واژه‌های کلیدی سیستم اطلاعات مدیریت[1](MIS)، طراحان، راهبران، کاربران، موانع انسانی، موانع سازمانی، موانع محیطی چکیده امروزه رشد روز افزون فناوری اطلاعات[2] و تأثیر چشمگیر آن درافزایش بهره وری سازمانهای دولتی و خصوصی در سطح جهان، حرکت جهانی را به سمت بهره گیری از انواع مختلف سیستم های اطلاعاتی به ویژه سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) ، موجب شده است که کشور مانیز در مسیر این حرکت قرار گیرد.
این حرکت در داخل کشور در پیش روی خود با تحولات، موفقیت ها، شکست ها، چالش ها و مقاومتهای فراوانی مواجه بوده است.
سازمانهای دولتی و خصوصی زیادی از (MIS) به عنوان یک ابزار خوب مدیریتی و مؤثر در امر تصمیم گیری بهره گیری نموده اند و سازمانهای بیشتری هم دراین فرایند از مزایای آن بی بهره مانده اند.
بررسی مسایل و مشکلات مربوط به فرایند طراحی، استقرار، بهره برداری و توسعه سیستم های اطلاعات مدیریت در کشور می تواند در چنین فضایی در تصمیم گیری کلیه ارکان دولتی و خصوصی حایز اهمیت باشد.
چرا که استفاده سنجیده و آگاهانه از فناوری های اطلاعاتی مدرن به ویژه (MIS) در کشور می تواند راه توسعه و پیشرفت و ترقی کشور را هموارتر نماید و کارآیی و اثربخشی آنها را بیشتر نماید.
در این مقاله به بررسی این مسایل و مشکلات ، موانع پیش روی سازمانها به ویژه سازمانهای دولتی پرداخته شده است و موانع پیش روی سازمانها به سه گروه موانع انسانی، موانع سازمانی و موانع محیطی تقسیم و درمورد آنها مباحثی ارایه و به ویژه با تمرکز بر موانع انسانی و با بهره گیری از نتایج تحقیقات میدانی که در تعداد زیادی از سازمانها به ویژه سازمانهای دولتی انجام شده، این موانع معرفی گردیده اند.
در پایان نیز پیشنهاداتی به کاربران، طراحان و راهبران سیستم های اطلاعات مدیریت برای برخورد با این موانع ارایه گردیده است.
1- مقدمه یکی از نامهای دوره کنونی زندگی بشر، عصر اطلاعات و یا عصر اطلاعات و ارتباطات است.
علت این نامگذاری در واقع به خاطر توجه بسیار زیاد و فعالیتهای گسترده ای است که در این دوران در زمینه جمع آوری، پردازش و انتقال اطلاعات انجام گرفته و می گیرد.
درعصر حاضر ، مدیران نیاز پیدا کرده اند که اطلاعات [3] مربوط به اموری را که با آن سروکار دارند بشناسند، گردآوری و تحلیل کنند، سازمان بدهند و با مراعات سه عامل مهم سرعت، دقت و هزینه که در همه فعالیتهای سازمانهای عصر حاضر بدون استثناء دیده می شود، آنرا مبادله کنند.
برخی از صاحبنظران مدیریت را مترادف با تصمیم گیری می دانند.[4] لذا مدیر برای آنکه قادر باشد تصمیم خردمندانه ای برای سازمان اتخاذ نماید باید از همه اطلاعات ، راجع به وضعیت یا مشکلات مربوط به موضوعی که می خواهد درباره آن تصمیم گیری نماید، آگاه باشد.اگر تعریف مدیریت تصمیم گیری در نظرگرفته شود، آنگاه برخی از صاحب نظران معتقدند که یک تصمیم خوب، تصمیمی است که 80 تا 90 درصد متکی به اطلاعات و 10 تا 20 درصد متکی به مهارت، توان و تجربه مدیر باشد.
بدین ترتیب ارزش و اهمیت اطلاعات مشخص می گردد.
یعنی اگر به مدیر اطلاعات غلط و نامربوط داده شود، تصمیمات او به طور قطع دارای اشتباه خواهد بود.
ولی اگر به مدیر اطلاعات صحیح و مربوط داده شود، تصمیمات او به طور قطعی نه، ولی به احتمال زیاد دارای صحت و تناسب لازم برای سازمان، خواهد بود، البته به شرط آنکه توان تصمیم گیری و بکارگیری اطلاعات در مدیر وجود داشته باشد.
اطلاعات درون هر سیستم در هر لحظه از زمان دارای ساختی است که دانش و آگاهی[5] آن سیستم را تشکیل می دهد.
این دانش به طور تدریجی و در طول زمان از طریق جذب پاره های مختلف اطلاعات یا داده[6] و تبدیل آن به اطلاعات پدید آمده است.
اگر سیستم پیوسته از محیط پیرامون خود اطلاعات کسب کند، دانش آن پیوسته درحال افزایش و گسترش بوده و از حالت بسیط و ساده به حالت پیچیده و متنوع تغییر می نماید.
[1] رمز موفقیت هر مدیر ونظام مدیریت در هر سازمان این است که بتواند گام به گام داده های جدید را با دانش پیشین سازمان پیوند دهد و مقدمات دریافت و آماده سازی اطلاعات نوین را فراهم آورد.
بکوشد تا به فراخور وضع سازمان و با توجه به مراتب مختلف زیرمجموعه آن سازمان، توان دریافت اطلاعات جدید را در سازمان بالا ببرد .
دقت نماید که از یک طرف، سازمان با هجوم داده های جدید، در حالی که آمادگی درک یا پذیرش آنها را ندارد، مواجه نشود و از طرف دیگر، بین پیش داشته ها و یافته های جدید ، شکاف عمیقی به وجود نیاید.
چرا که اگر جز این شود، نظام مدیریت نه تنها به دلیل حضور حلقه های مفقوده فراوان، قادر به پیوند اطلاعات جدید بر پیکر سازمان نخواهد بود بلکه به لحاظ بیگانگی سازمان با اطلاعات جدید ، توان هرگونه تصمیم گیری صحیح برای پیشرفت و توسعه را نیز از دست خواهد داد.
فقر و ضعف اطلاعات موجب می شود که مدیریت سازمان نه تنها تصویر درست و کاملی از آینده نداشته باشد، بلکه حتی نتواند نقاط قوت وضعف وضع گذشته و موجود سازمان را درست و کامل بشناسد.
در نتیجه نه می تواند هدف گذاری صحیح بکند و نه قادر است فعالیتهای مناسبی را برای سازمان طراحی نماید و پیرو این امر از منابع سازمان استفاده بهینه نخواهد کرد.
لذا می توان یکی از عمده ترین دلایل عدم کارآیی و عدم موفقیت سازمانها را تصمیم گیری ضعیف یا غلط یابی موقع مدیریت سازمان به علت عدم وجود اطلاعات کافی و مناسب دانست و این می تواند به دلیل اهمیت کافی قایل نشدن برای اطلاعات، تأمین نکردن زیربناهای مناسب، و ضعف در تولید ، سازماندهی، ذخیره سازی و اشاعه اطلاعات مناسب، دقیق، صحیح، قابل اعتماد ، به هنگام و کامل باشد.
اداره امور سازمانها به شیوه ای کارآمد، به ویژه در دنیای پیچیده امروز، مستلزم جمع آوری و پردازش انبوهی از اطلاعات گوناگون است که با آهنگی سریع در حال رشد است.
کمیت و کیفیت اطلاعات مورد نیاز سازمان و مدیریت آن، در فرآیند تصمیم گیری به عوامل متعددی بستگی دارد و لیکن ویژگیهای خود اطلاعات همچون دقت، صحت، تازگی ، تکرار، خلاصه بودن، جامع و کامل بودن، مناسب بودن و قابل اعتماد بودن و ....
عوامل مهمی هستند که شدت و ضعف آنها متأثر از تفاوت وظایف در سطوح مختلف مدیریت و همچنین تفاوت عملیات اجرایی ونوع سازمان می باشد.
[1] روشن است که برنامه ریزی و کنترل از یکدیگر تفکیک ناپذیرند.
برای تحقق فرایند برنامه ریزی و کنترل اجرای برنامه در هر سازمان ، می باید داده های متنوعی را از درون و بیرون سازمان گردآوری و از طریق مجاری ارتباطی و ارتباطات مناسب به سیستمی که پردازش اطلاعات را انجام می دهد، منتقل نمود.
پردازش اطلاعات نیزبایستی به گونه ای باشد که سیستم بتواند اطلاعات ضروری ، به هنگام و در عین حال کافی و مناسب برای تصمیم گیری را تولید و به تصمیم گیرندگان ارایه نماید.
چرا که از یک طرف داشتن اطلاعات اضافی و غیر ضرور ، صرف نظر از اتلاف وقت و هدر دادن منابع ، خطر درگیر شدن مدیران با انبوهی از اطلاعات مربوط به جزییات غیر لازم را پیش می آورد و موجب بروز آلودگی اطلاعات [7] گردیده و خطرغرق شدن مدیر در انبوه اطلاعات و سردرگمی وی را، به دنبال دارد و ادامه فعالیت برخی فعالیتهای سازمان را مختل و چه بسا متوقف می کند.
و ازطرف دیگر اطلاعات کم و ناقص نیز برنامه ریزی ، کنترل و تصمیم گیری را از اعتبار انداخته ویا مشکل نموده و از نظرعلمی و عملی هم، آن را کم اثر یا بی پایه می سازد.
مدیریت امروز در مواجهه با افزایش حجم و پیچیدگی تصمیم گیریها در یافته است که سیستم های دستی گسترده ، پراکنده و در برخی موارد غیر مرتبط موجود، با توجه به اهمیتی که برای اطلاعات در فوق بر شمرده شد، قادر به تامین اطلاعات مورد نیاز و ارایه آنها در زمان مناسب، نمی باشند.
اغلب مدیران با انبوهی از داده ها و یا طوماری از سوابق اطلاعاتی روبرو هستند که تاثیر چندانی برای آنها در تصمیم گیری،برنامه ریزی، سازمان دهی و کنترل و هدایت صحیح و مطلوب در سازمان ندارد.
شکاف بین سیستم های اطلاعاتی ثابت و محیط و ساختارهای سازمانی متغیر به ویژه در سازمانهای پویا، نیز مشکل بنیادی دیگری است که موجبات ضعف اطلاعاتی را فراهم می سازد زیرا هر تغییری در ساختار سازمان، تغییراتی را در مشاغل ، مسوولیت ها، حیطه اختیارات،سلسله مراتب مدیریت و...
به وجود می آورد و این تغییرات به نوبه خود موجب بروز نیازهای اطلاعاتی جدیدی می شود که به طور معمول سیستم های ثابت اطلاعاتی موجود فاقد این اطلاعات جدید هستند و می بایستی تغییرات لازم در آنها ایجاد گردد.
مجموعه این عوامل وابسته به هم، موجب می شوند که سازمانها همواره از بحران اطلاعاتی به وجود آمده با مشکل مواجه باشند و این در حالی است که خود نیز دربرخی مواقع متوجه این فقدان و مشکل نیستند.
رفع نقایص مذکور و فراهم کردن موجبات دسترسی مدیریت به یک مجموعه اطلاعاتی منظم، کامل، صحیح و قابل انعطاف در گرو تهیه مجموعه ای جامع، کامل و به هم پیوسته از سیستم ها و ساز و کارهایی است که به آن سیستم اطلاعات مدیریت گفته می شود.
[1] سیستم اطلاعات مدیریت، سامانه سازمان یافته و ابزار مناسبی است که اطلاعات به هنگام، صحیح و خلاصه شده را در موقع مناسب به تصمیم گیرندگان سازمان ارایه داده و امکان تصمیم گیری صحیح و دقیق را برای مدیران سازمان فراهم می سازد.
هدف نهایی ازایجاد سیستم ها گردآوری، پالایش، تجزیه و تحلیل، پردازش، فشرده و تلخیص کردن، ذخیره کردن و سرانجام انتقال تمامی اطلاعات گذشته و حال سازمانها و پدیده های مرتبط با آنها، در یک بانک اطلاعاتی متمرکز با امکان دسترسی سریع برای مدیران آنها است.
در یک سیستم اطلاعاتی مدیریت مشخص می شود که در سازمان: اطلاعات چه چیزی (چه اطلاعاتی)؟
اطلاعات برای چه کسی؟
اطلاعات در چه زمانی؟
اطلاعات به چه شکلی؟
اطلاعات به چه وسیله ای؟
باید تأمین و منتقل شود.
[2] سیستم های اطلاعاتی مدیریت موجبات افزایش آگاهی های مدیران و حتی کارشناسان سطوح مختلف سازمان را فراهم ساخته، با طرح مفاهیم جدید نه تنها حیطه دانش آنها را در مورداینکه قادر به انجام چه کارهایی و اتخاذ چه تصمیم هایی خواهند بود وسعت می بخشد، بلکه آنان را درهرچه بهتر انجام دادن مسوولیتها و فعالیتهایشان یاری می نماید.
سیستم های اطلاعاتی مدیریت موجبات افزایش آگاهی های مدیران و حتی کارشناسان سطوح مختلف سازمان را فراهم ساخته، با طرح مفاهیم جدید نه تنها حیطه دانش آنها را در مورداینکه قادر به انجام چه کارهایی و اتخاذ چه تصمیم هایی خواهند بود وسعت می بخشد، بلکه آنان را درهرچه بهتر انجام دادن مسوولیتها و فعالیتهایشان یاری می نماید.
2- معرفی انواع سیستم های اطلاعاتی و سیستم اطلاعات مدیریت با توجه به مقدمه فوق ملاحظه می شود که سیستم های اطلاعاتی یکی از ابزارهای مناسبی هستند که دراختیار سازمانها قرار دارند و سازمانها می توانند به کمک این ابزارها در جهت دستیابی به اهداف و افزایش کارایی و بهره وری خود استفاده نمایند.
سیستم های اطلاعاتی انواع مختلفی دارند و در جایگاه های مختلفی در سازمان از آنها بهره گیری می شود.
در تعیین انواع سیستم های اطلاعاتی و دسته بندی آنها نگرشهای متفاوتی وجود دارد.
اما در اکثراین دسته بندی ها با عناوینی همچون: سیستم اطلاعات مدیریت (M.I.S) سیستم اطلاعات مدیران عالی (E.I.S) سیستم اطلاعات پشتیبانی تصمیم گیری (تصمیم یار ) (D.S.S) سیستم های خبره (متخصص) (E.S) سیستم های پشتیبانی گروه کار (W.G.S.S) سیستم های اطلاعات پردازش عملیات (رخدادها) (T.P.S) سیستم های اتوماسیون اداری (O.A.S) برخورد می شود.
[2] و [3] و [4] و [5] با توجه به گستردگی مفاهیم مربوط به انواع سیستم های اطلاعاتی، در این مقاله تلاش گردیده که فقط مباحث مربوط به سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS) که در سطوح مختلف مدیران در سازمانها مورد استفاده قرار می گیرند ، مورد توجه قرار گرفته و مباحث، پیرامون این سیستم ها متمرکز گردد.
البته ذکر این نکته ضروری است که در کشور ایران به ویژه در سازمانهای دولتی آن، از سیستم های اطلاعات مدیریت با معنا و مفهومی که از (MIS) در کشورهای توسعه یافته رایج است کمتر بهره گیری می شود و در برخی از سازمانها هر سیستم اطلاعاتی، حتی از انواع دیگر آن به عنوان مثال (TPS) ها که گزارشهایی برای مدیران سازمانها تهیه وارایه می نماید، (MIS) تلقی و نامگذاری می شوند.
در حالی که این سیستم ها تمامی خصوصیات و ویژگی های یک (MIS) واقعی را ندارند.
از طرفی چون در ایران (MIS) به معنای حقیقی آن کمتر وجود دارد و لیکن سیستم های اطلاعاتی مدیریتی زیادی در سازمانها شکل گرفته و از آنها بهره گیری می شود و از سوی دیگر