زیادی نیروی انسانی در این فعالیت در سازمان مشغول شده اند.
اگر شما زمان کاربرد فردی و مقتضیات آن را مطالعه کنید، متوجه خواهید شد که 70 درصد زمان در ثبت کردن، جستجو کردن، پردازش کردن و ارتباط سپری شده است.
این پیشرفت عظیم در سازمان است.
MIS تأثیری مستقیم در این پیشرفت دارد.
آن یک کار فرهنگی بر پایه اطلاعات در سازمان خلق می نماید.
5.
1 سیستم اطلاعات مدیریتی و کامپیوتر
ترجمه مفهوم واقعی MIS در واقع به طور تکنیکی هست: یک ترکیب نشدنی مگرنه اینکه کامپیوتر ها به کارگرفته شده اند.
MIS به طور عجیبی روی توانایی سخت افزار و نرم افزار کامپیوتر و توانایی آن برای ذخیره، پردازش بازاریابی و برقراری ارتباط بدون محدودیت جدی تأکید دارد.
تنوع توانایی ها مشخص داشتن سخت افزار امکان آن را می سازد تا MIS را برای وضعیت خاصی طراحی کند.
برای مثال اگر به پایگاه ازاطلاعات بزرگ و پردازش خیلی کوچک نیاز دارد، یک سیستم کامپیوتر برای رفع احتیاج آماده است.
فرض نمایید سازمان چندتا محل تجاری در مسافتهای طولانی دارد و اگر نیاز به آوردن اطلاعات در یک مکان، یک پردازش است و سپس اطلاعات را به محلهای مختلف می فرستد، آن امکان پذیر است تا یک سیستم کامپیوتری با توانایی پردازش اطلاعات پخش شده داشته باشیم.
اگر مسافت نیز طولانی است سپس سیستم کامپیوتر می تواند ازسیستم اطلاعاتی ماهواره ای تغذیه کند.
ترجمه مفهوم واقعی MIS در واقع به طور تکنیکی هست: یک ترکیب نشدنی مگرنه اینکه کامپیوتر ها به کارگرفته شده اند.
فرض نمایید سازمان چندتا محل تجاری در مسافتهای طولانی دارد و اگر نیاز به آوردن اطلاعات در یک مکان، یک پردازش است و سپس اطلاعات را به محلهای مختلف می فرستد، آن امکان پذیر است تا یک سیستم کامپیوتری با توانایی پردازش اطلاعات پخش شده داشته باشیم.
اگر مسافت نیز طولانی است سپس سیستم کامپیوتر می تواند ازسیستم اطلاعاتی ماهواره ای تغذیه کند.
توانایی سخت افزاربا ذخیره کردن اطلاعات و پردازش آن در میزان خیلی سریع کمک می کند تا با حجم های اطلاعات، منبع آن و دسترسی آن به طور مؤثری برخورد نماید.
توانایی کامپیوتر برای طبقه بندی و ظهور به سازماندهی کردن اطلاعات در روش خاص کمک می کند و آن را برای محاسبه های طولانی پیچیده پردازش می کند.اززمانی که کامپیوترقادر به انجام رقمی کردن، گرافیک، کلمه، تصویر سازی، صدا سازی و پردازش متن است.
آن بهره برداری کردن از تولید علم و نشان دادن آن در فرمی است که برای کابر اطلاعات آسان از لحاظ درک و فهم است.
توانایی یک سیستم کامپیوتر برای فراهم کردن امنیت اطلاعاتی، اعتمادی را در مدیریت در ذخیره اطلاعات در مطبوعات مغناطیسی در یک روش غیر شخصی پدید می آورد.
سیستم کامپیوتر وسایل از قبیل فقط بخوانید جایی که شما نمی توانید حذف کنید یا به روز کردن را فراهم می سازد.
آن یک دسترسی آسان به لایه ها را فراهم می کند.
طبیعت اعتماد اطلاعات می تواند در یک سیستم کامپیوتر به دست آید.
با این توانایی، علاوه بر این گنجایش سخت افزار را افزایش می دهد.
نرم افزار آماده است تا پردازش اطلاعات دارای رو و بدون روش را بکار گیرد.
برای مثال، اگر می خواهید یک فرمول را برای حساب کردن یک نتیجه معین بکار بگیرید، زبانی کارآمد آماده است تا این حالت را بکارگیرد.
اگر احتیاج نداشته اید فرمول را بکار گیرید اما مجبورید تا هر لحظه با یک روش جدید دوباره ذخیره نمایید، زبانهای بدون روش آماده هستند.
نرم افزار آماده است تا اطلاعات را از یک سیستم کامپیوتر به دیگری منتقل نماید.
از رو، شما می توانید نتایج را در یک جا حساب کنید و آنها را به کامپیوتری در محل دیگر برای کاربردی مشابه قرار گرفته است منتقل نمایید.
سیستم کامپیوتر قادر به شکل دادن به نیازهای خاص است که به طراحی یک MIS انعطاف پذیر کمک می کند.
نقش تکنولوژی اطلاعات درداخل این متن، ما بر نیازی برای اطلاعات مدیریتی که جاری است در میان تجارتها و کاربران (مستخدمان) آنها، تجارت ها و فراهم کنندگان آنها، تجارتها و مشتریهای شان و از این قبیل تأکید کرده ایم.
از زمانی که تجارتها در مسیر وضعی متغیری هستند، آن مدیرانی که سعی می کنند تا بر روش های قدیمی انجام دادن کارها تأکید کنند به سادگی قادر خواهند بود با آنهایی که آخرین اطلاعات در تکنولوژی را دارند و می دانند چگونه آن را بکارببرند رقابت نمایند.
تکنولوژی تجارت اغلب نامها و نقش هایش تغییر یافته است.
در دهه 1970، تکنولوژی تجارت به عنوان گذار اطلاعات (DP) شناخته شده بود.
اگر چه خیلی از مردم کلمه های اطلاعات (information, data) را بدون تغییر به کار می برندآنها مختلف هستند.
data حقایق و ارقام غیر سازمانی، غیر قابل تحلیل و ردیفی هستند information اطلاعات سازماندهی شده و متناوبی هستند که می توانند برای تصمیم مدیریتی بکار گرفته شوند.DP تمایل داشتند یک اتاق مخفی باشند و به ندرت در تماس با مشتریان آیند.
در دهه 1970، تکنولوژی تجارت به عنوان سیستم های اطلاعاتی شناخته شد.
IS خارج از اتاق به حرکت در آمد و به درون مرکز تجارتها راه یافت.
نقش آن از حمایت کردن تجارت به انجام دادن تجارت تغییر یافت مشتریها شروع کردند به عکس العمل با طیف وسیعی از ابزارهای تکنولوژی، از ماشین های گرمایی اتوماتیک به نامه های صوتی.
همچنانکه تجارت بکارگیری آن سیستم های اطلاعاتی را افزایش داد، آن وابسته تر به آنها گردید.
تا اواخر دهه 1980، تکنولوژی تجارت فقط یک اضافه کردن به وجود داشتن روش انجام دادن تجارت بود.
محافظت کردن از به روز کردن یک نوع بکارگیری تکنولوژی جدید روی روش های قدیمی بود.
اما چیزهایی شروع به تغییر کرد که در دهه 1990 ظاهر شد.
تجارتها به کار گیری تکنولوژی روی متدهای جدید تغییر مکان یافت.
تکنولوژی تجارت پس به عنوان تکنولوژی دانش (IT) شناخته شد و نقش آن به تجارت تغییر یافت.
چگونه تکنولوژی اطلاعات تجارت را تغییر می دهد؟
همیشه زمان و مکان در مرکز تجارت بوده اند.
مشتریها مجبور بودند به تجارت در زمانهای شخصی وارد شوند نیازهایشان را برآورده سازند.
ما به فروشگاه می رویم تا لباس بخریم.
ما به بانک می رویم تا قرضمان را ادا کنیم.
تجارتها قطعی می شوند وقتی وجایی که ما با آنها را انجام دادیم.
امروزه، IT تجارت را اجازه می دهد تا محصولات و سودها را تحویل دهد.
(P.25) وقتی و جایی که آن برای مشتری مناسب است.
بنابراین، شما می توانید لباسها را از شبکه تجارت خانگی سفارش دهید، یک قرض را از طریق تلفن یا کامپیوتر مرتفع سازید یا ماشینی را در اینترنت در هر زمانی که انتخاب کردید بخرید.
مشمول بر اینکه چگونه IT صنعت سرگرمی را تغییر داده است.
اگر خواستید یک فیلم را 35 سال قبل ببینید، مجبورید به تأتر بروید 30 سال قبل شما می توانستید منتظر بمانید برای آن تا در تلویزیون پخش شود 20 سال قبل می توانستید برای آن منتظر بمانید تا در تلویزیون کابلی پخش شود.
15 سال قبل می توانستید به یک فروشگاه ویدئو بروید و آنرا کرایه کنید.
اکنون می توانید ویدئو را از طریق درخواست از ماهواره یا کابل سفارش دهید.
همچنانکه IT موانع زمانی و مکانی را می شکند، سازمانها و سرویس هایی خلق می کند که مستقل از مکان هستند.
برای مثال، Soffcx, Nasdeg مبدل های سیستم الکترونیکی بدون نرخ تجاری هستند.
خریداران و فروشندگان علامتها را با کامپیوتر منطقی می سازند مستقل بودن محیط کار را برای مردم به جای مردم برای کار می آورد.
با IT ، اطلاعات می توانند بیشتر از 8000 مایل در ثانیه منتشر شوند، تجارتها اجازه دارند را در تمام جهان به طور همزمان هدایت کنند.
ما در حال حرکت به طرف آنچه که ما آن را مجازیت می نامیم، هستیم که قابل دسترسی از طریق تکنولوژی است که به تجارت اجازه می دهد مستقل از مکان هدایت شده