ملل قدیم کم کم پس از استقرار در کنار رودخانه ها و تشکیل جوامع اولیه بشری با تعیین حدود املاک زراعی و باغات و املاک مسکونی خود از سنگ و چوب و علامت گذاریهای خاص، به اهمیت ثبت املاک خود پی بردند تا نسل های آتی که وارثان این املاک می شدند به حدود و ثغور مالکیت خود آگاه باشند.
قدیمی ترین سند به دست آمده از تمدنهای اولیه مربوط به نقشه اراضی شهر «دونگی» از کشور «کلده» بوده است که چهار هزار سال قبل از میلاد قدمت دارد و اراضی را به قطعات شبیه به اشکال هندسی، مرتب و تقسیم کرده اند.
داریوش از شاهان ایران جهت اخذ مالیات از جمهوریهای یونانی در آسیای صغیر نیز دستور داده بود که اراضی مزروعی را ممیزی و با قید اضلاع و مساحت در دفاتری ثبت نمایند.
سروپوش تولیوس، ششمین پادشاه روم نیز مقرر کرده بود که اسامی مالکین، میزان مالکیت، مشخصات املاک، اضلاع اراضی و دیگر خصوصیات در دفاتر مخصوصی به ثبت برسند و حقوق ارتفاقی املاک مجاور نسبت به آن ملک و نیز نسبت به یکدیگر نیز به ثبت برسد و هر چهار سال یک بار مورد تجدید نظر قرار گیرد.
امروزه حفاریها و اکتشافات انجام شده توسط باستانشناسان، تا حدی تاریخ مبهم و تاریک گذشته بشری را روشن نموده که ثبت سند در نزد مللی چون مصریان و رومیان و در کلده و آشور و ایلام قدیم معمول بوده و این ملل اصول و قواعد و مقرراتی برای تثبیت معاملات و عقود خود داشته اند.[1] حفاریها و اکتشافات به عمل آمده توسط باستانشناسان در کلده، آشور و ایلام (ایران قدیم) نشانگر این موضوع است که در ایران نیز ثبت اسناد و معاملات مانند روم و یونان قدیم رایج بوده است.
بررسی تاریخ دوره پادشاهی انوشیروان نیز بیانگر این امر است که از جمله وظایف فرمانفرمایان یکی این بود که تغییرات حاصله در املاک را ثبت نمایند و قضاتی به نقاط مختلف از ولایات گسیل می داشتند تا ضمن حل و فصل خصومت در بین مردم معاملات آنان را تنظیم و در دفاتری ثبت نمایند.
همچنین در دوره حکومت مغولها در ایران در هر شهری قضاوت خانه ای بود که دفاتری مانند دفاتر ادارات ثبت فعلی را داشت و مردم امانات خود را به آنجا سپردند و در دفاتر به ثبت می رساندند.
در زمان غازان خان هم قضات با یک نفر از معتمدان که دارای دفاتری بودند قباله ها و اسناد را با مندرجات سند و تاریخ آن ثبت می کردند و مردم عادی از نوشتن اسناد ممنوع بودند، برای ثبت اسناد حق الثبت نیز دریافت می کردند و اسناد قبیل در طاس عدل شسته می شد و سند جدید تنظیمی را به صاحب آن تسلیم می نمودند.
در دوران حکومت پادشاهان صفوی نیز مرجعی به نام «صدر دیوانخانه» وجود داشت که دارای قاضی شرع بود ضمن رسیدگی به حل و فصل مرافعات و مسائل معاملات، اسناد، عقدنامه ها و طلاق نامه ها، اسناد مردم را ضمن اینکه در دفتر مخصوصی ثبت می نمود، مهر نیز می زد.
در قرون اخیر در شهرهای بزرگ مراجع و علمای مذهبی دفاتری به نام (دفتر شرعیات) داشتند که خلاصه ای از معاملات مردم را که نزد ایشان معامله انجام می دادند در دفتر مزبور ثبت می کردند و شهود معامله نیز با اصحاب معامله ذیل صفحه ثبت را امضاء می نمودند.
نخستین مواد قانونی نوشته شده در خصوص ثبت معاملات و اسناد مردم توسط میرزا حسین خان سپهسالار و به دستور ناصرالدین شاه قاجار صورت گرفت که کتابچه ای تهیه شد و با معاملات انجام شده بر طبق مواد قانونی آن رفتار می شد و به تبعیت از دول متدول آن زمان به اسناد تمبر زده و مهر می کردند تا ضمن اعتبار بخشیدن به اسناد از تقلب و تزویر نیز جلوگیری می شد.[2] پس از نوشتجات میرزا حسین خان سپهسالار قانون ثبت در 21 ثور 1290 شمسی (در 139 ماده) تصویب شد.
قانون مزبور ثبت اسناد را اجباری ننمود، ولی پس از ثبت ورقه سندیت آن بین طرفین محرز بوده است.
در دوره چهارم تقنینیه قانون ثبت دیگری در 21 حمل 1302 (در 125 ماده) تصویب شد.
قانون مزبور ثبت املاک را در موارد خالصجات (دهات، مراتع یا اراضی شاهی) که بین اتباع خارجه (ماده 34) اجباری دانسته و نیز هر معامله ای که پس از ثبت ملک می شده درج آن در دفتر املاک لازم بوده والّا دولت آنها را رسمی نمی شناخت.
در 22 بهمن 1308 قانون ثبت اسناد و املاک تحت 256 ماده تصویب گردید که ثبت املاک و بعضی اسناد را اجباری نموده بود.
در قانون ثبتی که در 26 اسفند ماه سال 1310 تحت 141 ماده به تصویب رسید و از فروردین سال 1311 به مورد اجرا گذاشته شد و بعداً اصلاحات و الحاقات در آن صورت گرفت ثبت اسناد اختیاری و مانند املاک که ثبت آنها الزامی است، مردم در ثبت اسناد خود الزامی ندارند و می توانند از ثبت معاملات و قراردادها و تعهدات و سایر عقود خود در دفاتر اسناد رسمی خودداری نمایند.
مگر در مواردی که در مواد 46 و 47 ق.ث به ثبت آنها دستور داده شده است: 1- کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع املاکی که قبلاً در دفتر املاک ثبت شده باشد.
2- کلیه معاملات راجع به حقوقی که قبلاً در دفتر املاک ثبت شده است.
لذا اسناد معاملات و عقود راجع به عین (عرصه یا اعیان، خانه، آپارتمان، باغ و ...) یا منافع (حق انتفاع و اجاره املاک) (اگر بیش از سه سال باشد) یا حقوق (حق ارتفاع و ...) که در دفتر املاک ثبت شده باشد باید در دفاتر اسناد رسمی تنظیم و ثبت شوند.
تا نقل و انتقالات به عمل آمده در دفتر املاک مربوطه ثبت شود و لزومی ندارد که در محل وقوع ملک دفتر اسناد باشد یا خیر، در هر حال ثبت سند الزامی است.
ماده 47 ق.ث می گوید: «در نقاطی که اداره ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی موجود بوده و وزارت عدلیه مقتضی بداند، ثبت اسناد ذیل اجباری است: 1- کلیه عقود و معاملات راجعه به عین یا منافع اموال غیر منقوله که در دفتر املاک ثبت نشده.
2- صلحنامه و هبه نامه و شرکت نامه».
فهرست اسامی شهرهای مشمول اجباری شدن ثبت اسناد که قبل از تصویب قانون و بعد از سال 1310 به ترتیب از 1/1/1309 در تهران شروع و در شهرهای مختلف در سالهای متفاوت آگهی شده در مجموعه قوانین ثبتی ذکر شده؛ ماده مزبور الزام ثبت و اسناد را قائل به شروطی می داند: اول: وجود اداره ثبت اسناد و املاک و دفتر اسناد رسمی در محلی که این موضوع اکنون در تمامی نقاط کشور تقریباً حاصل شد.
دوم: وزارت عدلیه (سازمان ثبت اسناد و املاک فعلی که از معاونتهای قوه قضاییه می باشد) مقتضی بداند و به نحو مقتضی آگهی نماید و ثبت معاملات مذکور در ماده را اجباری نماید.
اکنون اسناد زیادی با عناوین مختلف که در این نوشته نمونه های آن خواهد آمد در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می شود که جامعه پذیرفته و ادارات و محاکم قبول دارند که در ماده مذکور از تنظیم و ثبت این اسناد ذکری به میان نیامده، ولی مورد پذیرش عرف جامعه قرار گرفته مانند انواع اسناد وکالت تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی.
اسناد قطعی منقول (اتومبیلها و ماشین آلات راهسازی و ...) انواع تعهدات دانشجویی، تقسیم نامه ها در املاک مشاعی را که نمی توان معامله تلقی نموده و امثال اینها.
قانونگذار برای ضمانت اجرای اجباری بودن ثبت اسناد با توجه به مواد 46 و 47 ق.ث و مقررات مذکور در آنها در ماده 48 ق.ث بیان می کند: «سندی که مطابق مواد فوق باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده در هیچ یک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد».
هر چند این ماده از زمان تصویب دست نخورده باقیمانده و اصلاح نشده ولی عرف و رویه بعضی از محاکم در رسیدگی و تأیید عقود منعقده راجع به عین یا منافع املاک ثبت شده با اسناد عادی به استناد مواد 10 و 190 و 191 ق.م بدون توجه به ماده مزبور صورت می گیرد.
در تاریخ 18/10/1351 مواد 142 الی 157 به قانون ثبت قبلی الحاق گردید و قانون ثبت 157 ماده شد.
بعد از انقلاب جهت سامان دادن به اسناد عادی (قولنامه ها) و تعیین وضع ثبتی اعیان ایجاد شده در املاک که به واسطه موانع قانونی تنظیم سند رسمی برای آنها میسر نبود، قانون اصلاح مواد 1 و 2 و 3 قانون اصلاح و حذف موادی از قانون ثبت اسناد و املاک مصوب (31/4/1365) و الحاق موادی به آن مصوب (21/6/1370) راجع به اصلاح مواد 147 و 148 قانون ثبت تصویب گردید که مورد عمل می باشد.
فصل دوم قواعد عمومی راجع به متصدیان تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی (سردفتران و دفتر یاران) برای اولین بار در 13 بهمن سال 1307 قانون تشکیل دفاتر اسناد رسمی در 20 ماده به تصویب رسید که بر اساس آن متعاملین در ثبت اسناد خود در دفاتر آزاد و مختار بودند و دفاتر اسناد رسمی حق ثبت اسناد مربوط به نقل و انتقالات راجع به املاک ثبت شده را نداشتند.
پس از قانون 21 بهمن سال 1308 در 26 اسفند ماه سال 1310 قانون ثبت اسناد و املاک در 141 ماده تصویب شد که ناسخ قانون مصوب 21 بهمن 1308 بوده و از اول فروردین ماه سال 1311 قابل اجرا گردید و این قانون به جز موادی که در تاریخ 18/10/51 و بعد از آن اصلاح یا الحاق شده تا کنون به مدت هفتاد سال است که مورد استناد و عمل می باشد و بر اساس همین قانون ثبت املاک اجباری و ثبت اسناد جز در موارد مندرج در مواد 46 و 47 اختیاری است.
تشکیل دفاتر بر اساس قانون فوق با بنیان جدید توسط علی اکبر داور (وزیر دادگستری پهلوی اول) پایه گذاری شد.
تا آن زمان علمای روحانی و مراجع مذهبی اسناد مردم را تنظیم و ثبت می کردند ولی دارای دفاتر رسمی نبودند و این امر موجب تنظیم اسناد معارض در نزد همان مراجع یا مراجع دیگر می شد و برای معاملات، امنیتی وجود نداشت.
تشکیل دفاتر اسناد رسمی بر اساس قانون فوق با بنیان جدید توسط علی اکبر داور (وزیر دادگستری پهلوی اول) پایه گذاری شد.
داور به قوانین اروپایی آشنایی داشت و میل داشت که سیستم فرانسه را در ایران اجرا نماید، ولی به لحاظ کمبود تحصیل کرده های لیسانسیه حقوق این کار عملاً مقدور نبوده و آن تعداد تحصیل کرده هم در تنظیم اسناد مردم وارد نبودند، لذا به همان محاضر شرعی رسمیت دادند و برای صاحبان آن محاضر ابلاغ تأسیس دفتر اسناد رسمی صادر نمودند ولی یک نفر هم به عنوان نماینده ثبت که اکنون دفتریار خوانده می شود در دفاتر حضور داشت که خود نیز دارای دفتر بود همان سندی را که سردفتر ثبت می نمود او نیز در دفتر خود ثبت می کرد.
در ضمن سردفتر را هم کنترل می نمود.
از اولین سردفتران که ابلاغ گرفتند می توان از شیخ عبدالحسین نجم آبادی، ایروانی، شیخ ابوالقاسم تویسرکانی و ...
نام برد.
مبحث اول: نحوه انتخاب سردفتران و دفتریاران در 25 تیرماه سال 1354 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران به عنوان قانون مستقل از تصویب مجلس گذشت، تا کنون این قانون با اصلاحات الحاقی اجرا می شود.
تعریف دفترخانه، سردفتر و دفتریار و وظایف آنان در موارد 1 الی 3 قانون مذکور بیان شده است: «دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری [اکنون قوه قضاییه] است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوطه تشکیل می شود.
سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین و نظامات راجع به آن است.» و «اداره امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده شخصی است که با رعایت مقررات این قانون بنا به پیشنهاد و سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستری [ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور] منصوب و سردفتر نامیده می شود.
با توجه به تغییرات حاصله در نظام قضایی کشور قوه قضاییه بعد از انقلاب طبق اصل 156 قانون اساسی، به عنوان قوه ای مستقل در کنار دو قوه دیگر تشکیل گردید، که ریاست آن عالی ترین مقام قوه قضاییه است: طبق اصل 160 قانون اساسی وزیر دادگستری مسئولیت کلیه مسایل مربوط به روابط قوه قضاییه با قوه مجریه و مقننه را برعهده دارد و فقط اختیار استخدام کارکنان اداری قوه قضاییه با وزیر می باشد که از طرف ریاست قوه قضاییه به ایشان تفویض می شود.
اکنون صدور ابلاغ سردفتران با ریاست سازمان ثبت اسناد و املاک کشور که معاونت قوه قضاییه را دارد، می باشد و وزیر دادگستری برخلاف مفاد ماده مذکور سردفتران را نصب