مقدمه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بعنوان یکی از کهن ترین دستگاه های اداری از جمله نهادهای حاکمیتی است که اعتبار بخشی ،تثبیت و حمایت از حقوق مالکیت مشروع و قانونی اشخاص حقیقی و حقوقی جامعه را بر عهده داشته و با مشارکت در تنظیم روابط و مناسبات اقتصادی و اجتماعی کشور نقش موثری را ایفا می نماید.
از طرفی این سازمان به جهت مجموعه وظایف وماموریتهای قانونی خود در ایجاد بسترهای لازم برای توسعه اقتصادی و اجتماعی کشور نقش بسزایی داشته و به نوعی می توان ثبت را زمینه ساز توسعه پایدار کشور در نظر گرفت.
نظام و ساختار اولیه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در نوع خود نسبتا مترقی بوده و از ابتدای تاسیس بخشی از وظایف اجرایی آن برعهده نهادهای تخصصی مدنی (دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق)گذشته شده است .
این دفاتر دارای استقلال مالی بوده و بصورت خصوصی اداره می شوند.
اما انتخاب و گزینش سردفتران (مدیریت دفاتر) توسط سازمان انجام می گیرد و همه فعالیت های آنها منطبق بر قوانین مربوطه و تحت نظارت و مطابق با چهارچوب و سیاستهای ابلاغی از سوی سازمان و واحدهای ثبتی انجام می شود.
فصل اول تاریخچه : پیشینه تاریخی و تحولات اخیر مفهوم ثبت مالکیت املاک برای نخستین بار در استرالیا توسط شخصی به نام روبرت تورن که به علم حقوق آشنایی نداشت به طور فراگیر مطرح گردید .
این ایده زمانی در استرالیا مطرح شد که عدم ثبت املاک خصوصاًاز این جهت که دارای وسعت زیاد و اختلاف در مالکیت بودند ، منجر به مشکلاتی کی گردید و به همین دلیل در این کشور مورد استقبال قرار گرفته و به سرعت در تمام کشورهای تابع سیستم حقوقی کامن لا ، ثبت املاکآغاز گردید .
در انگلیس ثبت املاک در قرن بیستم شروع شد و تصویب قانون ثبت املاک در سال 1925 موجب جدایی ماهوی حقوق در این کشور با سایر کشورهای تابع حقوق انگلوساکسون شد ، به گونه ای که ایرلند جنوبی ، ایلات متحده آمریکا ، استرالیا ، کانادا و نیوزیلند دارای حقوق متفاوتی در این زمینه بوده و تنها ولز و ایرلند شمالی در این مورد با انگلستان دیدگاه حقوقی مشترکی دارند .
امروزه در انگلیس ثبت املاک به روشی صورت می گیرد که برای ثبت مالکیت سهام شرکت ها مقرر است و بر همین اساس بررسی اسناد در هنگام انجام معانلات جدید بر روی ملک به صورت دقیق مورد نیاز نیست و صرفاً مرجعی که ابتدائاً به ثبت اقدام ورزیده ، سند جدیدی را با مشخصات طرفین معامله صادر خواهد کرد .
این اعتقاد عمومی در انگلیس وجود دارد که ثبت املاک از دغدغه های ناشی از انتقال آنها می کاهد و موجب تسهیل معاملات می گردد .
قانون 1925 تدریجاً در مناطق مختلف انگلیس حکومت یافته و به موجب آیین نامه های مختلف در تمام این کشور و ولز اجرا شده است .
روند همه گیر شدن ثبت املاک در این کشور ادامه دارد به گونه ای از اول دسامبر 1990 مقرر گردید که باید تمام تصرفات مالکانه و اجاره های با بیش لز 21 سال سابقه در هنگام اقدام مالک به معامله بر ملک به ثبت برسند .
یکی از مشکلات موجود فرا راه ثبت املاک و امور ثبت اسناد رسمی به طور عام ، ابهام و پیچیدگی امر تشکیل و بایگانی پرونده های ثبتی و مقدار روز افزون تقاضا برای ثبت املاک می باشد که این موضوع در قانون ارتباطات الکترونیکی مصوب 2000 مورد توجه قرار گرفته و استفاده از روش های الکترونیکی و ابزارهای جدید نظیر رایانه موجب تسهیل در امور مذکور شده است .
علاوه بر این کمیسیون حقوقی و ثبت املاک در سال 1998 ضمن یک کار مشترک اقدام به انتشار سندی با عنوان « ثبت املاک برای قرن بیست و یکم » نموده اند که شامل شیوه جدید کار در زمینه امور ثبتی ، اصلاح روش های سابق و الکترونیکی کردن کار ثبت اسناد مربوط به املاک و اموال غیر منقول می باشد .
ویژگی های سند ثبتی و حقوق موجود در املاک ثبت شده تفاوت عمده املاک ثبت شده و املاکی که به ثبت نرسیده اند این است که در مورد دسته دوم مبنای مالکیت وضع ید و تصرف است که در صورت وجود ادعای معارض با ارائه سند مالکیت عادی استقرار می یابد در حالی که در املاک ثبت شده آنچه اهمیت دارد سابقه ثبتی آنها در دفترخانه ثبت املاک می باشد.
نکته ای که در حقوق انگلیس جالب و در عین حال بحث انگیز به نظرمی رسد وضعیت دوگانه ای است که گاهی موجب ابهام و سردرگمی می گردد به گونه ای که در این کشور ثبت املاک به مفهوم خاص آن با ثبت وضعیت معاملاتی املاکی که به ثبت نرسیده اند تفاوت دارد و مورد اخیر صرفا در وثیقه بودن یا نبودن ملکی که به ثبت نرسیده را مشخص می نماید.
الف – ویژگی های سند ثبتی سند ثبتی دارای خصوصیاتی است که هر کدام باعنوان اصل در حقوق انگلیس پایه گذاری شده است.
به موجب اولین اصل سند ثبتی ملک باید آینه تمام نمای حقوق و تعهداتی باشد که بر ملک ثبت شده تعلق گرفته است و صراحت این اطلاعات به گونه ای باشد که برای مثال مشتری با رجوع به آن بتواند از وضعیت حقوقی ملک (نام مالک ، مستاجرو ...
و یا حقوق تعلق گرفته بر آن نظیر رهن) آگاهی یابد.
به موجب اصل دوم شیوه ای که بر اساس آن یک ملک با وجود حقوق اشخاص ثالث (نظیر حق ارتفاق و انتفاع) قابل انتقال است مورد اشاره قرار می گیرد.
این طریق نباید هیچ گونه خللی به حقوق اشخاص ثالث وارد آورد ونهایتا به موجب اصل سوم باید در سند ثبتی ملک به وضعیت تامینی و بیمه ای آن اشاره شود.
به لحاظ مواردی که ذکر شد در مرجع ثبت املاک دفاتر زیر موجود است : دفتر ملک : این بخش از سند ثبتی در واقع به خصوصیات ملک مرتبط است و دارای اطلاعات جالبی در خصوص اینکه ملک آزاد یا تحت اجاره بوده یا حقوق دیگری به آن تعلق گرفته می باشد.
دفتر مالکیت : این قسمت شامل ثبت نام و نشانی مالک است که مالک ثبتی نامیده می شود.
اگر عنوان مالک با عبارت مالک بر ملک طلق مشخص گردیده باشد بیانگر فقدان سابق ثبتی بر ملک می باشد و صرفا دلالت بر ثبت انتقال ملکی دارد که سند آن عادی است .
مالک ثبتی دارای سند مالکیت است که از سوی دفتر خانه ثبت کننده ملک به وی داده می شود.در هنگام ثبت مالکیت به حقوق اشخاص ثالث در ملک ثبت شده نیز – به هر عنوان که باشد – اشاره می شود .
مالکیت بر مال غیر منقول لزوما با سلطه فیزیکی بر آن محقق نمی گردد و سند مالکیت که در آن ثبت مالکیت شده مهمترین دلیل بر تملک دارنده سند به حساب می آید.
دفتر تعهدات : در این دفتر تعهداتی که مالک یا مستاجر بر عهده دارد ونیز هزینه هایی که قانونا باید برای ملک انجام شود درج می گردد.
در مورد املاک ثبت نشده اطلاعات این دفتر در دفتر ثبت مالکیت درج می گردد زیرا این نوع از املاک فاقد دفتر ملک و دفتر تعهدات می باشند.
ب – حقوق موجود در املاک ثبت شده مقصود از این بخش اشاره به حقوق و منافعی است که می تواند بر ملک ثبت شده استوار گردیده و در سند ثبتی آن ملک درج شود.
بدیهی است که این حقوق و منافع از دیدگاه شخصی که متعهد به رعایت آنهاست نه تنها حق به حساب نمی آیند بلکه دارای عنوان تعهد می باشند.
از دیدگاه برخی ازحقوقدانان انگلیسی هر قطعه از زمین یا هر مال غیر منقولی بالقوه می تواند جایگاه حقوق ،منافع و در نتیجه تعهداتی خاص باشد زیرا ممکن است شخصی مالک تمام قسمت های یک ملک یا بخشی از آن یا صرفا دارای حق مبتنی بر اجاره بر آن بوده باشد.
از نظر این دسته حق مالکانه بر ملک دارای مفهوم عامی است .
که حتی حق مستاجر بر عین مورد اجاره را نیز شامل می گردد.
مقصود از این بخش اشاره به حقوق و منافعی است که می تواند بر ملک ثبت شده استوار گردیده و در سند ثبتی آن ملک درج شود.
این نظر امروزه مهجور مانده است و به طور کلی می توان نحوه وضع ید بر مال غیر منقول را در حقوق انگلیس به سه دسته عمده تقسیم بندی نمود : تصرف بر ملک به گونه ای که مقید به هیچ قید و شرطی نباشد که این نوع از تصرف مالکیت مطلق نامیده می شود.
تصرف مبتنی بر اجاره که منجر به ایجاد رابطه استیجاری میان موجر و مستاجر می گردد.
مالکیت اشتراکی (اشاعه) حقوق و تعهداتی که ممکن است در املاک ثبت شده وجود داشته باشد به شرح زیر است .
حقوق مالکانه : سند مالکیت بر تملک شخص معین بر ملک دلالت دارد و با تغییر مالک ، حقوق و تعهدات راجع به ملک به دارنده جدید انتقال می یابد.
این تملک ممکن است به صورت مالکیت مطلق یا به موجب اجاره نامه (مالکیت منافع) باشد.
حقوق دائمی و غیر قابل تغییر : این حقوق به اعتبار اشخاصی که مکلف به رعایت آنها هستند تعهد محسوب می شوند و عبارت از مواردی است که در ماده 70 قانون ثبت املاک مصوب 1925 قید گردیده است و برخی از موارد آن عبارت است از : حق ارتفاق ، حق انتفاع و سایر حقوق ذاتی و تعهد به پرداخت عوارض محلی و مملکتی .
ویژگی بر جسته این حقوق عبارت است از اینکه حتی اگر در سند مالکیت به آنها اشاره نشده باشد به نفع اشخاص دیگر و به ضرر مالک در ملک برقرار می شود و اختصاصی به مالک ثبت شده ندارد.
حقوق فرعی و تبعی : این دسته از حقوق و تعهدات توسط طرفین قرارداد در سند ثبتی ملک گنجانده می شود و ازاین رو انتقال آنها درهنگام معامله جدید نیازمند توافق طرفین قرارداد است .
از جمله این موارد می توان به توافقات محدود کننده (مانند محدود کردن مالک (خریدار جدید) به عدم انجام تجارت خاص یا ساختن بنای بلند در ملک خریدار شده) یا توافق بر حقوق انتفاعی به نفع اشخاص ثالث در ملک مورد معامله و تراستها اشاره نمود.
لذا به طور کلی هر آنچه که در سند ثبتی ملکی مقرر گردد و در زمره حقوق مالکانه یا دائمی و غیر قابل تغییر نباشد از جمله حقوق فرعی و تبعی که بر ملک تعلق گرفته به حساب می آید.
فصل دوم مروری بر برنامه های توسعه مرور سریع برنامه چهارم توسعه کشور حاکی از آن است که در این برنامه تکالیف مهم و زیادی بر عهده سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گذاشته شده است که بیانگر نقش مهم سازمان در توسعه پایدار کشور و ایجاد امنیت اقتصادی و اجتماعی می باشد.
صدور اسناد مالکیت اراضی کشاورزی و بافت مسکونی روستایی طراحی نظام جامع حقوق مالکیت معنوی در سطح ملی و بین الملی ،تهیه پایگاه اطلاعات مکانی و مالکیتی و نوسازی و مکانیزاسیون ثبت به منظور ارتقا اثر بخشی آن از جمله تکالیف مربوط به سازمان ثبت در برنامه چهارم توسعه می باشد.
در برنامه دوم توسعه قضایی نیز به اهدافی از قبیل پیش گیری از وقوع جرم و ایجاد بهداشت قضایی ،احیای حقوق عامه ، افزایش دسترسی به عدالت ،بهره مندی از سرعت ، دقت و صحت به منظور ارائه بهتر خدمات و افزایش رضایت مندی مردم از طریق بکارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات و اصلاح ساختار اداری و قضایی و افزایش نهادهای مدنی تخصصی و بهره مندی از مشارکت های مردمی توجه ویژه ای شده و سازمان های تابعه و از جمله سازمان ثبت موظف به اجرای آنها شده اند.
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در حال حاضر دارای 382 واحد ثبتی (به طور متوسط به ازا هر 180000 نفر یک واحد ثبتی) در سراسر کشور بوده و جمعا 7714 نفر پرسنل در بخش های ستادی و اجرایی آن مشغول به کار هستند که با توجه به ساختار تشکیلاتی مصوب سازمان ، در حال حاضر قریب به 33 درصد از پستهای سازمانی خالی هستند.
تحلیل آماری نشان می دهد به ازا هر صد هزار نفر جمعیت کشور جمعا 5/10 نفر کارمند ثبتی وجود دارد.
همچنین در سراسر کشور 3198 دفتر ازدواج و طلاق و تعداد 3256 دفتر خانه اسناد رسمی دایر بوده و تحت نظارت سازمان ،خدمات مرتبط به امور ثبتی را به مردم ارائه می کنند.
بررسی آماری ساختار و ترکیب نیروی انسانی سازمان نشان می دهد که از مجموعه 7714 نفر پرسنل موجود 3/65 درصد آنها بصورت استخدام رسمی ،7/29درصد پیمانی و 5 درصد نیز بصورت قراردادی با سازمان همکاری می کنند.
همچنین از لحاظ شاخص تحصیلات 6/9 درصد پرسنل دارای مدرک تحصیلی