مدیریت توزیع فیزیکی
چکیده
توزیع همواره یکی از مهمترین معضلات سازمانها بوده است.
امروزه با اصلاح دیدگاه مدیران و گسترش مسئله توزیع و شاخه های آن، مفهوم توزیع فیزیکی و مدیریت بر آن مهمتر می شود.
تجزیه و تحلیل، برنامه ریزی، کنترل سطوح خدمات و هزینه و تعادل بین آنها ازجمله وظایف مدیریت توزیع فیزیکی است.
بعد از مفاهیم آمیخته بازاریابی و آمیخته توزیع اکنون مفهوم آمیخته مدیریت توزیع فیزیکی مطرح می شود.
هدف این مقاله تشریح خلاصه ای از سیستم مدیریت توزیع فیزیکی (PHYSICAL DISTRIBUTION MANAGEMENT = PDM) است.
در این بررسی عناصر و آمیخته آن موردبحث قرار می گیرد.
مفهوم لجستیک یا تدارکات و پشتیبانی و ارتباط آن با سایر قسمتهای سازمان نیز مطرح می شود.
مقدمه
قبل از ورود به بحث مدیریت توزیع فیزیکی فرض بر این است که درمورد سازماندهی کانال یا شبکه ای از واسطه ها تصمیم گرفته ایم.
این واسطه ها مسئول نقل و انتقال کالا از تولیدکننده به مصرف کننده هستند.
هر عضو کانال باید به دقت انتخاب شود و شرکت تصمیم بگیرد که خواستار چه نوع رابطه ای با آنهاست.
با ایجاد چنین شبکه ای، سازمان درنظر می گیرد که چگونه کالاها ازنظر فیزیکی به طور صحیح از تولید به مصرف انتقال می یابند.
مدیریت توزیع فیزیکی در ارتباط با اطمینان از تولید محصول در زمان و مکان مناسب است.
بازاریابان تجربی و عملی معمولاً روی یک زمینه برجسته بیش از سایر جنبه ها تمرکز داشته اند.
آنها متوجه این امر شده اند که مدیریت توزیع فیزیکی همان جنبه برجسته از مدیریت بازاریابی عمومی است.
بیشتر تجربیات بازاریابی از زمینه های نظامی الهام گرفته است.
در زمان جنگ جهانی دوم و جنگهای کره و ویتنام، افسران پشتیبانی مدیریت توزیع فیزیکی را به صورت گسترده در زمینه ارسال غذا، اسلحه، دارو و سایر تجهیزات نظامی ازکلیه نقاط جهان به نقاط جنگی به کار می برده اند.
مهارت نظامی که بازاریابی برای استفاده در مدیریت توزیع فیزیکی به کار گرفت، امروزه لجستیک نام دارد.
مدیریت بازاریابی پی برد که توزیع را باید به شیوه های علمی سازمان داد و به همین دلیل مفهوم لجستیک تجاری توسعه یافت و اهمیت مدیریت توزیع فیزیکی را افزایش داد.
همزمان که اهمیت تجزیه و تحلیل بازاریابی افزایش یافت مدیران نیز به هزینه های توزیع فیزیکی واقف می شدند.
در زمانی که نظامیان علاقه مند به پیروزی در جنگ هستند اولین هدف بازرگانی، جلب رضایت مشتری به روشی است که منافع موسسه را نیز تامین کند.
روشهای لجستیک تجاری می تواند در مدیریت توزیع فیزیکی به کار برده شود.
بدین منظور، نباید فراموش کنیم که صرفه جویی زیاد در هزینه توزیع ممکن است در بلندمدت سبب کاهش فروش و نارضایتی مشتریان شود.
از سوی دیگر، فراهم کردن خدمات در سطح عالی ممکن است اقتصادی به نظر نرسد و سبب زیان سازمان گردد.
ایجاد تعادل بین خدمات و هزینه ها مسئله ای است که مدیران سیستم توزیع فیزیکی پیوسته با آن روبرو هستند.
دلیل اصلی توجه به آن به عنوان یک وظیفه بازاریابی تغییرات محیطی روزافزون است.
در گذشته نگهداری موجودیهای زیاد کالا و موادخام برای سازمانها امری متداول بود.
امروزه بخش خصوصی و صنایع علی رغم خط مشی های متفاوت و دیدگاههای مختلف، میزان موجودیهای خود را در حداقل ممکن نگاه می دارند.
نگهداری بیش از حد موجودی، اتلاف سرمایه تلقی می شود زیرا درآمدی را برای شرکت ایجاد نمی کند.
رابطه: تولید به موقع و مدیریت توزیع فیزیکی شرکتهایی که خواهان خدمات تولید به موقع از تامین کنندگان هستند اوقات کمی را روی مسائل ذخیره مواد و امور مربوط به آن صرف می کنند و به طورکلی به خدمات عرضه کننده برای عدم وقفه در چرخه تولید متکی هستند.
این سیستم توزیع به وسیله برخی از افراد شاغل در بخش تدارکات یعنی افراد پیگیری کننده فعال می شود.
این افراد وظیفه دارند که پیشرفت سفارشات و محموله های ارسالی را نه تنها با عرضه کنندگان مستقیم چک کنند بلکه کل زنجیره عرضه را پوشش دهند.
خطوط تولید به طور وسیعی خود را با اتوماسیون تطبیق داده اند و قدرت خرید زیاد شرکتها کنترل های غیرپولی را ایجاب می کند.
صرفه جوییهای وسیع مالی می تواند درنتیجه کاهش یا حذف هزینه های انبارداری ایجاد شود، درصورتی که روش تولید به موقع به وسیله عرضه کنندگان به کار گرفته شود.
اگر در این اندیشه باشیم که فرایند لجستیک صرفاً حمل و نقل را دربرمی گیرد، سخت در اشتباهیم.
مدیریت توزیع فیزیکی در ارتباط با جریان کالاها از مرحله درخواست سفارش تا زمان تحویل به مشتری است.
علاوه بر حمل و نقل، مدیریت توزیع فیزیکی مستلزم رابطه نزدیک با برنامه ریزی تولید، خرید و سفارش، کنترل مواد و انبارداری است.
تمام این زمینه ها به منظور تعامل موثر با یکدیگر برای ایجاد سطح مناسب خدمات موردنیاز مشتری و هزینه های شرکت باید کنترل شود.
تمام موارد فوق در ارتباط با یکدیگر باید با هزینه هایی قابل قبول، سطح مناسب خدمات موردنیاز مشتری را فراهم آورند.
آمیخته مدیریت توزیع فیزیکی: مفاهیم اصلی مدیریت توزیع فیزیکی یا آمیخته آن عبارتند از:
1 - پردازش سفارشات؛
2 - سطوح موجودی؛
3 - انبارداری؛
4 - حمل ونقل.
مدیریت توزیع فیزیکی در ارتباط با تضمین این مطلب است که تلاشهای فردی برای انجام وظیفه توزیع درحد مطلوب انجام می شود تا اهداف سازمان تحقق یابد.
مقدمه قبل از ورود به بحث مدیریت توزیع فیزیکی فرض بر این است که درمورد سازماندهی کانال یا شبکه ای از واسطه ها تصمیم گرفته ایم.
این واسطه ها مسئول نقل و انتقال کالا از تولیدکننده به مصرف کننده هستند.
هر عضو کانال باید به دقت انتخاب شود و شرکت تصمیم بگیـرد که خواستار چه نوع رابطه ای با آنهاست.
با ایجاد چنین شبکه ای، سازمان درنظر می گیرد که چگونه کالاها ازنظر فیزیکی به طور صحیح از تولید به مصرف انتقال می یابند.
مدیریت توزیع فیزیکی در ارتباط با اطمینان از تولید محصول در زمان و مکان مناسب است.
بازاریابان تجربی و عملی معمولاً روی یک زمینه برجسته بیش از سایر جنبه ها تمرکز داشته اند.
مهارت نظامی که بازاریابی برای استفاده در مدیریت توزیع فیزیکی به کار گرفت، امروزه لجستیک نام دارد.
مدیریت بازاریابی پی برد که توزیع را باید به شیوه های علمی سازمان داد و به همین دلیل مفهوم لجستیک تجاری توسعه یافت و اهمیت مدیریت توزیع فیزیکی را افزایش داد.
همزمان که اهمیت تجزیه و تحلیل بازاریابی افزایش یافت مدیران نیز به هزینه های توزیع فیزیکی واقف می شدند.
در زمانی که نظامیان علاقه مند به پیروزی در جنگ هستند اولین هدف بازرگانی، جلب رضایت مشتری به روشی است که منافع موسسه را نیز تامین کند.
روشهای لجستیک تجاری می تواند در مدیریت توزیع فیزیکی به کار برده شود.
از سوی دیگر، فراهم کردن خدمات در سطح عالی ممکن است اقتصادی به نظر نرسد و سبب زیان سازمان گردد.
ایجـــاد تعادل بین خدمات و هزینه ها مسئله ای است که مدیران سیستم توزیع فیزیکی پیوسته با آن روبرو هستند.
دلیل اصلی توجه به آن به عنوان یک وظیفه بازاریابی تغییرات محیطی روزافزون است.
در گذشته نگهداری موجودیهای زیاد کالا و موادخام برای سازمانها امری متداول بود.
امروزه بخش خصــوصی و صنایع علی رغم خط مشی های متفاوت و دیدگاههای مختلف، میزان موجودیهای خود را در حداقل ممکن نگاه می دارند.
نگهداری بیش از حد موجودی، اتلاف سرمایه تلقی می شود زیرا درآمدی را برای شرکت ایجاد نمی کند.
رابطه: تولید به موقع و مدیریت توزیع فیزیکی شرکتهایی که خواهان خدمات تولید به موقع از تامین کنندگان هستند اوقات کمی را روی مسائل ذخیره مواد و امور مربوط به آن صــرف می کنند و به طورکلی به خدمات عرضه کننده برای عدم وقفه در چرخه تولید متکی هستند.
این افراد وظیفه دارند که پیشرفت سفارشات و محموله های ارسالی را نه تنها با عرضه کنندگان مستقیم چک کنند بلکه کل زنجیره عرضه را پوشش دهند.
خطوط تولید به طور وسیعی خود را با اتوماسیون تطبیق داده اند و قدرت خرید زیاد شرکتها کنترل های غیرپولی را ایجاب می کند.
صرفه جوییهای وسیع مالی می تواند درنتیجه کاهش یا حذف هزینه های انبارداری ایجاد شود، درصورتی که روش تولید به موقع به وسیله عرضه کنندگان به کار گرفته شود.
اگر در این اندیشه باشیم که فرایند لجستیک صرفاً حمل و نقل را دربرمی گیرد، سخت در اشتباهیم.
تمام این زمینه ها به منظور تعامل موثر با یکدیگر برای ایجاد سطح مناسب خدمات موردنیاز مشتری و هزینه های شرکت باید کنترل شود.
تمام موارد فوق در ارتباط با یکدیگر باید با هزینه هایی قابل قبول، سطح مناسب خدمات موردنیاز مشتری را فراهم آورند.
آمیخته مدیریت توزیع فیزیکی: مفاهیم اصلی مدیریت توزیع فیزیکی یا آمیخته آن عبارتند از: 1 - پردازش سفارشات؛ 2 - سطوح موجودی؛ 3 - انبارداری؛ 4 - حمل ونقل.
مدیریت توزیع فیزیکی در ارتباط با تضمین این مطلب است که تلاشهای فردی برای انجام وظیفه توزیع درحد مطلوب انجام می شود تا اهداف سازمان تحقق یابد.
این امر روش سیستمی یا نگرش سیستمی در مدیریت توزیع نام دارد و ویژگی اصلی آن این است که تمامی عناصر فوق بایستی با یکدیگر ادغام شوند.
به دلیل اینکه مدیریت توزیع فیزیکی دارای یک مبنـــای علمی تعریف شده است تلاش می کنیم که بعضی از روشهای تحلیلی که مدیریت در توسعه یک سیستم لجستیک کارآمد به کار می گیرد، را نشان دهیم.
دو مطلب اصلی باید مدنظر قرار گیرد: 1 - موفقیت یک سیستم توزیع کارآمد، بر ادغام تلاشهــا متکی است.
اهداف عمومی خدمات می تواند حاصل شود.
گرچه ممکن است بعضی از موارد فردی و جزئی سیستم عمومی در حداکثر کارآیی انجام نشود.
(دیدگاه سیستمی)؛ 2 - فراهم کردن حداکثر خدمات در حداقل هزینه امکان پذیر نیست.
خدمات سطح بالای درخواست شده ازطرف مشتریان، هزینه های بالاتری را نیاز دارد.
ابتدا سطح خدمات موردنیاز مشتری تعیین می شود، سپس شرکت، شیوه های حداقل کردن هزینه ها را به کار می گیرد که تحت هیچ شرایطی نباید به کاهش سطوح خدماتی مشخص شده قبلی منجر شود.
(تعادل هزینه و خدمات).
فرایند توزیع: فــــرایند توزیع از زمانی آغاز می شود که تامین کننده سفارشی را از جانب مشتری دریافت می کند.
مشتری از چگونگی سیستم توزیع تامین کننده و مشکلات آن آگاهی ندارد.
درواقع برای او فقط کارآیی سیستم توزیع اهمیت دارد.
به عبارت بهتر، دریافت کالا در زمان موردنظر، خواسته او است.
زمان انتظار (LEAD - TIME) دوره زمانی است که میان زمان سفارش و دریافت کالا وجود دارد.
این زمان بسته به نوع کالا و سازمان می تواند متفاوت باشد.
مشتریان زمانی که سفارش می دهند برپایه همان زمان توافقی برنامه تولید خود را شکل می دهند.
آنها انتظار دارند که برآوردهای زمانی دقیق باشد و تأخیر در تحویل برای آنها غیرقابل تحمل است.
پردازش سفارشات: پردازش سفارشات اولین گام از مراحل فرایند لجستیکی است.
کارآیی این فرایند تاثیر مستقیم روی زمان انتظار دارد.
سفــــارشات ازطریق بخش فروش دریافت می شود.
شرکتها معمولاً روشی یکنواخت و منظم برای تامین سفارشات ایجاد می کنند و همین روشهای منظم است که سبب می شود، تـــامین کنندگان به طور موفق سفارشات را انجام دهند.
معمولاً فیمابین خریدار و فروشنده برای عرضه مواد و تجهیزات توافق حاصل شده و زمانی که خریدار به چیزی نیاز دارد، بدون نیاز به عقد قرارداد، سفارشات خریدار توسط فروشنده برآورده می شود.
اگر این حالت بین طرفین ایجاد شود آن را منبع یابی مشارکتی می نامند.
سیستم سفارش باید سریع و دقیق عمل کند.
بخشهای دیگر سازمان باید مطلع شوند که درخواست سفارش واصل شده است و مشتری از زمان ارسال وتحویل دقیقاً مطلع شود.
ضعف واحد فروش در امور دفتری و اداری یک مورد ناشناخته سوءتفاهم بین خریدار و فروشنده است.
درهنگام بررسی تامین کنندگان، کارایی پردازش سفارشات عامل مهمی در ارزیابی آنها محسوب می شود.
سیستم خدمات رایانه ای مناسب سبب می شود که برنامه سطوح موجودی و تحویل به طور اتوماتیک به روز شود و مدیریت بتواند به سرعت و دقت، دید صحیحی از وضعیت فروش به دست آورد.
همان طور که دستورالعمل های طراحی شده برای کوتاه کردن سیکل سفارش اهمیت دارد، دقت در پردازش سفارشات نیز مهم است.
موجودی: مدیریت موجودیها یک مسئله مهم در مدیریت توزیع فیزیکی است زیرا سطوح موجودی تاثیر مستقیم روی میزان خدمات و رضایت مشتریان دارد.
حد مطلوب موجودی برای شرکت بستگی به بازار و محیطی دارد که در آن فعالیت می کند.
کمتر شرکتی می تواند ادعا کند که هیچگاه مشکل کمبود موجودی نداشته است، ولــی چنانچه این امر اتفاق بیفتد به طور طبیعی سهم بازار شرکت به سوی رقبا متمایل می شود.
تکنیک های کنترل سطوح موجودی وجود دارد که فعلاً موضوع بحث ما نیست.
موجودی کمتر از نقطه سفارش سبب وقفه در خطوط تولید می شود و موجودی بیشتر از حد، غیرضروری بوده و سبب تحمیل هزینه های اضافی می گردد.
تحلیل هزینه / موجودی در نگرش سیستمی