دانلود تحقیق کالا

خرید: تهیه و تدارک کالا ها و خدمات از طریق عاقلانته و رقابتی یعنی با قیمت، کمیت، کیفیت مناسب و منبع مناسب و در زمان مناسب از وظایف این بخش خریدهای اداره خرید بر سه دسته اند.

کلاهایی که به صورت برنامه ریزی شده و در آغاز هر سال معین شده است به صورت قرارداد خریداری می شود.

کالاهایی که براساس درخواست خرید از طرف قسمت های مختلف کارخانه توسط مامور خرید تهیه می شود.

کالاهایی که براساس درخواست خرید از طرف قسمت های مختلف کارخانه بدون دخالت مامور خرید تهیه می شود و برای آنها نمی توان در آغاز سال برنامه ریزی ارائه نمود.

بازرسی: در بسیاری از واحدهای صنعتی برای کنترل کالاهای وارده یا صادره قسمتی به نام بازرسی وجود دارد که کنترل کمیت کالاهای صادره یا وارده را بر عهده دارد و در صورت عدم قبول کمیت لازم عدم قبول آن را در دستور جلسه بازرسی ذکر می کنند تا فوراً به این امر رسیدگی شود.

این اداره در موسسات بزرگ در محل درب ورودی کارخانه قرار دارد و در موسسات کوچک توسط نگهبان بازرسی به عمل می آید در بعضی موسسات هم نگهبان و هم دفتر یا اداره بازرسی با هم در یک جا قرار دارند.

قسمت بازرسی به کالاهایی که جواز خروج به تایید امضاء مجاز رسیده باشد اجازه خروج (ورود) می دهد و یا فرمی به نام رسید کالا به بازرسی که دارای دو صورت وارده و صادره است.

ورود و خروج کالا در آن ثبت شده و در پایان روز یک نسخه از فرم جهت اطلاع مدیریت به آنجا ارسال می‌شود.

دستور العمل اجرائی ورود کالا دریافت کالا و کنترل آن با فرم های مربوطه (مثل برگ درخواست خرید که در دست مامور خرید است.) در صورت لزوم توزین کالا (وزن کردن) به وسیله باسکول و یا شمارش آن ثبت اطلاعات شامل تاریخ، نام راننده خودرو، شماره خودرو، مقدار و نام و مشخصات و واحد کالا و غیره می باشد).

ارسال کالا به انبار مربوطه همراه یک نفر مامور.

ثبت شماره مسلسل فرم رسید کالا به قسمت بازرسی (وارده) زیر فرم های مربوطه و ثبت شماره های بازرسی.

ارسال فرم های مربوطه به قسمت های ذینفع.

اما دستور العمل های اجرایی صدور کالا شامل مراحل زیر است: کنترل کالا با جواز خروج فرم های مربوطه (مثل برگ برگشت از خرید و غیره) و در صورت لزوم توزین کالا به وسیله باسکول و یا شمارش آن.

ثبت اطلاعات مربوطه در فرم رسید کالا به قسمت بازرسی (صادره) و دفتر بازرسی صفحه مربوطه دادن اجازه برای خروج کارخانه و ثبت شماره دفتر بازرسی و یا شماره مسلسل فرم رسید کالا به قسمت بازرسی (صادره) در زیر فرم های مربوطه.

بایگانی جواز خروج و ارسال فرم های مربوطه به قسمت های ذینفع.

فرم بخش های مختلف یک سازمان را به مثابه به هم پیوسته ای به یکدیکر مرتبط می نماید ولی قبل از طراحی فرم ها وجود چارت سازمانی از ضروریات کار است و در صورت عدم وجود طراح سیستم های اطلاعاتی انبار باید آن را طراحی ناید تا بخش های نیازمند به اطلاعات یا صادر کننده اطلاعات مشخص و کیفیت و کمیت و محتوای فرم ها پاسخگوی نیازهای سازمان باشد.

اهم مراحل سیستم تدارکات مواد و غیره: اول: قسمت مصرف کننده پس از تشخیص لزوم دریافت جنس فرم درخواست کالا را برنموده و پس از تایید آن توسط مسئول مربوط (امضاء مجاز) آن را در اختیار انباردار می گذارد.

دوم: انباردار از طریق مراجعه به کارت انبار از میزان موجودی جنس اطلاع حاصل می نماید.

سوم: در صورتی که جنس به اندازه کافی موجود باشد طی فرم حواله انبار جنس را تحویل داده و پس از عملکرد در کارت انبار حسابداری را از جریان مطلع می نماید.

چهارم: در مواردی که جنس موجود نباشد و یا در صورت لزوم درخواست خرید صادر نموده و به تدارکات ارسال می کند.

پنجم: قسمت تدارکات مبلغ لازم برای خرید اجناس را برآورده نموده و برای مشخص نمودن وضع اعتباری آن را به حسابداری می فرستد.

ششم: حسابداری پس از تشخیص و تثبیت وضعیت اعبتاری فرم مربوطه را به قمست تدارکات برگشت می دهد.

هفتم: تصمیم گیری در مورد خرید با توجه به آئین نامه و شرایط خرید از طرف مدیریت دستگاه و یا قسمت تدارکات.

هشتم: در صورت یکه با خرید جنس موافقت نشود نتیجه طی برگشت فرم درخواست خرید به انبار و از طریق انبار به اطلاع درخواست کننده می رسد.

نهم: عملیات مقدماتی سفارش جنس براساس قوانین مربوطه در قسمت تدارکات انجام و فرم سفارش خرید صادر می گردد.

دهم: در مورد خرید اجناس داخلی و یا خارجی با توجه به مقررات مربوط به خرید از جنبه نوع آن (کوچک، متوسط و بزرگ) تصمیم گیری لازم به عمل می آید.

یازدهم: قسمت تدارکات ضمن انجام عملیات خرید از طریق ارسال یک نسخه از سفارش خرید انبار را در جریان عملیات سفارش قرار می دهد.

دوازدهم: سفارش خرید کالای خریداری شده از طرف فروشنده و یا مامور خرید به انبار وارد می شود.

سیزدهم: انبار پس از کنترل کمی و کیفی جنس از طریق فرم رسید انبار جنس را اعلام می نماید (قبض انبار).

چهاردهم: در صورتی که جنس با مشخصات لازم مطابقت ننماید انباردار طی فرم گزارش کالای تغیر قابل قبول نتیجه را به اطلاع تدارکات می رساند تا اقدامات لازم به منظور تعویض جنس به عمل آید.

پانزدهم: تدارکات پس از دریافت رسید انبار مدارک لازم را تکمیل و جهت انجام امور مالی مربوط به حسابدار ارسال می دارد.

شانزدهم: انباردار پس از عملکرد در کارت انبار درخواست کننده را از جریان رسید جنس مطلع می نماید.

روش های مختلف انبارکردن کالا: انبار کردن به ترتیب شماره یا حرف با در نظر گرفتن حداکثر موجودی: برای استفاده از چنین روشی باید اقلام مورد استفاده استاندارد باشد یعنی اقلامی باشد که به طور مداوم برای استفاده موسسه قرار گیرد و از طرفی حداکثر موجودی مورد نیاز ثابت و معلوم باشد.

بدین نحو رجوع انباردار به اقلام مختلف به ترتیب مذکور بسیار ساده بوده و با مراجعه به شماره یا حرف مربوطه می تواند به آسانی به جنس مورد نظر دسترسی پیدا کند.

از طرفی چنین روشی محتاج فضای زیادی است که بتوان برای هر قلم جنس به مقدار حداکثر موجودی جا در نظر گرفت ولی هیچ وقت از کل محل یا فضای در نظر گرفته شده استفاده نکرد.

یکی دیگر از نکات منفی این روش این است که در صورتی که جنس جدیدی وارد انبار شود نمی توان به آسانی آنرا در بین اجناس دیگر قرار داد چون یا از نظر فضای موجود در مضیقه خواهد بود یا اینکه اگر جنس جدید در محلی خارج از ترتیب شماره ای یا الفبا قرار گیرد آنگاه مزیت دسترسی ساده منتفی می شود.

انبار کردن به ترتیب شماره یا حروف (با در نظر گرفتن حداقل موجودی): تفاوت این روش با روش قبلی در جلوگیری از اتلاف فضای انبار است که محل اجناس را با در نظر گرفتن حداقل موجودی تعیین می کنند به این نحو که برای هر قلم جنس به مقدار حداقل مصرف و به ترتیب شماره جنس و یا حروف الفا در قفسه ها چیده می شود مثال خوب این روش در سوپرمارکتها مشاهده می شود که هر رز به میزان مصرف یک روز در قفسه جنس چیده می شود.

ولی در انبار اصلی به مقدار مصرف چند هفته یا چند ماه جنس وجود داشته و چیده خواهد شد اما اشکال عمده این روش در این است که در صورت مفقود یا پنهان شدن اقلام از دید انباردار، انباردار دیر پی به این امر می برد ضمن اینکه در این روش نیز اقلام جدید در موقع ورود به انبار باعث جابجا شدن اجناس قبلی و به طور کلی تغییر نظام موجود در انبار می گیرد و یا حداقل جابجایی زائد و ضایعاتی را موجب می شود.

3) انبار کردن به ترتیب ورود کالا: به منظور استفاده کامل از فضای انبار و همچنین آزاد بودن در مقابل تغییرات بازار یعنی آمادگی دریافت اجناس جدید و یا به طور کلی اجناس جانشین، روشی که بیشتر به کار می رود روش انبار کردن به ترتیب ورود است.

که برای هر گروه از اجناس یک فضای معینی در نظر گرفته می شود (مثلا اجناس الکتریکی، مکانیکی یا یدکی خودروی خاص) و بعد از تعیین این گروه ها اجناس به ترتیبی که وارد انبار می وشد در این مل ها چیده می شوند.

عیب این روش دسترسی مشکل به اقلام است که به حافظه انباردار بستگی پیدا می کند.

و در موقع تحویل و خرید امکان صرف وقت زیادی را ایجاد می کند.

به منظور استفاده کامل از فضای انبار و همچنین آزاد بودن در مقابل تغییرات بازار یعنی آمادگی دریافت اجناس جدید و یا به طور کلی اجناس جانشین، روشی که بیشتر به کار می رود روش انبار کردن به ترتیب ورود است.

4)انبار کردن به ترتیب ورود با در اختیار داشتن سیستم شماره قفسه: با اعمال این روش نسبت به روش های قبلی می توان بهترین روش انبار کردن را به وجود آورد ابتدا باید انبار را به قسمت های مختلف تقسیم کرده و به هر قسمت یا هر قفسه شماره ای داد سپس اجناس رابه ترتیب ورود در قفسه ها چیده و جلوی هر یک از اقلام کارتی نصب گردد که اطلاعات مربوط به آن جنس یعنی شماره جنس، نام و مشخصات جنس، واحد مصرف و همچنین شماره قفسه در آن درج می شود.

به این ترتیب شماره قلسه هر جنس بر روی کارت انبار مربوطه ثبت و در موقع تحویل و تحول می توان به فوریت به محل کالا پی برد و به آسانی به آن دسترسی پیدا کرد.

انبارگردانی و کنترل انبارها: برای کسب اطمینان از صحت عملیات موجودی انبارها و جهت کشف و اصلاح تفاوت های موجود میان مقدار واقع موجودی و مانده کارتهای معین مواد ضروری است تا موجودی گیری ادواری به عمل آید.

تفاوت های موجود مذکور ممکن است دارای علت های متعددی باشد که اهم آنها عبارتند از: اشتباه در انتقال اطلاعات صورتحسابها به کارتها.

اشتباه در هزینه یابی مواد مورد درخواست.

عدم ثبت صورتحسابها یا درخواست مواد.

هر نوع اشتباه در اثر نرسیدن اطلاعات ورودی و خروجی.

ضایعات یا اختلاس.

موجودی گیری ادواری یا انبارگردانی چه در سازمان های دولتی و چه خصوصی به روش های مختلف صورت می گیرد.

کنترل انبارها ممکن است توسط مقامات مجاز و مسئول سازمان به عمل آید که کنترل داخلی نامیده می شود یا اینکه توسط مقامات مجاز و با هیئت حسابرسی ویژه ای از خارج سازمان به عمل می آید که به آن کنترل خارجی می گویند در طول سال ممکن است که انبارها در چند نوبت و توسط گروه هاو مقامات مختلف آن به طور رسمی یا غیر رسمی مورد بررسی و کنترل قرار گیرند.

لذا کنترل دقیق و کامل گردش عملیات و موجودی انبارها در پایان سال از اهمیت خاصی برخوردار خواهد بود و باید حتماً به مرحله اجرا درآید.

کنترل کمیت: کنترل کمیت جهت حصول اطمینان از گردش عملیات و موجودی کالاهای انبار از نظر وارده صادره و موجودی انبار به عمل می آید و هدف از آن تعیین صحت و سقم موجودی کالا و محاسبه کسر یا اضافه موجودی کالا در انبارها است و برای رسیدن به این هدف پس از ثبت کلیه اسناد صارات و واردات در کارت های مربوطه موجودی کالا شمارش و با موجودی کارت ها مقایسه می شود.

این نوع کنترل کمی به طرق مختلف صورت می گیرد که اهم آنها عبارتند از: الف) کنترل نمونه ای: در این روش چند کارت انبار به طور تصادفی استخراج و شمارش یا موجودی واقعی مقایسه می شود.

ب) کنترل چند درصد: در این روش درصد معینی از کالاها به کارت هایشان مورد بررسی و مقایسه قرار می گیرد.

ج) کنترل 100% یا کل موجودی: یعنی کلیه موجودی ها با مقادیر کارتهایشان مورد بررسی و مقایسه قرار می‌گیرد.

د) کنترل مواد و کالاهای خاص: که شمارش ویا توزین و اندازه گیری آنها دشوار و پر هزینه است.

هـ) انبارگردانی یا کنترل جامع: در پایان هر سال یا در مواردی که احتمال سوء استفاده و اختلاف حساب مهمی در انبار مشاهده میشود جهت کشف اختلاس و رفع اختلاف و تعیین میزان دقیق موجودی کالا در تنظیم صورت واقعی موجودی اقدام به انبارگردانی می شود.

در این روش ابتدا کلیه موجودی انبارها را بدون توجه به کارتها صورت برداری نموده و با اقلام موجود در کارت های به روز درآمده مقایسه شوند و مغایرت گیری شود و در صورت مغایرت تهیه شود.

در صورت مغایرت اسامی و تعداد و بهای واحد و کل مبلغ کالاهایی که کسری موجودی یا اضافه موجودی دارد در دو ستون جداگانه ثبت وبهای کل کسورات و اضافات نیز اضافه می شود.

در واقع این صورت وضعیت ها انبارها را از نظر موجودی کالا نشان می دهد.

2)کنترل کیفیت امور انبارها: