راهنمای استفاده از نرم افزار حسابداری و انبار آل ور Alver
تصویر شماره 1
با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) بر روی آیکون آل ور، منوئی ظاهر می شود که کلمه رمز را سوال می کند (تصویر شماره 1) پس از وارد کردن رمز، منو اصلی نرم افزار ظاهر می شود.
منوهای اصلی نرم افزار «آل ور» به چهار قسمت تقسیم می شود:
1) تعریف
2) اسناد
3) گزارش
4) ابزار
در صورت فشردن کلید Alt منوهای بالا فعال شده که با کلیدهای سمت چپ یا راست به سمت چپ یا راست حرکت می کند.
همچنین با قرار دادن ماوس بر روی اشکال منو، منوهای فوق تغییر رنگ می دهد و با فشردن کلیک فعال می شود.
1- تعریف: (تصویر شماره 3) کلیه تعاریف اولیه در این قسمت وارد سیستم می شود.
1- تعریف: (تصویر شماره 3) کلیه تعاریف اولیه در این قسمت وارد سیستم می شود.
1-1- تعریف حسابها: کلیه حسابها در سه سطح (کل، معین و جزء) تعریف شده است.
1-1-1- حساب کل: تصویر شماره 4 کلیه حسابهای کل در سیستم تعریف شده است.
2-1-1- حساب معین: تعدادی از این حسابها در سیستم قبلا تعبیه شده است.
در صورت نیاز می توان به تعداد لازم، حساب معین تعریف کرد.
مثلا در حساب اشخاص حساب کل و مشتریهای تهران به عنوان حساب معین می باشد.
به دو طریق می توان حساب معین تعریف کرد: 1- بر روی حساب کل مثلا اشخاص، کلید Ctrl+Insert را فشرد و سپس حساب معین مورد نیاز را تعریف کرد.
2- بر روی حساب معین کلید Insert را فشرد و حساب معین مودر نظر را افزود.
3-1-1- حساب جزء: (تصویر شماره 5) مجموعه این حسابها توسط کاربر اضافه می شود و کلیه افراد طرف حساب (مشتریان) در این قسمت افزوده خواهد شد.
به دو طریق می توان حساب جزء را تعریف کرد.
1- می توان بر روی حساب معین مثلا مشتریهای تهران کلید Ctrl+Insert را فشرد و سپس حساب جزء را تعریف ، و یا اینکه بر روی یکی از حسابهای جزء کلید Insert را فشرد تا حساب جزء مورد نظر اضافه شود.
در صورتی که بخواهیم مشخصات بیشتری از مشتری (فرد طرف حساب) را وارد سیستم نمائیم با فشردن Clik بر روی شمایل (Icon) اشخاص، پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که موارد زیر جهت تکمیل اطلاعات فرد طرف حساب (مشتری) سئوال می شود.
(تصویر شماره 6) الف- نام کامل مشتری: در این قسمت می توان نام کامل مشتری به شکلی که باید در هنگام اخذ گزارش در آن درج شده باشد ثبت نمود.
ب- حداکثر اعتبار : حداکثر اعتباری که می توان برای مشتری مورد نظر قائل شد در این قسمت وارد می شود.
ج- کد اقتصادی: در صورت نیاز کد اقتصادی افراد طرف حساب (مشتریان) در این قسمت وارد می شود.
د- شماره و محل حساب: در این قسمت شماره حساب بانکی و محل آن مربوط به افراد طرف حساب (مشتریان) وارد می شود.
ه – در صورت نیاز به نشانی افراد طرف حساب (مشتریان) ، مواردی مانند کشور، شهر، آدرس، کد پستی، صندوق پستی، تلفن و فکس در این قسمت وارد می شود.
و- آدرس الکترونیکی (Email): در این قسمت آدرس الکترونیکی (Email) افراد طرف حساب (مشتریان) را می توان وارد نمود تا در صورت نیاز صورتحساب ایشان را از طریق پست الکترونیکی ارسال شود.
سپس با فشردن F2 کار ادامه می یابد.
4-1-1- ایجاد حساب بانک (تصویر شماره 1-5): این حساب توسط کاربر اضافه و کلیه بانکهایی که موسسه در آنها حساب دارد ایجاد می شود.
به این شکل که بر روی حساب معین موجودی بانک در حساب کل داراییهای جاری بعد از فشردن کلید Ctrl+Insert پنجره ایی در اختیار قرار می گیرد که می توان حساب بانک مورد نظر را تایپ نمود تا با فشردن کلید F2 ثبت شود.
5-1-1- ایجاد حساب هزینه (تصویر شماره 2-5): این حساب توسط کاربر اضافه و می توان به تعداد مورد نیاز تعریف نمود.
به این شکل که بعد از فشردن کلید Ctrl+Insert بر روی حساب معین هزینه های عمومی در حساب کل هزینه ها، پنجره ای دراختیار قرار می گیرد که می توان حساب هزینه مورد نظر را تایپ نمود و با فشردن کلید F2 حساب مورد نظر ثبت می شود.
1-2- تعریف کالا و اعلام موجودی (تصویر شماره 7): اگر روی گزینه تعریف کالا و موجودی اول دوره کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) را فشار دهیم، پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که می توان با فشردن کلید Insert مشخصات کالای جدید را وارد کرد.
الف – بعد از فشردن کلید Insert کد کالا سئوال می شود در این قسمت هم می توان مشخصه ایی از کالای مورد نظر تایپ شود.
ب- نام کالا در قسمت شرح کالا باید وارد شود که می توان به هر زبان (فارسی، انگلیسی یا ...) اقدام به این کار شود.
ج- مشخصه کالا: این قسمت برای کالاهایی می باشد که مشخصه ایی به غیر از نام کالا دارند مانند قطعات اتومبیل که دارای یک کتابچه کد می باشد و هر کالا دارای یک کد خاص است.
د- واحد کالا: در این قسمت واحد کالا سئوال می شود که می توانجهت هر کالا سه واحد کالا به ترتیب الویت استفاده درج نمود.
هـ- گروه کالا: گروه کالا مجموعه ایی است که کالای مورد نظر در آن قرار می گیرد.
برای مثال در یک فروشگاه موبایل، گوشی سام سونگ در گروه گوشی موبایل و جلد آن در گروه لوازم جانبی قرار می گیرد که باید در این قسمت تعریف شود.
در این قسمت می توان برای هر کالا تا سه گروه تعریف نمرود.
برای مثال گوشی دست دوم نوکیا در گروه گوشی – نوکیا – دست دوم قرار می گیرد.
و- میزان بحرانی: در این قسمت میزان حداقل مقدار موجودی کالا وارد می شود.
ز- کشور سازنده : در این قسمت می توان کشور سازنده کالا را معرفی کرد.
ح- شهر : در این قسمت شهر محل ساخت کالا تعریف می شود.
ط- بهای فروش : امکان دارد در یک فروشگاه برای هر کالا سه نوع قیمت وجود داشته باشد 1– خریده فروشی 2- همکار 3- عمده که انواع قیمت فروش در این قسمت وارد می شود.
1-1-2- موجودی اول دوره (تصویر شماره 8):در صورتی که بخواهیم موجودی اول دوره کالا را وارد نمائیم در پنجره ای تعریف کالا با کلید جهت یاب () بر روی کالای مورد نظر رفته سپس با کلید (Tab)، مکان نما به پنجره ی پائین منتقل می شود و با فشردن کلید Insert انبار (محل قرار گرفتن کالای مورد نظر)، تعداد موجودی کالا و بهای واحد و سپس بهای کل وارد می شود.
2-2- کاردکس حسابداری کالا (تصویر شماره 9): در این قسمت کلیه اطلاعات مربوط به کالا، مانند: جمع سود میانگین، موجودی، نوع عملیات (خرید یا فروش) مرجوعی، بهای واحد، بهای کل، سود میانگین، بهای میانگین،در اختیار قرار می گیرد.
به این ترتیب که اگر بر روی گزینه کاردکس حسابداری کالا کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) را فشار دهیم پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که بعد از انتخاب نام کالای مورد نظر کلیه اطلاعات بالا در اختیار قرار می گیرد.
3-2- تعریف واحد کالا (تصویر شماره 10): اگر روی ا ین گزینه کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter)را فشار دهیم پنجره ای در اختیار قرار می گیرد.
که با فشردن کلید Insert می توان واحد کالای مورد نظر را وارد نمود.
4-2- تعریف انبار (تصویر شماره 11): اگر روی گزینه تعریف انبار کلید Enter را فشار دهیم پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که می توان با فشردن کلید Insert به تعداد نیاز: انبار برای سیستم حسابداری تعریف کرد.
5-1- بانک (تصویر شماره 12): این قسمت جهت تعریف یک لیست از بانکها بکار می رود، جهت تعریف بانک گزینه تعریف مشخصات حسابهای بانک بوسیله کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) انتخاب می گردد.
پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که با فشردن کلید Insert مشخصات بانک مورد نظر تعریف می شود.
6-1- تعریف آدرس: برای تعریف شهرها و کشورهای مورد نیاز در نرم افزار می باشد.
2- اسناد: تصویر شماره 13 کلیه عملیات روزانه حسابداری اعم از خرید و فروش و داد و ستد مالی در این قسمت انجام می شود.
الف- فاکتور خرید (تصویر شماره 14): اگر روی گزینه فاکتور خرید کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) و یا اینکه کلید Ctrl +P را فشار دهیم پنجره ای در اختیار قرار می گیرد که با فشردن کلید Insert پنجره ای برای وارد کردن فاکتور خرید به شرح زیر در اختیار قرار می گیرد: تاریخ فاکتور (تصویر شماره 15): در این قسمت تاریخ فاکتور مورد نظر ثبت می شود.
شماره فاکتور دستی: در صورتی که در موسسه ایی از فاکتور دستی استفاده می شود می توان شماره فاکتور دستی را در این قسمت وارد نمود.
نام فروشنده:با فشردن کلید Tab در پنجره ای بعد از تاریخ نام فروشنده، اعم از شخص یا شرکت طرف حساب، سئوال می شود که با تایپ نام کامل یا قسمتی از ان می توان طرف حساب مورد نظر را یافت.
در صورتی که نام مشتری مورد نظر قبلا واردنشده باشد می توان با فشردن کلید Insert نام و مشخصات مشتری جدید را وارد کرد.
عنوان: برای وارد کردن نام مشتریانی که فقط یکبار با انها سروکار داریم استفاده می شود.
برای ثال شخصی کالایی را به ما می فروشد و ما با آن شخص فقط یکبار معامله کرده‌ایم و احتیاجی به ذخیره نام وی نداریم و فقط روی فاکتور باید اسم ایشان اورده شود.
(مشتریهای متفرقه): از این منو جهت ورود نام وی استفاده می شود.
فاکتور امانی (تصویر شماره 16): اگر فاکتور امانی باشد در مقابل گزینه فاکتور امانی با کلید اراکی (پایین رو) علام گذاشته می شود.
که در این صورت کالا به انبار افزوده می شود ولی شخص فروشنده از ما بستانکار مالی نمی شود.
در صورتی که این فاکتور قبلا امانی بوده و حال خواسته باشیم به قطعی تبدیل نماییم بعد از عوض کردن منو از امانی به قطعی تاریخ این عمل نیز سئوال می شود که مشتری از این تاریخ بدهکار یا بستانکار می شود.
و یا اینکه گزینه امانی به قطعی را انتخاب نموده و سپس در قسمت بعد تاریخ مشخص می شود که در این صورت تا تاریخ قید شده کالا به صورت امانی و از آن تاریخ به صورت قطعی عمل خواهد شد.
فاکتور مرجوعی (تصویر شماره 17): اگر کالای فروخته شده مرجوع شود ابتدا یک فاکتور خرید بنام شخصی که کالای خریداری شده را می خواهد به ما مرجوع کند باز می کنیم، بعد از گذاشتن علامت در قسمت مرجوعی و فشردن کلید Tab کلیه فاکتورهای فروخته شده به شخص مورد نظر ظاهر خواهد شد بعد از فشردن کلید اینتر (Enter) بر روی فاکتور مورد نظر اقلام فروخته شده در ان فاکتور بدون رقم مقدار یا تعداد فقط با نام کالا و بهای واحد ظاهر می شود با انتخاب کالای مورد نظر و فشردن کلید اینتر (Enter) بر روی نامن کالا تعداد کالای مرجوع شده وارد و سپس با فشردن کلید F2 و حذف بقیه اقلام موجود در این فاکتور به کمک کلید Delete و فشردن مجدد کلید F2 فاکتور مرجوعی مورد نظر ثبت می شود.
7- شماره فاکتور مرجوعی (تصویر شماره 18) : در صورتی که بند 5 فاکتور مرجوعی علامت خورده باشد شماره فاتو مرجوعی مورد نظر ثبت می شود.
توجه: در صورتی که نیاز به ثبت هیچکدام از اطلاعات بند 3 تا بند 7 نداشته باشیم با فشردن کلید Ctrl+ کار ادامه می یابد.
8- ردیف خرید کالا: نام کالای مورد نظر را انتخاب کرده و وارد می نماییم در صورتی ه نام کالا قبلا ثبت نشده باشد با فشردن کلید Insert می توان نام کالای جدید را وارد کرد.
سپس انباری که جنس خریداری شده وارد آن می شود، و بعد مقدار یا تعداد کالای خریداری شده وارد و سپس بهای واحد ثبت گردیده که خود سیستم بهای کل را در اختیار قرار می دهد و یا برعکس اگر نیاز به افزودن قلم کالای دیگری در فاکتور باشد با در فشردن کلید Pg Dn قلم کالای دیگر افزوده می شود.
در صورتی که نیاز به افزودن قلم کالای دیگر نباشد با فشردن کلید F2 و بعد Tab وارد قسمت نحوه پرداخت می شویم.
9- نحوه پرداخت (تصویر شماره 19) : در این قسمت نحوه پرداخت وجه فاکتور مورد نظر سوال می شود که عبارتند از: الف- پرداخت نقد (تصویر شمارها 20): درصورتی که تمام یا بخشی از مبلغفاکتور نقدا پرداخت شده باشد با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) بر روی گزینه پرداخت نقد مبلغ مورد نظر ثبت می شود.
ب- تخفیف: اگر تخفیف از فروشنده گرفته شده باشد با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) مبلغ مورد نظر را وارد می کنیم.
ج- پرداخت چک از بانک (تصویر شماره 21): در صورتی که پرداخت به وسیله چک انجام شده باشد با فشردن کلیک (CLICK) یا اینتر (Enter) بر روی این گزینه مشخصات چک پرداختی