دانلود تحقیق مدیریت زمان

چکیده :‌

استفاده ی مؤثر و اثر بخش از زمان ضرورتی اجتناب ناپذیر برای موفقیت در عرصه ی کار و زندگی است.

مدیریت زمان شامل مجموعه ای از مهارت ها برای کنترل کردن و استفاده بهتر از زمان است.

این مقاله به تشریح مفاهیم و اصول مدیریت زمان پرداخته و فنون و ابزاری را برای مدیریت زمان در محیط زندگی و کار ارائه می کند.

 مقدمه:

راه های مختلفی برای بیان درک ما از زمان وجود دارد و عباراتی مانند «وقت طلاست» گویای این توجه است.

جوامع امروزی جوامعی هستند که در آن ها تعداد ساعات کافی در طول روز وجود ندارد.

فناوری های نو محیطی فراهم آوردند که تقریباً در مدت زمان کم میتوان به خیلی از اطلاعات دسترسی پیدا کرد و خیلی کارها را سریع تر و آسان تر انجام داد اما تمایل به سریع تر انجام دادن کارها و بیشتر کار انجام دادن روز به روزبیشتر می شود.

این رویکرد که همواره با بشر همراه بوده است این احساس را برای او به وجود آورده است که از زمان عقب می ماند و نمی تواند از آن به صورت مؤثر بهره گیرد.

تاریخ به ما می گوید که مدیریت ضعیف زمان یک مسئله ی قدیمی است، مسئله ای است که فناوری آن را به وجود نیاورده است و آن را نمی تواند حل کند.

در شرایطی که ابزار بیشتری برای مدیریت زمان در اختیار داریم و فرآیندهای اداری، در پیچ و تاب تشریفات اداری و کاغذ بازی گم می شوند، مدیریت ضعیف زمان را کمتر می توان مخفی کرد.

مدیریت زمان موضوعی است که همه ما،‌چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه ای، نیاز داریم با آن رو به رو شویم تا در زندگی موفق شویم.

در ادامه یک تعریفی از مدیریت زمان ارائه می کنیم، و ابعاد مدیریت زمان را تشریح می نماییم.

مراحل مدیریت زمان را بیان می کنیم.

مزایا و فواید مدیریت زمان،‌چرخه ی فرآیند مدیریت زمان مؤثر و اصول عمومی مدیریت زمان را توضیح می دهیم. 

 اصول عمومی مدیریت زمان

     مدیریت زمان مجموعه ای از مهارتهاست که شما را در استفاده مؤثر از زمان کمک می کنند.

رهنمودهای عمومی وجود دارند که می توانند برای مدیریت زمان در حوزه های متفاوت مانند خانه، مدرسه و کار استفاده شوند.

در این بخش، برخی از این رهنمودها را شرح می دهیم .

ابتدا دلایل استفاده نکردن مردم از مدیریت زمان و مزایای حاصل از مدیریت زمان را مورد بررسی قرار می دهیم.

   احتمالاً روشن ترین دلیل عدم استفاده از مدیریت زمان این است که مردم نمی دانند مدیریت زمان چیست.

دلیل دوم سستی و تنبلی است؛ بعضی از مردم فاقد هدف و انگیزش لازم برای برنامه ریزی مؤثر هستند.

گروه سومی که از مدیریت زمان استفاده نمی کنند آنهایی هستند که دوست دارند تحت فشار و تنگی وقت(دقیقه نود) و شرایط بحران کار کنند.

   ممکن است در شرایطی استفاده نکردن از مدیریت زمان توجیه پذیر باشد اما مزایای استفاده موفق از مدیریت زمان هر گونه دلیل یا توجیه را رد می کند.

مدیریت زمان کمک می کند که تعیین کنید کدام یک از کارهایی که انجام می دهید مهمترین هستند.

این عمل به شما این امکان را می دهد به برخی فعالیتها اولویت زیادی دهید و برخی از فعالیتها را حذف کنید.

هم چنین زمان به شما کمک می کند که از طریق حذف مزاحمت ها و فعالیت های غیر ضروری ، مدت زمانی که واقعاً کار می کنید را افزایش دهید.

یکی از وجوه رضایت بخش زمان کاهش استرس در زندگی.

کاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحی وجسمی می شود.

 2-1 -چگونه وقت خود را می گذرانید؟

     وقتی تصمیم گرفتید که از استراتژی های مدیریت زمان استفاده کنید، از همان زمان باید شروع کنید.

اولین قدم تحلیل و بررسی روشی است که در حال حاضر از وقت خود استفاده می کنید.

این کار نباید از طریق حافظه انجام شود.

ممکن است شما اکثریت زمانهای بیکاری خود را به یاد نیاورید یا قادر نباشید زمانهایی را که صرف مکالمات طولانی می کنید دقیقاً بیاد آورید.

برای ثبت نحوه گذراندن وقت می توانید از یک دفتر یادداشت ، دفتر گزارش فعالیت یا یک دفتر برنامه ریزی با بخش های تفکیک شده به ساعت برای ردیابی فعالیتها استفاده کنید.

نه تنها آنچه که در طول روز انجام می دهید

 بلکه احساس خود (خسته، پرانرژی، عصبانی، بی حال و...) را ثبت کنید.

هر وقت که فعالیت خود را تغییر می دهد، نوع فعالیت و زمان شروع آن را ثبت کنید.

    پس از ثبت فعالیت ها برای چندین روز، یادداشت ها آماده برای تحلیل هستند.

خیلی از فعالیت های ثبت شده در گزارش به صورت بارز دیده می شوند چرا که وقت زیادی صرف آنها شده است.

دیگر حوزه مهم در یادداشت ها ،‌فعالیت های غیر ضروری است که در طول روز انجام داده اید.

وقتی این فعالیت ها به صورت جداگانه دیده شوند خیلی زمان بر نیستند اما وقتی دسته بندی شوند،‌زمان کل آنها ممکن است قابل ملاحظه باشد.

تحلیل فعالیتهایتان که در گزارش ثبت شده اند در قدم بعدی،‌یعنی اولویت بندی فعالیتها، ‌به شما کمک خواهد کرد.

 2-2 -اولویت بندی فعالیت ها

    الویت بندی یکی از مهمترین قدم های مدیریت زمان است.

این عمل کمک می کند که موارد زمان بر که نه اوقات خوشی را ترتیب می دهند و نه کمک می کنند که به اهداف خود دست یابید را حذف کنید.

این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را بدنبال دارد.

با تصمیم گیری در خصوص فعالیت هایی که باید انجام دهید و فعالیتهایی را که باید حذف کنید اولویت بندی را آغاز کنید.

    برای تصمیم گیری در خصوص فعالیت هایی که باید انجام دهید، فعالیت هایی را تعیین کنید که از آنها لذت می برید و آنها را خوب انجام می دهید.

خیلی مهم است که هم از نظر حرفه ای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام می دهید لذت ببرید .

در گزارش خود کارهایی که از آنها لذت می برید و کارهایی که برای شما خوشایند نیستند را مشخص کنید.

اکثریت روز شما باید صرف کارهایی شود که از انجام آنها لذت می برید.

    در حالی که مهم است از انجام یک کار لذت ببرید، نیز مهم است که آن را خوب انجام دهید .

در تعیین اینکه چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را تفویض کنید، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است.

تلاش نکنید مسئولیت هایی بیش از آنچه می توانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده گیرید.

بعد از تعیین کارهایی که از آنها لذت می برید و آنها را خوب انجام می دهید، شما آماده هستید که فعالیت های غیر ضروری زندگی خود را دور بریزید.

تمام منابع موجود خود را پیدا کنید و فعالیت هایی را که بیش از توان  خود می دانید تفویض کنید.

بعد از اینکه فهرست کارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسئولیت ها کاهش دادید، زمان برنامه ریزی فرا می رسد.

 2-3 -برنامه ریزی

    برنامه ریزی در زندگی شخصی و حرفه ای متفاوت از هم انجام می شوند.

در برنامه ریزی شخصی، برنامه ریزی ازطریق هدفگذاری و ترسیم مسیر دست یابی به اهداف انجام می شود.

دربرنامه ریزی حرفه ای ،‌برنامه ریزی پروژه محور است.

برنامه ریزی پروژه باید از طریق نرم افزارهای برنامه ریزی رسمی انجام شود.

   روش برنامه ریزی مناسب خود را انتخاب کنید.

از هر روش مانند انتخاب اهداف ، برنامه ریزی رسمی یا غیره یا غیر رسمی که استفاده کنید چند نکته مهم را باید به خاطر بسپارید.

ابتدا انتظارات خود را برآورد کنید.

به یاد داشته باشید تعداد ساعات محدودی در یک روز وجود دارد.

سعی نکنید به نتایجی ماورا قابلیت های خود دست یابید.

    دوم ، مدت زمانی را صرف خود کنید.

برای اینکه به حداکثر دست یابید به زمان خواب و استراحت کافی نیاز دارید.

اقدام به این عمل سخت تر از تصمیم گرفتن برای انجام آن است.

هنگام برنامه ریزی شما می پندارید که به هیچ استراحتی نیاز ندارید یا می توانید فقط چهار ساعت در روز بخوابید.

کار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزایش داده و سطح عملکرد را کاهش می دهد.

کار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزایش داده و سطح عملکرد را کاهش می دهد.

2-4- نکات سودمند برای بهبود کیفیت وقت 2-4-1- از مزاحمت ها جلوگیری کنید همواره پذیرای بازدید کنندگان نباشید.

بازدیدکنندگان می توانند موجب به هم ریختگی شوند که در نهایت منجر به کاهش بهره وری می شود.

با بستن در اتاق یا حذف ارتباط بصری می توانید به بازدید کننده بفهمانید که شما مشغول هستید.

هر روشی که به کار می برید به خاطر بسپارید که نباید هر بازدیدی را بپذیرید .

راه دیگر برای کاهش مزاحمت ها جواب ندادن به تلفن است .

تمـاس های تلفنــی می توانند خیلی وقت گیر باشند.

تماس های تلفنی قطار افکار را از حرکت باز می دارند.

تماس های تلفنی ممکن است شما را متعهد به انجام کارهایی کنند که آمادگی آنها را ندارید.

از خاموش کردن زنگ تلفن نترسید.

وقتی کارتان تمام شد پیغامهای دریافتی را چک کنید.

2-4-2 -کنترل کنید کارهایی را که نیاز دارید انجام دهید می دانید.

این کار را در فهرست کارها یادداشت کنید.

کارهای فهرست را اولویت بندی کنید.

با انجام این عمل،‌شما می توانید روز خود را کنترل کنید.

شما ابزاری دارید که می توانید از کارهای غیر ضروری جلوگیری کنید یا کارهای جدید را اولویت بندی کنید.

پیروی از این رهنمودها این تضمین را به دنبال دارد که شما ابتدا فعالیت ها را انجام می دهید.

همچنین شما می دانید که چه فعالیت هایی را انجام نداده اید و می توانید آنها را به فهرست کارهای فردا اضافه کنید.

2-4-3 -بر بهره ور بودن تأکید کنید نه مشغول بودن تمرکز بر بهره وری کیفیت کار و عملکرد را افزایش می دهد.

تهیه یک فهرست اولویت بندی شده از کارها به شما کمک می کند که بهره ور باشید.

تمرکز بر انجام مهمترین کارها در ابتدا،‌به شما کمک می کند کار بیشتری انجام دهید و آنها را سر وقت انجام دهید.

2-4-4 -سرعت خود را تنظیم کنید مهم است که خود را برای میزان ساعاتی که کار می کنید تنظیم کنید.

از خود بپرسید که با سرعتی که کار می کنید می توانید ادامه دهید.

خود را با تعداد ساعات زیاد کار خسته نکنید.

مدیریت مؤثر زمان باید این امکان را فراهم آورد که بتوانید کارهای مورد نیاز را انجام دهید بدون اینکه نیاز باشد تعداد ساعات زیادی را در دوره زمانی بزرگتر مشغول باشید.

(امیدوار،1384،صص4-2) ابعاد مدیریت زمان :‌ مدیریت زمان دارای دو بعد است :‌ الف : بعد نگرشی (فرهنگی ): نوع برخورد با زمان متأثر از ارزش های فرهنگی فرد و جامعه ای است که در آن زندگی می کند.

برای اصلاح این بعد فرد باید با ورود در فرآیند « خود انتقادی تکاملی » هوشیارانه با پدیده ها روبرو شود و سعی کند بر پایه و اصول حاکم بر زندگی شخصی و کاری خود، زمان را به امور گوناگون و به نحو بهینه تخصیص دهد.

و از این طریق بهره وری در « Produc tivity » خویش را افزایش دهد.

ب : بعد فنی و کاربردی :‌ اگر بپذیریم که زمان به عنوان اصلی ترین سرمایه بشری نیازمند به مدیریت و اداره کردن در راستای تحقق اهداف است ، باید در جستجوی روش ها و فنون بر آمد که با استفاده و به کارگیری آن ها امکان مدیریت بهتر زمان فراهم آید.

نیاز به فراگیری مدیریت زمان بر پایه این فرض استوار است که به هر چیز گران بها و با ارزشی رهزنان چشم دوخته اند تا آن را به شکل های گوناگون از چنگ صاحب آن بربایند.

(خاکی ،1382،صص7-6) مراحل مدیریت زمان : توسعه و تقویت توان مدیریت کردن زمان شامل سه مرحله کلی زیر می باشد که به طور تدریجی و نسبی فرد در آن پیشرفت می کند.

: 1.

حساس شدن ذهنی نسبت به یک سرمایه ی عادی شده ای به نام زمان .

2.

شناسایی آفات، راهزنان ، دام های زمان و دلایل اتلاف زمان .

3.

جست و جوی راه حل هایی برای جلوگیری از اتلاف زمان و به کارگیری تدریجی آن ها.(خاکی،1382،ص7) بهترین روشی که ما را قادر خواهد ساخت تا زمان موجود را سازماندهی کنیم و همچنین از زمان برای رسیدن به اهداف شخصی و حرفه ای استفاده مناسب و بهینه کنیم برنامه ریزی است .

به عبارت دیگر برنامه ریزی ، آماده نمودن امکانات و منابع و وسایل جهت تحقق بخشیدن به اهداف می باشد.

(خاکی،1382،ص55).

مزایای استفاده از برنامه ریزی زمان : 1.

اهداف فردی و حرفه ای سریع تر و مطمئن تر بدست خواهند آمد.

زمان برای شما ذخیره شده، شما را قادر خواهد ساخت تا توانایی هایتان را حول وظایف و اهداف واقعی متمرکز کنید.(مدیریت، همکاران،تفکر،خانواده،زمان فراغت).

شما زمان لازم برای انجام، پیگیری و نظارت بر پروژه ها، وظایف و