مدیریت طرح : درحدود 2650 سال پیش ازمیلادمسیح ایموتزهرم پلکانی رابرای فرعون توسورتروس در سکاره مصر ساخت در حدود 150 سال بعد و به فاصله حدود 3500 کیلو متری این هرم نیاکان مردم بریتانیا ساختمانهای مدور عظیم سنگی در سرتاسرجزایر بریتانیا ساختند که معروفترین آنها ستون هنج است دو هزار وپانصد سال دیگر سپری شد تا اقوام ما یا در آمریکا ی مرکزی به صورت طبقه سیاسی نمایی در آمدند آنان چشم انداز خالی شبه جزیره یوکاتان را با معابد عظیم در چیچن ایستا، سی تیل ، اوکسمال و بسیاری از مکانهای دیگر پرکردند.
سازندگان این سازه های چشمگیر ، نخستین مدیران طرحها در جهان بودند آنان رایانه نداشتند که به ایشان کمک کند ،شیوه ارزیابی و بررسی عملکرد برنامه یا ابزارهای زمان بندی روش مسیر بحرانی را نمی شناختند در برخی موارد حتی کاغذی هم در اختیار نداشتند که برروی آن طرح ونقشه ای بکشند یا برنامه ای بنویسند با این همه آنان برخی از طرحهای پیچیده استسنایی را، با استفاده از ساده ترین ابزار ها مدیریت و اداره می کردند بنا براین مدیریت طرح دست کم به 4500 سال پیش برمی گردد با این حال نقش مدیر طرح تنها اخیراً به عنوان یک رشته تخصصی خاص خود شناخته شده است.
دانشگاه ها دوره های مدیریت طرح ارائه می کنند و بسیاری از آنها هم اکنون به جای تخصص سنتی کارشناسی ارشد مدیریت بازرگانی ، کار شناسی ارشد مدیریت طرح را پیشنهاد می کنند.
طرح چیست؟
همه جور طرح وجود دارد طرحهایی هستند که محصولات جدید تولید می کنند یک برنامه بازاریابی را پیاده می کنند.
یک ساختمان اداری بزرگ می سازند ، مدل یک خانه را تغییر می دهند چمن کاری و محوطه سازی می کنند، واکسن جدید می سازند با توجه به تنوع بی پایان طرحها ، مدیریت طرح تقریباً تخصصی جامع و فراگیر است متداولترین تعریف پذیرفته شده طرح ذیلاً بیان میشود.
طرح کاری است برای یک باربا مقاطع آغازوپایان مشخص اهداف.محدوده و(معمولاً)بوسیله مشخص روشن.
واژگان مهم این تعریف عبارتند ازبرای یک بار،مقا طع آغازوپایان مشخص ،بوسیله واهداف ومحدوده با این حساب،طرح ازفعا لیتهای مکررهمچون تولید،نظم وسازمان بخشی،امثال اینها متناسب است تعریفی که آقای دکترجی.م.جوران کارشناس کیفیت ارایًه شده است به اعتقاد اوطرح مساًله ای است که حل آن زمان بندی می خواهداین بدان معناست که هدف ازاجرای طرح همواره آن است که مشکل ومساًای رابرای سازمان موردنظرحل کند اهمیت این تعریف درآن است که ما را مجبورمیکند به حل مشکلات ومسایًل اذعان کنیم.
مدیریت طرح چیست؟
مدیریت طرح عبارت است از برنامه ریزی ، زمان بندی ، کنترل فعالیتهای طرح برای تحقق اهداف عملکرد ، هزینه و زمان ، در محدوده کاری معین با استفاده کار آمد و سودمند از منابع به این اهداف pet که مخفف کلمه Time و Performance می گویند به اهداف فوق معمولاً اهداف خوب و سریع و ارزان هم می گویند .
این واژه های رنگین و شوق انگیز همان طور که در شکل بالا نشان داده شده است عصاره آنچه را باید مدیر طرح به آن نائل شود نشان می دهند .
آخرین جمله تعریف فوق واقعاً پر بار است .
سه هدف مورد نظر باید با استفاده کار آمدوسودمندازمنابع تحقق یابند نکته مهمی در مدیریت طرح است که در عین حال اغلب اوقات نادیده گرفته می شود هر سازمانی منابعی محدود دارد و اگر مدیر طرح با مسا له اختصاصی منابع به نحوی موفقیت آمیز نپردازد آن سازمان موفق نخواهد بود .
تجربه نشان داده است که در بسیاری موارد ناتوانی در تمشیت و مدیریت مناسب و مقتضی منابع یکی از متداولترین علل شکست طرح است .
خوب ، سریع ، ارزان – دو تا را انتخاب کنید .
رابطه بین این چهار متغییر در معادله زیر ارائه می شود : (S , T ,P) =C به عبارتی معادله می گوید که هزینه تابعی است از عملکرد ، زمان و محدوده در شرایط مطلوب می توان معادله ای واقعی نوشت که روابط ملموس را دقیقاً معین کند .عملاً ما هرگز آن رابطه دقیق را نمی دانیم نا گزیر هستیم که زمانها و هزینه ها را حدس بزنیم و بر آورد کنیم .
اکنون باید دید که در یک معدله چهار متغیره چه تعداد از این متغییرهارامی توان در اختیار گرفت ؟
طبیعتاً پاسخ سه است .
نمی توان بر هر چهار متغییر استیلا داشت .
(با هر احتمالی ) این چهار متغییر حقیقتاً با هم نمی خوانند وقتی سه متغییر را انتخاب می کنید متغییر چهارم چیزی خواهد بود که معادله می خواهد باشد{ نه آن چیزی که شمت می خواهید} درست آن است که متغییر چهارم تخمین زده می شود و اجازه داده شود که آن تخمین خود یک هدف باشد .
به رغم این استنباط هنوز مدیران ارشدی را می بینیم که می کوشندهمه متغییر ها را در اختیارداشته باشند یکی از ده علت متداول شکست طرح آن است که مدیران ارشد واقعیت را نمی پذیرند .
در بسیاری موارد وضعی پیش می آید که طرح با هزینه ای بیش از آنچه مدیران تصور می کرده اند به پایان می رسد .
بررسی رابطه مستقیمی بین هزینه و زمان موضوع جالبی است .
این مطلب در شکل 2-1 نشان داده شده است .توجه شود که نوعی دوره بهینه برای طرح وجود دارد که در آن دوره هزینه ها در کمترین میزان هستند با افزایش این دوره به دلیل کم بازدهی ، هزینه ها کم افزایش می یابند با کاهش این دوره (که به آن فشردگی طرح می گوییم ) هزینه ها افزایش می یابند زیرا معمولاً باید برای کم کردن زمان ، دستمزد های اضافی پرداخت ، وبه نقطه ای از باز ده های نزولی هم رسید.
جدول کلیات دانش مدیریت طرح : انجمن مدیریت طرح (PMI) Plogectmanagementinstitute .که انجمن حرفه ای و تخصصی مدیران طرح به شمار می آید ،هشت زمینه آگاهی را مشخص کرده است هر مدیر طرح با آنها تا حدودی آشنا باشد تا بتواند در کار خود موثر باشد برای آنکه موسسه مدیریت طرح کسی را به عنوان متخصص مدیریت طرح تائید کند شخص باید امتحانی را بگذراند که تمام این هشت زمینه را در بر می گیرد مدیریت زمان بندی (زمان) : یعنی مدیریت طرح به منظور تحقق اهداف زمانی ، این موضوع معمولاً متضمن استفاده از روش مسیر بحرانی و یا زمان بندی های گانت است .
مدیریت هزینه: روشهای مورد استفاده به منظور اجرای طرح با بودجه مقرر آن .
مدیریت کیفیت : استفاده از ابزار ها و شیوه های مدیریت کیفیت کلی وزمینه های مربوطه در مدیریت طرحها به منظور تضمین انجام درست و مقتضی کار .
منابع انسانی : مدیریت جنبه انسانی طرحهامتضمنپرداختن به رفتارافراد سهیم در اجرای طرح وهمچنین جزءاداری نیروی انسانی است که مشتمل است بر حقوق ومزایا،پیروی ازمقررات دولتی درارتبات با اقتضایًات فرصتهای اشتقال برابر،وغیره.
قرارداد/تدارکات: مدیرطرح باید بتواند نسبت به تاًمین موادواجناس مورد نیازاقدام کندعلاوه براین هنگامی که پیمانکاران بیرونی(خارج ازطرح)بخشی ازکارطرح را انجام میدهند ممکن است نیاز به عقد قرارداد باشد.
مدیرطرح باید بتواند نسبت به تاًمین موادواجناس مورد نیازاقدام کندعلاوه براین هنگامی که پیمانکاران بیرونی(خارج ازطرح)بخشی ازکارطرح را انجام میدهند ممکن است نیاز به عقد قرارداد باشد.
ارتباطات: این موضوع متضمن داشتن مهارتهای مناسب است به منظور برقراری ارتباط با افراد مورد نظر درزمان مقتضی با بکار گیری روش مناسب گاهی ارتباطات مکتوب مناسب دارد ودراوقاتی دیگر تنها ارتباطات رودررو باید به کار گرفته شوند.
مدیریت محدود: محدودهً طرح همان مقدارکاری است که انجام میشود تغییرات محدوده ای خارج ازاختیار،معمولاً به تخطی از هزینه وزمانبندی منجرمی شودوهزینه وزمان طرح را بیشتر می کند.مدیران طرح باید بدانند چگونه محدودهً کار را اداره کنند تا از چنین پیامدهایی پرهیز شوند.
مدیریت مخاطره: (ریسک)قانون بسیار منقول مورخی می گوید که هرآغاز غلط به پایان غلط منتهی خواهد شد.
این موضوع محققاً درطرحها مصداق دارد وناتوانی در اداره مدیریت مخا طرات می تواند منجربه مصایب شود.
نظام مدیریت طرح: برای اعمال مدیریت موفقیت آمیز برطرحها عوامل مهم معینی باید درسازمان وتشکیلات طرح لحاظ شوند.
در واژگان نظامها(سیستمها) این عوامل متفقاً نظام(سیستم) مدیریت طرح را تشکیل می دهند.و هر عامل به نوبه خود یک نظام فرعی (زیر نظام)است چون تمام نظامها از نهادها ستاده ها ونوعی پردازش برای انتقال و تبدیل این نهاده هاو ستاده ها تشکیل یافته اند ، همین موضوع را می توان در مورد هر مولفه (جزء) نظام مدیریت هم اطلاق نمود .
نظام مدیریت طرح متشکل است از هفت مولفه یا نظام فرعی که در شکل ذیل نشان داده شده است .
نظام انسانی : به دلیل بسیار ساده نظام انسانی به عنوان قاعده هرم نشان داده می شود و آن عبارت از این است که نظام انسانی احتمالاً دشوارترین جنبه مدیریت طرحهاست آنچه اصطلاحاً مهارتهای انسانی اطلاق می شود همه چیز دیگر را تقویت می کند و استحکام می بخشند در واقع هیچ یک از ابزارهای مدیریت طرح هیچ ارزشی ندارند.
چنانچه کمی که باید آنها را به کار گیرد در دسترس نباشد .
به همین دلیل لازم است که مدیران طرحها در زمینه روابط درون سازمانی با کار کنان یا روابط انسانی مهارتهای بسیار داشته باشند این مهارتها مشتمل است برتوانایی هدایت و رهبری اعضای گروه مجری طرح با توانایی مذاکره و چانه زنی با مشتریان ،اعضای گروه مجری طرح ، و سایر مدیران به منظور دستیابی به عملکرد ، منابع وسایر موارد مورد نیاز با مهارتهای لازم برای تشکیل گروه ؛ با مهارتهای لازمه برقراری ارتباطات مطلوب ؛ درک چگونگی اجرای تصمیمات در گروه طرح ؛ و آگاهی بر چگونگی ایجاد انگیزه در اعضای گروه بر حسب ضرورت .
چون برنامه ریزان ، دانشمندان وسایر افراد فنی اغلب فاقد مهارتهای انسانی ارتباط با مهارتهای انسانی نیاز به آموزش داشته باشند .
نظام فرهنگی : فرهنگ هر سازمانی معلول تلفیق ارزشها ، باورها ، نگرشها ،سنتها ،و رفتارهای اعضای آن سازمان است وقتی کسی می گوید که در این حول وحوش ما کار و آن طوری انجام نمی دهیم ضرورتاً از فرهنگ آن سازمان سخن می گویدتخطی از توقعات فرهنگی اعضای قدرتمند سازمان مشکل ساز و باعث زحمت است فرهنگ که در کشورهائی کهاز نظر فرهنگی رو به متنوع شدن هستند همین تفاوتهای فرهنگی ممکن است طرح را به شکست بکشانند به عنوان مثال یکی ازمدیران چنین حکایت می کند که همکار نقشه کشی داشته است اهل کشوری که فرهنگ مدیریتی متداول درآن کشور هنوز مستبدانه است این مدیر می کوشید که با کرکنانش خودمانی تر باشد و افراد در کارها بیشتر مشارکت کنند.
بنابراین روزی از نقشه کش خواست که مسئله ای مطرح کند شخص مورد نظر به شدت به حیرت افتا د و متعجبانه گفت بنده را از این جفنگیات مشارکتی معاف کنید.
اگر می خواهید من کاری بکنم، کافی است که به من بگویید چه باید بکنم.آن مدیر سر در گم از من می پرسید که چه باید بکند به او گفتم راهش این است که فعلاً باهمان منش مستبدانه و آمرانه با او برخورد کند .
این چیزی است که خودش می خواهد اگر رفتاری دیگربا او شود،آن رابی احترامی نسبت به خود تلقی می کند با گذشت زمان مدیری می تواند بتدریج به سمت مشارکتی کردن کار اقدام کند قاعده کار این است باید با مردم به اقتضای جائی که می خواهید باشند .
نظام سازمان : به منظور ایجاد هماهنگی در تلاش های افراد سازمانی تشکیل می شود که باید حدود اختیار و اقتدار مسئولیت وپاسخگویی افراد عضوئ را تعریف و مشخص کند .
در بخش مربوط به کنترل (باز بینی ومهار ) است .
اگر اعضای گروه طرح بی اختیار باشند در آن صورت نسبت به کارهای خود احساس مسئولیت هم نخواهند کرد ، مدیر طرح ناگزیر خواهد بود همه تصمیمها را خود اتخاذ کند .
نظام روشها : در طرحی برای انجام کار از شیوه ها و روش شناسی های معینی استفاده می شود این روشها می توانند مشتمل باشند بر فناوری خاص ، طراحی رایانه ای شیوه ارزیابی و بررسی عملکرد (برنامه ) و زمان بندی روش مسیر بحرانی ، الگوهای تعین هزینه و نظاریر اینها آشکار است که چنانچه در اجرای طرح از روشهای مقتضی استفاده نشود تحقق اهداف دشوار خواهد بود.
نظام برنامه ریزی : اگر چه مهارتهای انسانی موجب تحکیم و تقویت الگو (مدل ) است اما احتمالاً نظام برنامه ریزی ازهمه چیزمهمتراست.زیرااگربرنامه تدوین شده بدباشد،اجرای موفقیت آمیز طرح نا ممکن خواهد بود هر چند هم که مدیر طرح ممکن است از مهارتهای انسانی سودمند و موثر نیز بر خوردار باشد.
نظام اطلاعاتی : نظام اطلاعاتی داده های مورد نیاز راگرد آوری می کند به طوری که مدیر طرح بداند که آیا در مسیر و به سمت هدف پیش می رود یا خیر اما این اطلاعات باید به روز باشد یکی از مشکلات برخی سازمانها آن است که اطلاعات مربوط به طرح گرد آوری می شود به رایانه